Paramétrer les envois d'e-mails

LOCKimmo gestion locative dispose d’une fonctionnalité permettant d’envoyer en masse des e-mails (ex: appels de loyers, quittances). Pour utiliser cette fonctionnalité il convient d’effectuer un paramétrage de la passerelle SMTP (passerelle par laquelle transiteront vos messages).

Si vous êtes client SFR et possédez une adresse e-mail se terminant par sfr.fr voici comment paramétrer votre logiciel.

Première étape allez dans Menu principal – Fichier – Paramétrage technique – envois e-mail.

Une fois sur cet écran saisissez « smtp.sfr.fr » dans le champ Serveur SMTP
Saisissez 25 dans le champ port
précisez votre adresse e-mail et votre mot de passe de messagerie
cochez la case « envois e-mails » et enregistrez

Cliquez sur le bouton « tester la connexion ». Si le message « test résussi » s’affiche tout est OK

Si jamais tel n’était pas le cas vérifiez vos paramétres (ex: mot de passe)

Essayez également cette configuration alternative
serveur SMTP : smtp-auth.sfr.fr
port: 587
et cochez la case « mails sécurisés »

Modifier les informations sur l'appel de loyer

LOCKimmo vous offre la possibilité de personnaliser vos appels de loyers en y intégrant un bloc de texte. Cette option peut être activée en allant dans Fichier – imprimés propriétaires à partir du menu principal. Une fois sur l’écran sélectionnez votre propriétaire à l’aide des jumelles. Cliquez ensuite sur la case à cocher « Imprimer le bloc description du bien sur les appels de loyers »

Validez en cliquant sur enregistrer.

Dès à présent le bloc « description du bien loué » présent sur la fiche bail (données – fiche bail à partir du menu principal) s’imprimera sur les appels générés pour ce propriétaire. Ce bloc de texte apparaîtra sur la partie gauche des avis d’échéances.

Afficher ou non le solde antérieur

Comme vous le savez les appels de loyers / avis d’échéances LOCKimmo peuvent inclure un solde antérieur. Ce solde antérieur permet notamment de rappeler au locataire des sommes restants impayées sur ces derniers loyers.

Il est toutefois possible de masquer cette information. Cette option peut être activée en allant dans Fichier – imprimé propriétaire à partir du menu principal. Une fois sur cet écran sélectionner votre propriétaire à l’aide des jumelles et cliquez sur la case « masquer le solde antérieur sur les appels ».

Validez en cliquant sur enregistrer

Sélectionnez votre locataire grâce aux jumelles présentes en haut de l’écran. Saisissez l’adresse e-mail et validez en cliquant sur enregistrer.

Une fois spécifiée l’adresse de votre locataire LOCKimmo vous proposera de lui envoyer automatiquement des documents. Pour profiter de cette fonctionnalité et lors de vos encaissements et appels de loyers cliquez sur « oui » lorsque le logiciel vous proposera de prévisualiser les imprimés.

Ecran d'envoi des messages

Cette action ajoutera ces documents à la liste des documents à envoyer. Vous retrouverez cette liste en allant dans Web – Envoi de documents à partir du menu principal.

Afin de procéder à l’envoi des documents allez sur cet écran. Cochez la case « A envoyer » en face des documents à expédier. Si vous le souhaitez un bouton visualiser présent en bas à gauche de l’écran vous permettra d’afficher les documents à expédier.

Une fois les cases « à envoyer cochées » cliquez sur le bouton « Envoyer ». Les documents seront alors automatiquement transmis à vos contacts.

Lors de votre première utilisation de cette fonctionnalité n’hésitez pas à utiliser votre adresse e-mail à la place du locataire afin de recevoir le mail sur votre messagerie et afin de valider le bon fonctionnement de la procédure.

Personnalisez vos messages

Une fois sur cet écran sélectionnez le type de mail (appel de loyer ou quittance), personnalisez ensuite le sujet et le contenu du message

Validez en cliquant sur enregistrer

Plusieurs informations vous sont demandées:
- une passerelle SMTP: cette passerelle correspond à un serveur destiné à envoyer les messages. Si vous possédez un compte gmail cette passerelle sera par exemple smtp.gmail.com. L’adresse de ce serveur vous est en général donné lorsque vous créez votre compte de messagerie
- un numéro de port: imaginez qu’internet soit une rue, la passerelle SMTP correspondait à l’adresse de l’endroit où vous deviez vous rendre. Le port correspondrait quant à lui au digicode présent en bas de l’immeuble (ce numéro de port est 587 pour un compte gmail).
- votre login (en général votre adresse e-mail)
- votre mot de passe
Le login et le mot de passe sont normalement les identifiants que vous utilisez pour vous connecter à votre messagerie internet

Une fois ces informations saisies validez les en cliquant sur le bouton « tester la connexion »

Si le test est concluant validez en cliquant sur enregistrer. Si çà n’est pas le cas vérifiez les éléments saisis (ex: passerelle smtp). Vérifiez le port à utiliser, il est en effet possible que ce soit le port 25 qui soit à paramétrer.

Vérifiez enfin que votre box ADSL ne bloque pas les échanges SMTP sur des passerelles tierces. Si tel est le cas autorisez l’utilisation du SMTP au travers de l’interface de gestion de votre box ADSL (ex: sur Free http://www.juliendourlen.com/2010/06/autoriser-lenvoi-de-mails-par-stmp-lorsquon-est-client-free/ ).

Imprimer une date d'échéance sur vos appels de loyers

LOCKimmo vous permet d’imprimer une date d’échéance sur vos appels de loyers. Pour permettre cette impression il vous suffit de paramétrer les imprimés de votre propriétaire. Afin d’effectuer cette opération allez dans Fichier – imprimés propriétaires. Une fois sur cet écran sélectionnez votre propriétaire à l’aide des jumelles présentes en haut de l’écran.

Cochez ensuite la case « imprimer la date d’échéance sur les appels ». Validez en cliquant sur le bouton enregistrer en bas de l’écran.

Détermination de la date d’échéance

Le calcul de la date d’échéance sera effectué automatiquement par votre logiciel. Pour effectuer cette opération LOCKimmo se basera sur la période de l’appel de loyer (ex: le mois ou le trimestre).

Afin de déterminer le jour de cette date d’échéance LOCKimmo utilisera aussi le champ « appels de loyers enregistrés le XX du mois » présent sur la fiche bail (données – fiche bail) sur l’onglet « infos complémentaires » en bas de l’écran.

case de paramétrage à cocher