Choisir le compte comptable lié à un propriétaire

Comme vous le savez certainement le logiciel LOCKimmo gestion locative intègre un puissant moteur comptable qui vous permet de générer automatiquement une transaction comptale lorsque vous réalisez un enregistrement (ex: saisie de dépense, encaissement…).

Par défaut ce moteur est conçu pour s’auto paramétrer en fonction de votre profil (ex: agence immobilière, société civile immobilière…).

Bien que ce paramétrage puisse se réaliser automatiquement vous avez toutefois la possibilité de le modifier et de l’adapter à vos besoins. Vous pouvez ainsi choisir d’utiliser un compte comptable spécifique pour l’un de vos propriétaire. Pour préciser ce compte allez dans Menu principal – Fichier – Paramétrage comptable – paramétrage comptabilité. Une fois sur cet écran sélectionnez votre propriétaire et préciser le compte comptable à utiliser dans le menu déroulant en bas de l’écran.

Si ce compte ne faisait pas partie de votre plan comptable allez dans Fichier - Paramétrage comptable – plan de compte afin de l’ajouter.

La comptabilité commerciale, le meilleur choix pour les SCI

Une société civile immobilière (SCI) doit tenir une comptabilité commerciale dans plusieurs cas:

- lorsque l’un de ses associés est imposé dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou des bénéfices agricoles (BA)

- lorsqu’au moins un des associés est une société soumise à l’impôt sur les sociétés

- lorsque la SCI remplit au moins deux des trois critères suivants: un montant total du bilan supérieur à 1 550 000 €, un nombre de salariés supérieur à 50, un chiffres d’affaires hors taxes supérieur à 3 100 000 €.

Bien que non obligatoire la tenue d’une comptabilité dite commerciale peut également être conseillée pour les autres SCI. En effet ce type de comptabilité offre plusieurs avantages:

- permettre de répondre plus facilement aux demandes de l’administration fiscale. Il faut en effet savoir qu’en l’absence de comptabilité probante l’administration peut opérer un redressement sur la base d’une évaluation forfaitaire des recettes et dépenses ce qui peut s’avérer très préjudiciable.

- informer les associés. Tâche qui est grandement facilitée par la tenue d’une comptabilité notamment dans la capacité offerte de comparer les bénéfices et pertes entre plusieurs exercices.

- enfin il faut savoir que le gérant d’une SCI a l’obligation de déclarer une éventuelle cessation de paiement de sa société dans les 45 jours suivants la constatation de l’insuffisance de l’actif disponible pour couvrir le passif exigible. Or seule une comptabilité permet de déterminer précisément la date d’apparition de cette situation.

La SCI a donc tout à gagner à mettre en place une comptabilité commerciale pour le suivi de sa gestion.

Qu’est ce qu’une comptabilité commerciale ?

La comptabilité idéale est une comptabilité en partie double conforme au plan comptable. Pour la tenue de cette comptabilité vous pouvez par exemple opter dans LOCKimmo pour une comptabilité d’engagement (menu principal – Paramétrage comptable – paramétrage comptabilité). Cette comptabilité offrira l’avantage de permettre de prendre en compte les engagements de la SCI (ex: dettes fournisseurs correspondant à une facture fournisseur enregistrée mais pas encore réglée).

Vous pouvez également mettre en place une comptabilité de trésorerie. Dans ce type de comptabilité seront listées toutes les opérations de type recettes et dépenses affectant vos comptes bancaires. Le choix de ce type de comptabilité s’effectue également en allant dans Fichier – Paramétrage comptable – Paramétrage comptabilité.

Visualiser toutes les transactions

Pour effectuer des vérifications il peut être intéressant de visualiser toutes les opérations comptables enregistrées sur un compte comptable particulier.

Pour obtenir cette information dans votre logiciel de gestion locative allez dans « Menu principal – Comptabilité – Opérations sur compte ». Une fois sur cet écran Préciser des dates de filtrage et sélectionnez ou non un propriétaire.

Sélectionnez également une éventuelle racine de compte (ex: 512 pour obtenir toutes les opérations liées à un compte bancaire). Cliquez ensuite sur le bouton filtrer.

La liste des transactions s’affichera dans le tableau. Pour accéder à une des transactions listées double cliquez sur cette dernière dans le tableau ou cliquez sur le lien « afficher la transaction comptable » présent en dessous du tableau.

LOCKimmo syndic de copropriété

Cette fonctionnalité est également disponible dans le logiciel de gestion de syndics. Pour y accéder allez dans « Menu principal – Comptabilité – Transactions sur un compte ».

Réaliser une clôture comptable dans LOCKimmo

Lors de l’utilisation de votre LOCKimmo gestion locative votre logiciel génère un certain nombre de transactions comptables. En fin d’exercice vous avez la possibilité de réaliser une clôture comptable. Le lancement de cette dernière s’effectue en allant dans Comptabilité – clôture comptable à partir du menu principal. Ce processus de clôture se découpe en plusieurs étapes dont voici l’enchaînement:

-1ère étape: détermination de la date de début et de fin de votre exercice à l’aide des champs date de début et date de fin. Sélectionnez le propriétaire pour lequel vous souhaitez lancer la clôture et cliquez sur le bouton lancement du traitement

- 2ème étape: la validation des écriture. Dans un premier temps LOCKimmo procédera à la validation des écritures comptables de la période. Le logiciel vérifiera notamment le fait que toutes les transactions comptables sont équilibrées. Il vérifiera également le fait que toutes les transactions se sont bien vu affecter un compte comptable. En cas d’échec de cette étape un rapport d’erreur sera généré. Cet état listera les transactions posant problème. Il conviendra alors de les corriger en allant dans Comptabilité – transaction comptable à partir du menu principal.

-3ème étape: l’ouverture de la nouvelle période. La période étant clôturée il convient lors de cet étape de définir les dates liées au prochain exercice

-4ème étape: édition du compte de résultat et génération du résultat de l’exercice

-5ème étape: création des à nouveaux. Lors de cette ultime étape LOCKimmo soldera les comptes de l’exercice précédent et générera une transaction d’ouverture du nouvel exercice.

Le résultat de ce processus de clôture pourra être consulté en allant dans Comptabilité – transaction comptable à partir du menu principal.

Dans LOCKimmo il existe deux types de charges (voir comprendre la différence entre les charges propriétaires et locataires). En cas de besoin de nouveaux types de charges pourront être ajoutés (en allant dans Fichier – Paramétrage – Type de charges).

Dès à présent et au moment de l’édition vous pourrez filtrer l’édition sur une plage de comptes comptables. Nouveauté de la version 2010.1.80 ce filtrage

pourra à présent se faire grâce à un écran de sélection.

Locataire – relevé de compte: le relevé de compte locataire de type relevé de compte bancaire a été optimisé. Grâce à ce dernier le solde initial du compte apparaîtra à nouveau en haut du document.