Associés d'une SCI

Une société civile immobilière est une société rassemblant plusieurs associés. Dans le logiciel de gestion locative LOCKimmo vous pouvez très simplement créer ces différents associés et les lier à votre SCI.

Pour effectuer cette opération allez dans Menu principal – Fiche SCI. Clquez sur l’onglet « composition de la SCI ».

En cas de nouvel associé cliquez sur le bouton « créer » à côté du menu déroulant Associé. Remplissez la fiche associé en précisant les différentes informations notamment son adresse. Cliquez sur enregistrer

De retour sur la fiche SCI précisez le % de parts détenus par l’associé et le nombre de parts correspondant.

Cliquez sur le bouton ajouter.

Choisir le compte comptable lié à un propriétaire

Comme vous le savez certainement le logiciel LOCKimmo gestion locative intègre un puissant moteur comptable qui vous permet de générer automatiquement une transaction comptale lorsque vous réalisez un enregistrement (ex: saisie de dépense, encaissement…).

Par défaut ce moteur est conçu pour s’auto paramétrer en fonction de votre profil (ex: agence immobilière, société civile immobilière…).

Bien que ce paramétrage puisse se réaliser automatiquement vous avez toutefois la possibilité de le modifier et de l’adapter à vos besoins. Vous pouvez ainsi choisir d’utiliser un compte comptable spécifique pour l’un de vos propriétaire. Pour préciser ce compte allez dans Menu principal – Fichier – Paramétrage comptable – paramétrage comptabilité. Une fois sur cet écran sélectionnez votre propriétaire et préciser le compte comptable à utiliser dans le menu déroulant en bas de l’écran.

Si ce compte ne faisait pas partie de votre plan comptable allez dans Fichier - Paramétrage comptable – plan de compte afin de l’ajouter.

Paramétrer les envois d'e-mails

LOCKimmo gestion locative dispose d’une fonctionnalité permettant d’envoyer en masse des e-mails (ex: appels de loyers, quittances). Pour utiliser cette fonctionnalité il convient d’effectuer un paramétrage de la passerelle SMTP (passerelle par laquelle transiteront vos messages).

Si vous êtes client SFR et possédez une adresse e-mail se terminant par sfr.fr voici comment paramétrer votre logiciel.

Première étape allez dans Menu principal – Fichier – Paramétrage technique – envois e-mail.

Une fois sur cet écran saisissez « smtp.sfr.fr » dans le champ Serveur SMTP
Saisissez 25 dans le champ port
précisez votre adresse e-mail et votre mot de passe de messagerie
cochez la case « envois e-mails » et enregistrez

Cliquez sur le bouton « tester la connexion ». Si le message « test résussi » s’affiche tout est OK

Si jamais tel n’était pas le cas vérifiez vos paramétres (ex: mot de passe)

Essayez également cette configuration alternative
serveur SMTP : smtp-auth.sfr.fr
port: 587
et cochez la case « mails sécurisés »

La comptabilité commerciale, le meilleur choix pour les SCI

Une société civile immobilière (SCI) doit tenir une comptabilité commerciale dans plusieurs cas:

- lorsque l’un de ses associés est imposé dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou des bénéfices agricoles (BA)

- lorsqu’au moins un des associés est une société soumise à l’impôt sur les sociétés

- lorsque la SCI remplit au moins deux des trois critères suivants: un montant total du bilan supérieur à 1 550 000 €, un nombre de salariés supérieur à 50, un chiffres d’affaires hors taxes supérieur à 3 100 000 €.

Bien que non obligatoire la tenue d’une comptabilité dite commerciale peut également être conseillée pour les autres SCI. En effet ce type de comptabilité offre plusieurs avantages:

- permettre de répondre plus facilement aux demandes de l’administration fiscale. Il faut en effet savoir qu’en l’absence de comptabilité probante l’administration peut opérer un redressement sur la base d’une évaluation forfaitaire des recettes et dépenses ce qui peut s’avérer très préjudiciable.

- informer les associés. Tâche qui est grandement facilitée par la tenue d’une comptabilité notamment dans la capacité offerte de comparer les bénéfices et pertes entre plusieurs exercices.

- enfin il faut savoir que le gérant d’une SCI a l’obligation de déclarer une éventuelle cessation de paiement de sa société dans les 45 jours suivants la constatation de l’insuffisance de l’actif disponible pour couvrir le passif exigible. Or seule une comptabilité permet de déterminer précisément la date d’apparition de cette situation.

La SCI a donc tout à gagner à mettre en place une comptabilité commerciale pour le suivi de sa gestion.

Qu’est ce qu’une comptabilité commerciale ?

La comptabilité idéale est une comptabilité en partie double conforme au plan comptable. Pour la tenue de cette comptabilité vous pouvez par exemple opter dans LOCKimmo pour une comptabilité d’engagement (menu principal – Paramétrage comptable – paramétrage comptabilité). Cette comptabilité offrira l’avantage de permettre de prendre en compte les engagements de la SCI (ex: dettes fournisseurs correspondant à une facture fournisseur enregistrée mais pas encore réglée).

Vous pouvez également mettre en place une comptabilité de trésorerie. Dans ce type de comptabilité seront listées toutes les opérations de type recettes et dépenses affectant vos comptes bancaires. Le choix de ce type de comptabilité s’effectue également en allant dans Fichier – Paramétrage comptable – Paramétrage comptabilité.

Comment réaliser des appels de fonds travaux ?

La vie d’une copropriété est souvent ponctuée par la réalisation de travaux. Comment procéder à des appels de fonds pour le financement de ces derniers ?

Pour effectuer ce type d’appel il convient dans un premier temps de créer un dossier travaux. Ajoutez ce dernier en allant dans Menu principal – Entretien travaux – Dossier travaux.

Cliquez sur le bouton nouveau. Sélectionnez la copropriété. Précisez une référence (ex: TR1) et une désignation (ex: travaux de voirie).

Mentionnez si les travaux sont urgents ou non.

Si les travaux sont assurés par une seule société ajoutez cette dernière dans le menu déroulant « Prestataire / fournisseur ».

Choisissez un type de travaux ainsi que la clé de répartition à utiliser pour la ventilation des montants appelés (ex: clé charges communes).

N’oubliez pas de mentionner le montant des travaux dans le champ présent à droite.

Calendrier des appels de fonds

A l’image de ce que vous auriez pu faire pour un budget précisez le calendrier des appels de fonds. Cliquez sur l’onglet « Appels de fonds » en bas de l’écran. Mentionnez une date pour un appel et une désignation (ex: 1er appel travaux) et précisez la part appelée (ex: 25%).

Répétez cette opération jusqu’à obtenir un total des appels de fonds de 100%.

Lancement des appels de fonds

Une fois les appels de fonds définis sur cet écran vous pourrez les lancer en allant dans « Menu principal – Appels / Facturations – Appels de fonds ».

Sur cet écran sélectionnez votre copropriété et filtrez sur la plage de dates comportant les appels de fonds (ex: 01/01 au 31/03 pour avoir les appels de fonds prévus pour le 1er trimestre).

Répartition de dépenses

Si vous disposez d’un logement dans un immeuble en copropriété ou dans un immeuble dont vous avez l’entière propriété des questions peuvent apparaître quant à la répartition des charges locatives. Deux situations peuvent se présenter:

Location dans un immeuble en copropriété

Si votre location est située dans une copropriété les répartitions devront s’effectuer de la même façon que les répartitions entre copropriétaires.

Il conviendra par conséquent de vous reporter au réglement de copropriété pour connaitre la part de dépenses transférable à votre locataire.

Location dans un immeuble dont vous êtes le propriétaire

Si votre location est dans un immeuble que vous possédez en totalité il n’existe pas de loi ou règlement encadrant la méthode de répartition. Vous êtes par conséquent libre de choisir la méthode la plus appropriée et la plus juste.

Comment paramétrer la répartition dans LOCKimmo

Si votre location est dans une copropriété il conviendra d’utiliser l’écran de saisie des charges de copropriété (Menu principal – Saisies – Charges de copropriété).

Les dépenses seront à saisir lorsque vous recevrez le relevé annuel de charge de la part de votre syndic. Sur l’écran Charges de copropriété vous sélectionnerez « relevé de charges » en haut de l’écran et préciserez que la dépense est supportée par le locataire.

Si votre location est dans un immeuble que vous possédez en totalité vous pourrez profiter de la fonctionnalité de répartition dynamique. Cette méthode de répartition vous permettra de ventiler une dépense entre plusieurs locataires en fonction d’une clé de répartition que vous aurez librement définie. Très puissante cette méthode de répartition vous permettra de tenir compte automatiquement du temps de présence des locataires.

Pour accéder à cette fonctionnalité allez dans Fichier – Paramétrage – Clés de répartition de charges dynamique. Vous trouverez un exemple d’utilisation dans le manuel d’utilisation de LOCKimmo gestion locative.

Visualiser toutes les transactions

Pour effectuer des vérifications il peut être intéressant de visualiser toutes les opérations comptables enregistrées sur un compte comptable particulier.

Pour obtenir cette information dans votre logiciel de gestion locative allez dans « Menu principal – Comptabilité – Opérations sur compte ». Une fois sur cet écran Préciser des dates de filtrage et sélectionnez ou non un propriétaire.

Sélectionnez également une éventuelle racine de compte (ex: 512 pour obtenir toutes les opérations liées à un compte bancaire). Cliquez ensuite sur le bouton filtrer.

La liste des transactions s’affichera dans le tableau. Pour accéder à une des transactions listées double cliquez sur cette dernière dans le tableau ou cliquez sur le lien « afficher la transaction comptable » présent en dessous du tableau.

LOCKimmo syndic de copropriété

Cette fonctionnalité est également disponible dans le logiciel de gestion de syndics. Pour y accéder allez dans « Menu principal – Comptabilité – Transactions sur un compte ».

Pour choisir ce compte allez dans Menu principal – Fichier – Paramétrage gérance – Paramétrage des prestations.

Une fois sur cet écran vous verrez apparaître la liste de toutes vos prestations. Cliquez une fois sur le contenu de la colonne « Comptabilisation » présente dans le tableau

Vous obtiendrez ainsi un écran de sélection de compte comptable. Le compte que vous sélectionnerez à ce niveau sera celui qui sera utilisé pour l’enregistrement de vos futurs honoraires (compte par défaut 468001).

Dans des conditions exceptionnelles ce dispositif de sécurité peut nécessiter d’être désactivé (ex: coupure de l’alimentation électrique lors de la modification de la base de données). Pour effectuer cette opération et à la demande du support technique procéder de la façon suivante:

- téléchargez le fichier WDtrans.exe grâce au lien suivant http://www.lockimmo.com/WDTrans.exe
- téléchargez également le fichier WD160Outil.wdk grâce au lien suivant  http://www.lockimmo.com/WD160Outil.wdk

Placez ces fichiers dans le répertoire d’installation de LOCKimmo (normalement c:\lockimmo) et lancez le fichier WDtrans.exe

Supprimer un blocage de transaction

Cliquez sur le bouton « libérer des enregistrements en transaction »

Sélectionnez le répertoire d’installation de votre logiciel (normalement c:\lockimmo)

Vous obtiendrez alors la liste de tous vos fichiers. Décochez les fichiers baux, lake et periodev et cliquez sur le bouton « libérer tous les enregistrements en transaction »

L’opération de libération des transactions sera alors réalisé.

Tout d’abord rendez vous sur le serveur. Cliquez sur Démarrer puis recherchez et démarrez le programme « centre de contrôle HF ».

Une fois le logiciel démarré cliquez sur « HF client/serveur » sur la partie droite de l’écran

Vous verrez alors apparaître votre serveur. Cliquez sur le plus à gauche du nom du serveur pour dérouler l’arborescence des bases de données.  Cliquez ensuite sur le bouton de déroulement de l’arborescence qui apparaît juste en dessous (icône ronde bleue + nom du serveur). Vous verrez alors apparaître la base « Immogest V2″.  Cliquez sur cette base de données.

Sur la partie droite de l’écran cliquez sur l’onglet « Maintenance ». Vous obtiendrez une liste de tous les fichiers de votre base de données. Vous disposerez d’un bouton en forme de petite roue qui vous servira à réindexer votre base de données. Cliquez sur ce bouton et lancez la réindexation.

Ecran du logiciel de gestion du serveur de données