1ère solution: rembourser le trop perçu

2ème solution: conserver le trop perçu de façon à le déduire d’un loyer à régler

3ème solution: annuler la régularisation

Ce choix vous sera proposé lorsque vous lancerez une régularisation de charges.

Utilisez le trop perçu des régularisations

Générez directement vos courriers depuis LOCKimmo

Si vous disposez de courriers sous forme de fichiers Word (.doc) et que vous souhaitez les utiliser LOCKimmo va vous faciliter la vie. En effet grâce à votre logiciel vous allez être en mesure de générer vos courriers en y intégrant des données venant de LOCKimmo.

Comment procéder ?

Ouvrez votre courrier dans Word (ou Open Office Writer). Remplacez les champs à fusionner en les remplaçant par des mots clés. Parmi ces mots clés vous pourrez par exemple utiliser les éléments suivants:

[%CI.Nom_l%] pour le nom du locataire

[%CI.prenom_l%] pour le prénom du locataire

découvrez la liste de tous les mots clés utilisables sur la procédure suivante

Modifier les informations sur l'appel de loyer

LOCKimmo vous offre la possibilité de personnaliser vos appels de loyers en y intégrant un bloc de texte. Cette option peut être activée en allant dans Fichier – imprimés propriétaires à partir du menu principal. Une fois sur l’écran sélectionnez votre propriétaire à l’aide des jumelles. Cliquez ensuite sur la case à cocher « Imprimer le bloc description du bien sur les appels de loyers »

Validez en cliquant sur enregistrer.

Dès à présent le bloc « description du bien loué » présent sur la fiche bail (données – fiche bail à partir du menu principal) s’imprimera sur les appels générés pour ce propriétaire. Ce bloc de texte apparaîtra sur la partie gauche des avis d’échéances.

Afficher ou non le solde antérieur

Comme vous le savez les appels de loyers / avis d’échéances LOCKimmo peuvent inclure un solde antérieur. Ce solde antérieur permet notamment de rappeler au locataire des sommes restants impayées sur ces derniers loyers.

Il est toutefois possible de masquer cette information. Cette option peut être activée en allant dans Fichier – imprimé propriétaire à partir du menu principal. Une fois sur cet écran sélectionner votre propriétaire à l’aide des jumelles et cliquez sur la case « masquer le solde antérieur sur les appels ».

Validez en cliquant sur enregistrer

Choisir des options d'impression

LOCKimmo gestion locative vous offre la possibilité de configurer les options d’impression de votre imprimante. Cette possibilité peut s’avérer particulièrement intéressante si vous souhaitez imprimer des documents sur du papier à en-tête et d’autres documents sur du papier classique. En effet en vous donnant accès aux options avancées de votre imprimante vous pourrez sélectionner tel ou tel bac. Pour accéder à cet écran de configuration allez dans Fichier – Paramétrage technique – Configuration de l’imprimante.

Les choix de configuration effectués sur cet écran resteront actif jusqu’à la fermeture de LOCKimmo.

Faut il enregistrer son contrat de bail ?

Il n’y a pas d’obligation au fait d’enregistrer un contrat de bail auprès du centre des impôts. Ce choix offre l’avantage de donner une date certaine au contrat. Le coût de cet enregistrement est intégralement à la charge de la personne qui en fait la demande. Il est à noter que cette demande peut être réalisée auprès du centre des impôts du domicile du bailleur ou au centre dont dépend la location.

Contrat de bail: qui doit signer ?

Selon les situations les signatures à apposer sur le contrat de bail pourront être différentes. Voici les différentes situations possibles:

• locataire seul: aucune difficulté le locataire signe le contrat
• locataire marié: contrairement à ce qu’on pourrait croire et indépendamment du régime matrimonial la signature d’un seul des époux est suffisante. Bien qu’un seul des époux signe le contrat les deux époux sont toutefois considérés comme co-titulaires du bail et ceci même en cas de séparation. La conséquence est donc que seul un jugement de divorce pourra mettre fin à cette situation.
• Locataires vivant en concubinage: le contrat de bail devra idéalement être signé par les deux concubins. Par ailleurs afin d’éviter certains problèmes il est souhaitable d’inclure une clause de solidarité entre les signataires. Cette clause aura pour effet de permettre au bailleur d’exiger l’intégralité des sommes dues auprès de n’importe lequel des signataires du bail.

Réaliser une clôture comptable dans LOCKimmo

Lors de l’utilisation de votre LOCKimmo gestion locative votre logiciel génère un certain nombre de transactions comptables. En fin d’exercice vous avez la possibilité de réaliser une clôture comptable. Le lancement de cette dernière s’effectue en allant dans Comptabilité – clôture comptable à partir du menu principal. Ce processus de clôture se découpe en plusieurs étapes dont voici l’enchaînement:

-1ère étape: détermination de la date de début et de fin de votre exercice à l’aide des champs date de début et date de fin. Sélectionnez le propriétaire pour lequel vous souhaitez lancer la clôture et cliquez sur le bouton lancement du traitement

- 2ème étape: la validation des écriture. Dans un premier temps LOCKimmo procédera à la validation des écritures comptables de la période. Le logiciel vérifiera notamment le fait que toutes les transactions comptables sont équilibrées. Il vérifiera également le fait que toutes les transactions se sont bien vu affecter un compte comptable. En cas d’échec de cette étape un rapport d’erreur sera généré. Cet état listera les transactions posant problème. Il conviendra alors de les corriger en allant dans Comptabilité – transaction comptable à partir du menu principal.

-3ème étape: l’ouverture de la nouvelle période. La période étant clôturée il convient lors de cet étape de définir les dates liées au prochain exercice

-4ème étape: édition du compte de résultat et génération du résultat de l’exercice

-5ème étape: création des à nouveaux. Lors de cette ultime étape LOCKimmo soldera les comptes de l’exercice précédent et générera une transaction d’ouverture du nouvel exercice.

Le résultat de ce processus de clôture pourra être consulté en allant dans Comptabilité – transaction comptable à partir du menu principal.

Sélectionnez votre locataire grâce aux jumelles présentes en haut de l’écran. Saisissez l’adresse e-mail et validez en cliquant sur enregistrer.

Une fois spécifiée l’adresse de votre locataire LOCKimmo vous proposera de lui envoyer automatiquement des documents. Pour profiter de cette fonctionnalité et lors de vos encaissements et appels de loyers cliquez sur « oui » lorsque le logiciel vous proposera de prévisualiser les imprimés.

Ecran d'envoi des messages

Cette action ajoutera ces documents à la liste des documents à envoyer. Vous retrouverez cette liste en allant dans Web – Envoi de documents à partir du menu principal.

Afin de procéder à l’envoi des documents allez sur cet écran. Cochez la case « A envoyer » en face des documents à expédier. Si vous le souhaitez un bouton visualiser présent en bas à gauche de l’écran vous permettra d’afficher les documents à expédier.

Une fois les cases « à envoyer cochées » cliquez sur le bouton « Envoyer ». Les documents seront alors automatiquement transmis à vos contacts.

Lors de votre première utilisation de cette fonctionnalité n’hésitez pas à utiliser votre adresse e-mail à la place du locataire afin de recevoir le mail sur votre messagerie et afin de valider le bon fonctionnement de la procédure.

Personnalisez vos messages

Une fois sur cet écran sélectionnez le type de mail (appel de loyer ou quittance), personnalisez ensuite le sujet et le contenu du message

Validez en cliquant sur enregistrer