L’appel de loyer s’effectue sur l’écran Menu principal >> Saisies >> Appel de loyer


Cet écran vous permettra de lancer les appels mensuels et les appels trimestriels. Pour les appels liés à une autre périodicité il faudra utiliser l’écran Menu principal >> Saisies >> Appel spécifique.


Le processus de lancement d’appel se décompose en 4 étapes :

– la sélection des loyers à appeler

– le lancement des appels

– la génération des imprimés

– la validation des appels de loyers


Il est important d’aller jusqu’au bout de ces 4 étapes pour avoir une campagne d’appels de loyers correcte.


Sélection des loyers à appeler


Plusieurs sélections sont possibles sur l’écran appel de loyer

En fonction de votre nombre de locations ou de vos méthodes de travail vous pourrez sélectionner l’option la plus adaptée:

– soit appeler les loyers de tous les baux actifs.

– soit appeler les loyers des locataires d’un propriétaire

– soit appeler le loyer d’un contrat de bail particulier

– ou bien encore appeler les loyers d’une sélection de contrats.


Comme on peut le voir l’écran appel de loyer renvoie à la notion de bail actif. Un bail est considéré comme actif si on a dépassé sa date de début et que l’on n’a pas encore dépassé sa date de fin.

A titre d’exemple un contrat de bail ayant débuté le 15/01/2015 ne sera considéré comme  actif que pour les appels de loyers de février 2015.

Pour la période 15/01/2015 -> 31/01/2015 l’appel de loyer sera à lancer directement sur la fiche bail en cliquant sur le lien “arrivée du locataire” à droite de l’écran


La logique est d’ailleurs la même au moment du départ du locataire. Un locataire terminant sa location au 15/03/2015. Un locataire dont la date de fin du contrat de bail sera donc fixée au 15/03/2015 ne sera pas considéré comme actif pour l’appel du mois de mars 2015. L’appel de ce dernier loyer sera à effectuer directement sur la fiche bail en cliquant sur le lien “départ du locataire” à droite de l’écran.


La règle que l’on peut tirer de cette notion de bail actif est que dès qu’un loyer n’est pas visible dans la liste des baux actifs sur l’écran Menu principal >> Saisies >> Appel de loyers il faut aller vérifier les dates de début et de fin sur le contrat de bail. En général ces dates expliquent que le bail ne soit pas considéré comme actif.



Le lancement de l’appel


Une fois la sélection des contrats de baux réalisée cliquez sur le bouton “appeler les loyers”

Le processus de création des loyers se lancera. Selon le volume de votre parc ce traitement pourra être assez long. Il est important de laisser votre logiciel aller jusqu’au terme de son processus. Il ne faut donc pas l’arrêter en cours de route.


Lors de cette phase de création des appels votre logiciel ira rechercher les informations sur vos contrats de baux (ex: montant du loyer). Il vérifiera si des révisions sont à opérer sur le montant des loyers (ex: recherche de la date de prochaine révision sur la fiche bail).


Si des révisions sont à opérer il calculera le montant de la révision en fonction des paramètres de la fiche bail.


Enfin il alimentera les données qui aparaîtront par la suite sur l’écran encaissement.


Au terme de cette étape le logiciel vous proposera de visualiser les appels de loyers



Génération des imprimés


Si vous le désirez le logiciel affichera la prévisualisation des appels de loyers. Il vous présentera ces derniers sous deux formats différents:

– d’abord l’imprimé sous format 3 tiers

– ensuite l’imprimé appel de loyer


L’imprimé 3 tiers


Le premier document généré par le logiciel est un document appelé 3 tiers. Il se décompose en:

– une partie quittance en haut de l’imprimé

– une partie appel de loyer au milieu

– un bordereau à joindre au règlement en bas de l’imprimé


Ce document est particulièrement intéressant de par le fait qu’il reprend sur un seul et même imprimé la quittance et l’appel de loyer. Il n’est toutefois pertinent que si le loyer précédent a été intégralement réglé par le locataire. Ce n’est en effet que dans ce cas que le bloc quittance en haut du document sera alimenté.


Si le paiement précédent n’a réglé que partiellement le loyer précédent c’est un reçu qui s’imprimera sur le document.


L’imprimé appel de loyer


Le deuxième imprimé ne reprend quant à lui que l’appel de loyer. Comme vous pourrez le constater les sommes à payer mentionnées sur l’appel de loyer

correspondent au détail du loyer présent sur l’onglet “Loyer” de la fiche bail.


Si vous regardez précisément le document appel de loyer vous pourrez voir des étoiles jaunes à côté des libellés de lignes.

Ces étoiles permettent de voir que le libellé de la ligne est modifiable.

Si vous souhaitez personnaliser ce libellé cliquez une fois sur ce dernier

Une fenêtre de modification comme celle ci s’ouvrira



Les modifications enregistrées seront visualisables à la réimpression du document.


Le coupon règlement


Comme vous pourrez le constater en bas du document appel de loyer un coupon sera automatiquement ajouté que le locataire pourra utiliser pour son règlement

Le contenu de ce coupon pourra différer selon les locataires. En effet il s’imprimera différement selon le mode de règlement du loyer.

Pour personnaliser le mode du règlement du locataire et donc l’affichage du coupon allez dans

Menu principal >> Données >> Contrat de baux

Sur la fiche bail allez sur l’onglet “Autres infos”



En bas de cet onglet sélectionnez le mode de paiement normalement utilisé par le locataire.


Validation des appels de loyers


Une fois les appels de loyers lancés votre écran Saisies – Appels de loyers liste les appels effectués. Il est alors important de valider ces derniers notamment pour que les transactions comptables liées soient correctement enregistrées.


Avant de cliquer sur le bouton valider vous pouvez toutefois:

– modifier un ou plusieurs loyers en cliquant sur le stylo présent à droite de l’écran

– supprimer un appel en cliquant sur la croix rouge

– réimprimer un appel ou toute la campagne d’appels en cliquant sur le bouton imprimante

– envoyer les appels par e-mails en cliquant sur le bouton envoi par e-mail


Finaliser toujours la saisie sur cet écran en cliquant sur le bouton valider

Si vous décidez de ne pas valider les appels supprimez ces derniers.