Selon le type de comptabilité mise en place dans votre logiciel l’enregistrement comptable de votre paiement différera.

Encaissement en comptabilité de trésorerie

 

Dans le cadre d’une comptabilité de trésorerie nous avions vu que lors de l’appel de loyer aucune écritures n’était réalisée en comptabilité générale. Nous n’avions en effet que deux écritures en comptabilité analytique.

 

Au moment de l’encaissement et cette opération se traduisant par un mouvement sur notre compte bancaire nous aurons des écritures en comptabilité générale. Lors d’un encaissement de loyer nous aurons par conséquent une transaction de ce type

 

 

Si l’on détaille cette transaction on peut tout d’abord constater que le total des débits est égal au total des crédits. Notre transaction est donc équilibrée.

Par ailleurs on peut constater que notre compte de banque (512000) a bien été débité.

Ceci correspond donc bien au crédit que nous pourrions voir sur notre compte bancaire.

 

La contrepartie de ces 545 € portés au débit du compte 512000 correspond à une partie de loyer portée sur le compte 706000 loyers. Ceci correspond à la recette de loyer liée à notre encaissement.

45 € sont portés au crédit du compte 791000 provisions pour charges.

On retrouve donc par conséquent au crédit une contrepartie de 545 €.

 

Si on s’intéresse maintenant à la partie analytique de la transaction on peut constater que le paiement a mouvementé le compte 820000 quittancement et le compte 8100005. Ces mouvements sont rigoureusement inverses à ceux qui avaient été enregistrés lors de l’appel de loyer.

Nous avons donc le paiement qui vient solder l’appel de loyer.

 

Si on regarde l’extrait de compte du locataire par exemple en allant dans Menu principal >> Données >> Locataires nous pourrons constater l’appel de loyer (545,64 €) et l’encaissement venu solder ce dernier (545 €)

 

 

C’est normal car le relevé de compte du locataire correspond à un extrait du compte 8100005 propre à ce locataire.

 

En regardant plus précisément la transaction comptable on peut se rendre compte que d’un point de vue analytique l’encaissement a également mouvementé le compte 841000 charges locatives et le compte 840000 charges et dépenses.

Ces comptes ont été mouvementés pour prendre en compte le fait que le paiement correspondait en partie à des provisions pour charges (45 €)

Ce montant de 45 € pourra d’ailleurs être retrouvé si nous allons dans Menu principal >> Outils >> régularisation de charges

 

 

En effet l’écran outils >> régularisation de charges correspond à un extrait du compte 841 lié à notre locataire.

Dès l’enregistrement d’un encaissement les éléments sont donc pris en compte pour une future régularisation de charges.

 

 

Encaissement en comptabilité d’engagement

 

Dans le cadre d’une comptabilité d’engagement l’écriture comptable générée sera différente de celle créée par une comptabilité de trésorerie. Ainsi nous aurons une opération de ce type

 

En détaillant cette transaction on peut voir:

– un mouvement sur le compte 512000 au débit ce qui correspond bien au crédit que nous pourrions voir sur notre relevé de compte bancaire

– une contrepartie mouvementant le compte 4111-000005 lié à notre locataire

 

Pour la partie analytique nous retrouvons les mêmes comptes que ceux détaillés plus haut pour une écriture de comptabilité de trésorerie.

 

Au travers de ce paiement le compte 4111-000005 qui avait été débité lors de l’appel de loyer se trouve crédité. Il se retrouve donc selon la situation partiellement ou totalement soldé

Ceci matérialise ainsi le fait que la dette du locataire (constatée lors de l’appel de loyer) a été soldée par l’encaissement.

 

Une édition de la balance comptable matérialise d’ailleurs ce point

 

 

Comme on peut s’en rendre compte l’encaissement est venu solder le compte 4111-000005