Avant propos

 

Le module gestion locative de votre logiciel immobilier inclut des fonctionnalités destinées à faciliter la tenue de votre comptabilité. Au travers de vos saisies votre logiciel pourra générer automatiquement des transactions comptables. Une fois ces dernières créées vous pourrez les transmettre à votre expert comptable ce qui pourra faciliter son travail et éviter un certain nombre de saisies ou resaisies.

 

Si vous optez pour une préparation de votre comptabilité au travers de votre logiciel il faut que vous vous assuriez de disposer d’un minimum de compétences comptables vous permettant d’assurer ce travail de préparation.

 

En effet il faut au minimum que vous soyez en mesure de comprendre les transactions générées et que vous maîtrisiez les éventuelles corrections à apporter sur quelques transactions mouvementant des comptes non appropriés.

 

Rappels concernant la comptabilité

 

Notions de comptabilité

La comptabilité qu’est-ce que c’est ?

La comptabilité a pour objectif de dresser un panorama de tous les flux financiers liés à une entité ou une entreprise.

Pour tenir une comptabilité on s’appuie sur un plan comptable c’est-à-dire une liste de comptes comptables qui seront utilisés selon la nature des opérations.

Pour un gestionnaire de location la tenue d’une comptabilité n’est pas optionnelle. Elle fait partie intégrante de son métier et de ses impératifs.

Le gestionnaire de location peut effectuer une partie du travail de tenue de la comptabilité. Il devra effectuer ce travail en partenariat avec son expert comptable. Ceci à plus forte raison si sa comptabilité possède une tenue un peu plus complexe (ex: comptabilité d’engagement).

 

Comptabilité

Avant propos

Le module gestion locative de votre logiciel immobilier inclut des fonctionnalités destinées à faciliter la tenue de votre comptabilité. Au travers de vos saisies votre logiciel pourra générer automatiquement des transactions comptables. Une fois ces dernières créées vous pourrez les transmettre à votre expert comptable ce qui pourra faciliter son travail et éviter un certain nombre de saisies ou resaisies.

Si vous optez pour une préparation de votre comptabilité au travers de votre logiciel il faut que vous vous assuriez de disposer d’un minimum de compétences comptables vous permettant d’assurer ce travail de préparation.

En effet il faut au minimum que vous soyez en mesure de comprendre les transactions générées et que vous maîtrisiez les éventuelles corrections à apporter sur quelques transactions mouvementant des comptes non appropriés.

 

Le mode de gestion

Le mode de gestion

En tant que gestionnaire de locations et étant donné que vous gérez vos propres locations vous avez devez sélectionner le mode de gestion “gestion directe”

Pour vérifier si vous utilisez bien ce mode de gestion vous pouvez aller dans votre logiciel sur l’écran Menu principal – Paramétrage – Votre logiciel

Sur cet écran vous trouverez les références de votre logiciel et le mode de gestion adopté.

Deux choix existent :

  • Le mode gestion directe si vous gérez vos propres locations
  • Le mode ADB / gestion sous mandat

Votre choix devra se porter sur le mode “gestion directe”. Si vous choisissez le mode ADB la logique de votre comptabilité ne respectera pas vos objectifs. Le mode ADB est en effet dédié aux professionnels gérant des locations pour le compte de tiers.

 

Les éditions comptables

Votre module gestion locative vous offre la possibilité d’imprimer les documents de base permettant la tenue et le suivi d’une comptabilité

Voici quelques uns des documents que vous pourrez éditer:

Un grand livre

Pour éditer un grand livre allez dans Menu principal >> Comptabilité >> Grand livre

Le grand-livre reprend toutes les écritures qui figurent dans votre comptabilité.

Dans le grand-livre, les mouvements sont classés par compte comptable.

Vous trouverez par conséquent dans ce document tous vos loyers qui seront par exemple regroupés sous le compte 706000.

Le grand livre est un document détaillé qui sert de base à la création de la balance comptable.

D’une certaine façon le grand livre donne une information détaillée et regroupée par comptes comptables

La balance donne le solde des différents comptes comptables.

Une balance comptable

Pour éditer une balance comptable allez dans Menu principal >> Comptabilité >> Balance

La balance est un document comptable qui reprend l’ensemble des comptes ouverts lors d’un exercice comptable. Comme nous l’avons vu c’est un état récapitulatif du grand-livre.

Plusieurs présentations de balance existent. Dans votre module gestion locative la balance est présentée sous forme de 4 colonnes

– total des débits de la période

– total des crédits de la période

– solde débit

– solde crédit

 

Comptabilité d’engagement ou de trésorerie

 

Votre logiciel vous permet de gérer deux modes de comptabilité:

– la comptabilité de trésorerie

– la comptabilité d’engagement

La comptabilité de trésorerie

La comptabilité de trésorerie est basée sur le principe suivant : on enregistre dans la comptabilité tous les encaissements et décaissements. C’est à dire qu’on enregistre en comptbailité les entrées et sorties d’argent. Ce qui mouvement votre compte bancaire.

Ce mode de comptabilité est donc relativement simple. Attention toutefois il n’est pas adapté à tous les gestionnaires. Si vous gérez une SCI vérifiez le type de comptabilité exigé. Selon le profil de vos actionnaires un autre type de comptabilité pourra ainsi être exigé (ex: présence d’actionnaires personnes morales).

La comptabilité d’engagement

La comptabilité d’engagement aussi appelée comptabilité sur les débits est une comptabilité un peu plus complexe que la comptabilité de trésorerie. Selon votre contexte de gestion ce type de comptabilité pourra s’avérer obligatoire.

Voici la définition de la comptabilité d’engagement : “La comptabilité d’engagement est une méthode d’enregistrement comptable par laquelle les recettes et les dépenses sont comptabilisées lorsqu’elles sont acquises (recettes) ou engagées (dettes) même si elles se rapportent à des opérations qui ne se sont pas dénouées sur le plan financier (payées)”

Comme le montre cette définition la comptabilité d’engagement se traduira par conséquent par des transactions lors des mouvements d’argent (ex; lors de l’encaissement d’un loyer) mais également lors de la création de la créance (ex: l’appel de loyer).

Le volume d’écritures comptables est donc plus conséquent en comptabilité d’engagement qu’en comptabilité de trésorerie.

Choisir le type de comptabilité dans votre logiciel

En gestion directe le choix du type de comptabilité à mettre en place s’effectue sur la fiche du propriétaire. Allez par conséquent sur l’écran Menu principal >> Données >> Propriétaire bailleur / SCI.

Sur cet écran et sur l’onglet comptabilité vous trouverez un menu déroulant permettant le choix de type de comptabilité

Sélectionnez le mode adéquat pour chaque propriétaire et cliquez sur enregistrer pour sauvegarder ce paramétrage.

A noter : le choix du mode de tenue de votre comptabilité doit être effectué avant toute saisie sur le propriétaire concerné (ex: appel de loyer, encaissement…). Si vous n’avez pas fait ce paramétrage en amont et si ce paramétrage est incorrect annulez et reprenez vos saisies.

 

Détecter les erreurs de comptabilisation

Comme évoqué plus haut la tenue d’une comptabilité correcte implique le suivi de cette dernière. Deux anomalies peuvent notamment se glisser dans votre gestion. Voici des explications concernant ces dernières.

Une différence entre le total des débits et le total des crédits

Pour respecter la logique comptable le total des débit doit être strictement égal au total des crédits au niveau de votre comptabilité. Si un déséquilibre se fait jour vous pourrez visualiser ce dernier sur la balance. Si le total des débits n’est pas égal au total des crédits il existe une anomalie.

Peut être avez vous par exemple modifié à mauvais escient une écriture.

Pour trouver facilement la transaction déséquilibrée vous pouvez aller dans Menu principal >> Comptabilité >> Validation du brouillard et cliquer sur le bouton “Contrôler”.

Votre logiciel listera les transactions erronnées.

Il pourra être appelé à placer l’écart débit / crédit dans un compte de type 658000 ou 758000. Vous pourrez retrouver dans le détail de ce compte les opérations à modifier.

Un problème d’affectation

Une balance comptable n’est pas la garantie d’absence d’anomalie comptable. Une balance comptable équilibrée n’est qu’une indication. Il se peut en effet que vous ayez des problèmes d’affectations comptables. C’est à dire que des comptes utilisés soient inappropriés. Les problèmes de mauvaises affectations sont souvent liés à des problèmes de paramétrages.

A titre d’exemple un mauvais paramétrage des comptes comptables liées au catégories de dépenses pourra déboucher sur des imputations erronnées. Assurez vous par conséquent du bon paramétrage sur l’écran Menu principal >> Paramétrages >> Paramétrage >> Catégories. Lors de vos saisies de dépenses l’imputation se fera ainsi correctement.

La recherche de problèmes d’affectation pourra notamment s’effectuer avec la balance. Sur cette dernière isolez et modifiez les transactions mal affectées (en double cliquant sur la ligne concernée).