Comptabilité -

La comptabilité, c’est quoi ?

 

La comptabilité a pour objectif de dresser un panorama de tous les flux financiers liés à une entité ou une entreprise.

Pour tenir une comptabilité on s’appuie sur un plan comptable, c’est-à-dire une liste de comptes comptables qui seront utilisés selon la nature des opérations.

Pour un gestionnaire de location, la tenue d’une comptabilité n’est pas optionnelle. Elle fait partie intégrante de son métier et de ses impératifs.

Le gestionnaire de location peut effectuer une partie du travail de tenue de la comptabilité. Il devra effectuer ce travail en partenariat avec son expert comptable. Ceci à plus forte raison si sa comptabilité possède une tenue un peu plus complexe (ex: comptabilité d’engagement).

 

Le logiciel de gestion locative du logiciel LOCKimmo inclut des fonctionnalités ayant pour objectif de faciliter votre comptabilité. A l’aide de vos saisies, le logiciel générera automatiquement des transactions comptables, que vous pourrez par la suite remettre à votre expert comptable.

 

A noter :

Si vous décidez de préparer votre comptabilité au travers de votre logiciel il faut que vous disposiez d’un minimum de connaissances dans le domaine afin de comprendre les transactions et de maîtriser les éventuelles corrections à apporter sur des transactions.
En cas de besoin pour consolider vos connaissances les équipes LOCKimmo pourront vous proposer des sessions de formation. N’hésitez pas à nous solliciter si vous êtes intéressés.

 

Mettons les mains dans la machine comptable

Le mode de gestion

Deux possibilités existent :

  • Le mode gestion directe,  si vous gérez vos propres locations
  • Le mode ADB / gestion sous mandat

Si vous gérez vos propres locations, sélectionnez le mode “gestion directe” sur votre logiciel. Le mode ADB est  dédié aux professionnels gérant des locations pour le compte de tiers (leurs mandants).

 

Pour savoir si vous utilisez bien le mode qui vous correspond, rendez-vous sur l’écran Menu principal – Paramétrage.

Sur cet écran vous trouverez le mode de gestion adopté.

Ce paramétrage est très important. Il est en effet à la base de votre gestion. Prêtez par conséquent une attention toute particulière à ce dernier.

Les éditions comptables

Le logiciel de gestion locative immobilière vous permet d’imprimer les documents nécessaires à la tenue au suivi d’une comptabilité. Vous pouvez en effet éditer les documents suivants :

 

  • Un grand livre

Pour éditer un grand livre rendez-vous dans Menu principal – Comptabilité – Editions.

Le grand livre reprend l’ensemble des écritures qui figurent dans votre comptabilité. Les mouvements y sont classés par compte comptable.

Vous trouverez par conséquent dans ce document tous vos loyers, qui seront par exemple regroupés sous le compte 706000 ou sous le compte 411 du propriétaire si vous êtes en mode ADB.

Le grand livre est un document détaillé qui sert de base à la création de la balance comptable.

Le grand livre peut rapidement être constitué d’un nombre important de page.

En conclusion le grand livre donne une information détaillée et regroupée par comptes comptables.

La balance comptable donne quant à elle le solde des différents comptes comptables.

 

  • Une balance comptable

Pour éditer une balance comptable rendez-vous dans Comptabilité – Balance comptable

La balance est un document comptable qui reprend l’ensemble des comptes ouverts lors d’un exercice comptable. C’est un état récapitulatif du grand-livre.

La balance comptable est un document qui permet d’avoir une vision synthétique de votre comptabilité.

Elle va notamment permettre à l’administrateur de biens de retrouver les soldes des comptes de ces propriétaires mandants.

D’ailleurs pour se focaliser sur cette information le professionnel de l’immobilier disposera en plus de la balance comptable classique d’une balance des mandants. Cette dernière listera les soldes des différents propriétaires.

 

Comptabilité d’engagement ou de trésorerie

Le logiciel LOCKimmo vous permet de gérer deux modes de comptabilité :

– la comptabilité de trésorerie

– la comptabilité d’engagement

 

La comptabilité de trésorerie

Ce mode de comptabilité est basé sur le principe suivant :  on enregistre dans la comptabilité tous les encaissements et décaissements. C’est à dire qu’on enregistre les entrées et sorties d’argent, ce qui a pour effet de mouvementer votre compte bancaire.

Ce mode de compatibilité est donc relativement simple. Attention toutefois car il n’est pas adapté à tous les gestionnaires. En effet si vous gérez une SCI vérifiez le type de comptabilité exigé. Selon le profil de vos actionnaires,  un autre type de comptabilité pourra ainsi être exigé (ex: présence d’actionnaires personnes morales).

 

La comptabilité d’engagement

Cette comptabilité aussi appelée “comptabilité sur les débits” est un peu plus complexe que la comptabilité de trésorerie. Selon votre contexte de gestion ce type de comptabilité pourra néanmoins s’avérer obligatoire.

Voici la définition de la comptabilité d’engagement : “La comptabilité d’engagement est une méthode d’enregistrement comptable par laquelle les recettes et les dépenses sont comptabilisées lorsqu’elles sont acquises (recettes) ou engagées (dettes) même si elles se rapportent à des opérations qui ne se sont pas dénouées sur le plan financier (payées)”

Comme le montre cette définition, la comptabilité d’engagement se traduira par des transactions lors des mouvements d’argent (ex; lors de l’encaissement d’un loyer) mais également lors de la création de la créance (ex: l’appel de loyer).

Le volume d’écritures comptables est donc plus conséquent en comptabilité d’engagement qu’en comptabilité de trésorerie.

 

Choisir le type de comptabilité dans votre logiciel

En gestion directe le choix du type de comptabilité s’effectue sur la fiche du propriétaire. Allez dans Menu principal – Données –  Propriétaire bailleur / SCI.

Sur cet écran et sur l’onglet comptabilité vous trouverez un menu déroulant permettant le choix de type de comptabilité. 

Sélectionnez le mode approprié pour chaque propriétaire et cliquez sur enregistrer pour sauvegarder ce paramétrage.

A noter : Le choix du mode de tenue de votre comptabilité doit être effectué avant d’effectuer une saisie sur le propriétaire concerné (ex: appel de loyer, encaissement…) Si vous n’avez pas fait ce paramétrage en amont ou s’il est incorrect, annulez et reprenez vos saisies.

 

Le plan comptable

Le plan comptable d’une comptabilité de gestion locative comporte des comptes appelés à être mouvementés plus fréquemment :

  • Les comptes 165 où seront enregistrés les dépôts de garantie
  • Les comptes 411 qui seront spécifiques à vos locataires (si vous êtes en comptabilité d’engagement)
  • Les comptes 419 qui sont liés aux trop perçus de vos locataires
  • Les comptes 512 liés à vos comptes bancaires
  • Les comptes de classe 6 liés à vos dépenses
  • Les comptes 706 pour les recettes liées à vos loyers
  • Les comptes 791 pour les provisions pour charges

Pour visualiser votre plan comptable vous pouvez allez dans votre module gestion locative dans Menu principal – Paramétrage comptable – Plan comptable.

Au-delà de ces comptes comptables liés à la comptabilité générale vous disposez également de comptes analytiques.

La comptabilité analytique est une comptabilité à vocation interne et qui n’est pas liée à des obligations légales. Dans votre cas cette comptabilité servira notamment à matérialiser le compte de vos locataires.

Ces comptes comptables commenceront par un 8. Chacun de vos locataires possédera par exemple un compte 810 qui lui sera propre.

 

La notion de débit et crédit

En comptabilité tout mouvement ou transaction est compensé par un mouvement en sens inverse. C’est d’’ailleurs ce point qui fait dire à certains qu’en comptabilité on arrive toujours à zéro. Dit dans un langage plus comptable on peut dire que le total des débits est toujours égal au total des crédits.

Par convention on a choisi de prendre les notions de « débit » et « crédit » au lieu d’utiliser des « + » et des « – ». Les mouvements comptables sont regroupés par écriture comptable aussi appelée transaction comptable.

Pour mieux comprendre la notion de débit et crédit prenons un exemple simple d’un encaissement de loyer.

Sur une opération de ce type nous aurons une transaction comme celle-ci :

Comme nous pouvons le voir nous avons mouvementé un compte lié à notre compte loyers (le compte 706000) et un compte lié à notre compte bancaire (le compte 512000).

Nous avons aussi mouvementé un compte 791000 qui est le compte lié aux provisions pour charges.

Cette transaction traduit le fait que nous avons débité notre compte bancaire d’un montant de 545 € et que cette somme correspond à un loyer et des provisions pour charges.

Dans ces conditions pourquoi n’avons-nous pas débité le compte de banque 512000 et que nous l’avons crédité. En effet au niveau de notre relevé de compte bancaire ces 545 € apparaîtront bien au crédit de notre compte bancaire.

Ceci s’explique par le fait que le relevé de compte bancaire que nous recevons de notre banque est un extrait de la comptabilité de notre banque. Notre propre comptabilité est donc le reflet inverse de cette comptabilité. C’est pourquoi un crédit au niveau de notre compte bancaire correspondra par un effet de miroir à un débit dans notre propre comptabilité.

Ceci explique par conséquent le débit de 545 € sur la ligne du compte 512000.

Une transaction comptable étant toujours équilibrée nous avons mouvementé au crédit le compte 706000. Ceci nous permet de traduire comptablement parlant le fait que nous avons encaissé 500 € de loyer.

Nous avons également mouvementé au crédit le compte 791000 ce crédit matérialisant le fait que le paiement de 545 € incluait 45 € de provisions pour charges

Au final on a donc un montant total des débits qui est égal au montant total des crédits. Notre transaction est donc correcte.

A retenir :

– notre comptabilité est le reflet inverse de notre compte bancaire. Un débit à la banque correspondra par conséquent à un crédit sur un compte de banque dans notre comptabilité et inversement

– une transaction comptable doit obligatoirement être équilibrée c’est-à-dire que le total des débits doit être égal au total des crédits.

 

Comme évoqué plus haut la tenue d’une comptabilité correcte implique le suivi de cette dernière. Deux anomalies peuvent notamment se glisser dans votre gestion. Voici des explications concernant ces dernières.

 

Une différence entre le total des débits et le total des crédits

 

Pour respecter la logique comptable le total des débit doit être strictement égal au total des crédits au niveau de votre comptabilité. Si un déséquilibre se fait jour vous pourrez visualiser ce dernier sur la balance. Si le total des débits n’est pas égal au total des crédits il existe une anomalie.

Peut être avez vous par exemple modifié à mauvais escient une écriture.

Pour trouver facilement la transaction déséquilibrée vous pouvez aller dans Menu principal >> Comptabilité >> Validation du brouillard et cliquer sur le bouton “Contrôler”.

Votre logiciel listera les transactions erronnées.

Il pourra être appelé à placer l’écart débit / crédit dans un compte de type 658000 ou 758000. Vous pourrez retrouver dans le détail de ce compte les opérations à modifier.

 

Un problème d’affectation

Une balance comptable n’est pas la garantie d’absence d’anomalie comptable. Une balance comptable équilibrée n’est qu’une indication. Il se peut en effet que vous ayez des problèmes d’affectations comptables. C’est à dire que des comptes utilisés soient inappropriés. Les problèmes de mauvaises affectations sont souvent liés à des problèmes de paramétrages.

 

A titre d’exemple un mauvais paramétrage des comptes comptables liées au catégories de dépenses pourra déboucher sur des imputations erronnées. Assurez vous par conséquent du bon paramétrage sur l’écran Menu principal >> Paramétrages >> Paramétrage >> Catégories. Lors de vos saisies de dépenses l’imputation se fera ainsi correctement.

 

La recherche de problèmes d’affectation pourra notamment s’effectuer avec la balance. Sur cette dernière isolez et modifiez les transactions mal affectées (en double cliquant sur la ligne concernée).

Détecter les erreurs de comptabilisation

Afin d’obtenir une comptabilité correcte vous devez effectuer un suivi régulier. Deux anomalies peuvent tout de même se glisser dans votre gestion.

 

  • Une différence entre le total des débits et celui des crédits

Le total des débit doit être strictement égal au total des crédits au niveau de votre comptabilité. Si un déséquilibre se fait, vous pourrez visualiser ce dernier sur la balance. Si le total des débits n’est pas égal au total des crédits, il existe une anomalie.

Pour trouver facilement la transaction déséquilibrée vous pouvez aller dans Menu principal – Comptabilité – Validation du brouillard et cliquez sur le bouton “Contrôler”. Votre logiciel listera les transactions erronées.

Il pourra être appelé à placer l’écart débit / crédit dans un compte de type 658000 ou 758000. Vous pourrez retrouver dans le détail de ce compte les opérations à modifier.

 

  • Un problème d’affectation

Une balance comptable n’est pas la garantie d’absence d’anomalie comptable, mais plutôt une indication. Il se peut en effet que vous ayez des problèmes d’affectations comptables, c’est-à-dire que des comptes utilisés soient inappropriés. Les problèmes de mauvaises affectations sont souvent liés à des problèmes de paramétrages.

Par exemple un mauvais paramétrage des comptes comptables liés au catégories de dépenses pourra déboucher sur des imputations erronées.

Assurez vous donc du bon paramétrage sur l’écran Paramétrages – Catégories. Lors de vos saisies de dépenses l’imputation se fera ainsi correctement.

La recherche de problèmes d’affectation pourra s’effectuer avec la balance. Sur cette dernière isolez et modifiez les transactions mal affectées (en double cliquant sur la ligne concernée).

Appel de loyers

 

L’une des étapes récurrentes de votre activité de gestion locative va être le lancement de vos appels de loyers.Ceux-ci correspondent à la prise en compte du fait que votre locataire doit vous payer un loyer. Les appels de loyers sont obligatoires pour être en mesure de saisir ensuite des encaissements. Pour leur préparation les appels de loyers se baseront sur les données présentes sur l’écran fiche bail (ex: montant du loyer).

L’appel de loyer s’effectue sur l’écran Menu principal – Loyers et factures – Appel de loyer dans votre logiciel immobilier PC ou en allant dans Loyers / factures – appels de loyers dans votre logiciel de gestion locative lockimmo.net.

Cet écran vous permettra de lancer les appels mensuels et les appels trimestriels. Le processus de lancement d’appel se décompose en 4 étapes :

– la sélection des loyers à appeler

– le lancement des appels

– la génération des imprimés

– la validation des appels de loyers

Il est important d’aller jusqu’au bout de ces 4 étapes pour avoir une campagne d’appels de loyers correcte.

Sélection des loyers à appeler

Plusieurs sélections sont possibles sur l’écran appel de loyer

En fonction de votre nombre de locations ou de vos méthodes de travail vous pourrez sélectionner l’option la plus adaptée:

– soit appeler les loyers de tous les baux actifs.

– soit appeler les loyers des locataires

– soit appeler le loyer d’un groupe de contrat de baux

Comme on peut le voir l’écran appel de loyer renvoie à la notion de bail actif. Un bail est considéré comme actif si on a dépassé sa date de début et que l’on n’a pas encore dépassé sa date de fin.

Un bail considéré comme non actif (ex: date de fin dépassée ou date de début dans le futur) ne sera pas concerné par les appels de loyers. Si vous ne trouvez pas un loyer dans vos appels regardez en premier ce point. Il explique à lui seul une bonne partie des loyers non lancés.

 

Appels spécifiques

Au delà des appels de loyers classiques vous pouvez souhaiter lancer des appels complémentaires ou gérer de façon spécifique les appels de loyers liés à certains dossiers.

Pour vous apporter la souplesse nécessaire pour ces avis d’échéances vous pouvez utiliser l’écran Menu principal – Loyers et factures –  Appel spécifique dans votre logiciel de gestion locative PC ou bien encore aller dans Loyers / factures – appel de loyer spécifique dans votre logiciel immobilier LOCKimmo.net.

Cet écran vous permettra de lancer des appels pour la période souhaitée en en définissant intégralement le contenu.

Dans la partie haute de l’écran sélectionnez le propriétaire ou directement le contrat de bail

Précisez la date de début et de fin de la période concernée par l’appel

Ajoutez si vous le souhaitez des messages qui viendront d’imprimer dans le document généré.

Ajoutez ensuite les lignes de votre appel

Pour ajouter des lignes cliquez sur le bouton + à droite du tableau

Modifiez ces lignes en cliquant sur le stylo

Supprimez éventuellement vos lignes avec la croix rouge

Une fois votre appel préparé cliquez sur le bouton “Appeler le loyer” en bas de l’écran.

Votre appel de loyer s’imprimera ou se générera sous la forme d’un fichier PDF.

Une fois votre loyer généré il pourra faire l’objet d’un encaissement sur votre écran d’encaissement de loyers.

 

Les étapes d’un appel de loyer

Lancement de l’appel de loyer

Le processus de création des loyers se lance Selon le volume de votre parc ce traitement pourra être assez long. Il est important de laisser votre logiciel aller jusqu’au terme de son processus et ne pas l’arrêter en cours de route.

Si vous êtes utilisateur du logiciel immobilier full web LOCKimmo.net c’est un robot qui se chargera du lancement de vos appels de loyers. Une fois son travail effectué ce dernier vous enverra un e-mail récapitulant le travail effectué.

Lors de cette phase de création des appels votre logiciel ira rechercher les informations sur vos contrats de baux (ex: montant du loyer). Il vérifiera si des révisions sont à opérer sur le montant des loyers (ex: recherche de la date de prochaine révision sur la fiche bail).

Si des révisions de loyers sont à opérer il calculera le montant de la révision en fonction des paramètres de la fiche bail.

Enfin il alimentera les données qui aparaîtront par la suite sur l’écran encaissement.

Au terme de cette étape le logiciel vous proposera de visualiser les appels de loyers.

Génération des imprimés

Si vous le désirez le logiciel immobilier PC affichera la prévisualisation des appels de loyers. Il vous présentera ces derniers sous deux formats différents:

– d’abord l’imprimé sous format 3 tiers

– ensuite l’imprimé appel de loyer

 

L’imprimé 3 tiers

Le premier document généré par le logiciel est un document appelé 3 tiers. Il se décompose en:

– une partie quittance en haut de l’imprimé

– une partie appel de loyer au milieu

– un bordereau à joindre au règlement en bas de l’imprimé

Ce document est particulièrement intéressant de par le fait qu’il reprend sur un seul et même imprimé la quittance et l’appel de loyer. Il n’est toutefois pertinent que si le loyer précédent a été intégralement réglé par le locataire. Ce n’est en effet que dans ce cas que le bloc quittance en haut du document sera alimenté.

Si le paiement précédent n’a réglé que partiellement le loyer précédent c’est un reçu qui s’imprimera sur le document.

 

L’imprimé appel de loyer

Le deuxième imprimé ne reprend quant à lui que l’appel de loyer.

Dans une version full web lockimmo.net c’est l’imprimé appel de loyer qui vous sera proposé.

 

Comment arrondir une révision de loyer ?

Il arrive souvent que le calcul d’une révision de loyer ne donne pas un loyer possédant un montant fixe et sans virgule. Par commodité et dans ce type de situation il peut être intéressant d’arrondir le montant du nouveau loyer. Pour effectuer cette opération et une fois le loyer révisé vous pouvez aller dans Menu principal – Contrats de baux – Liste de baux –   Fiche bail et modifier le montant du loyer. Cliquez sur enregistrer. C’est ce montant qui sera à présent pris en compte pour les appels de loyers.

Révision automatique de loyer

Vous précisez sur votre contrat de bail l’indice à utiliser pour les futures révisions (ex: IRL du 2ème trimestre). Lors de vos appels de loyers LOCKimmo gestion locative vérifie si un loyer nécessite une révision.

Si un loyer est à réviser LOCKimmo récupère les valeurs d’indices sur Internet. Il calcule la révision et la mentionne sur l’appel de loyer. Il vous permet également d’imprimer un courrier explicatif. Bien évidemment vous êtes libre d’annuler cette révision ou encore de la réaliser manuellement.

Quittance de loyer

L’appel de loyer n’est pas à confondre avec la quittance de loyer. L’appel de loyer est un document destiné à demander au locataire le paiement d’une somme. La quittance de loyer est quant à elle un document qui vient confirmer que le loyer a été payé dans sa totalité par le locataire.

Les deux documents sont donc différents et à ne pas confondre. Leur vocation est différente.

Nous venons de voir comment effectuer un appel de loyer. Une fois le loyer encaissé et s’il est payé en totalité la quittance de loyer sera imprimée sur l’écran encaissement.

Une fois la quittance générée elle pourra être envoyée au locataire par e-mail ou imprimée pour un envoi par courrier postal.

 

Envoi automatique des quittances et appels de loyers

LOCKimmo vous offre une fonctionnalité vous permettant de gagner du temps et de l’argent lors de l’envoi de vos quittances et appels de loyers. Pour utiliser cette fonctionnalité au quotidien renseignez l’adresse e-mail de vos locataires en allant dans Accueil  – Locataires – Fiche locataire et cochez la case “Accepte les envois par e-mail”.

 

Les encaissements

 

Encaissements

Une fois les appels de loyers effectués votre locataire est informé de ce qu’il doit vous payer.  Vient alors l’étape de l’encaissement de loyers.

Plusieurs possibilités vous sont offertes pour assurer l’encaissement de vos loyers. Le choix dépendra de la situation

– l’encaissement express. Vous allez pouvoir utiliser cette fonctionnalité pour enregistrer le paiement d’un locataire. Cet écran vous permettra également de gérer les cas particuliers (ex: réductions de loyers, paiements venant de l’assurance loyers impayés…).

– l’encaissement en masse pour enregistrez en une seule opération plusieurs paiements de locataires. Cet écran vous permettra normalement d’encaisser en une seule opération un grand nombre de paiements. Cet écran peut être particulièrement intéressant pour enregistrer vos paiements par prélèvements bancaires SEPA.

 

Encaissement express

La première possibilité offerte par le module gestion locative pour l’enregistrement des encaissements est l’écran Accueil –  Encaissement – Encaissement express sur votre logiciel PC ou dans Encaissements – Encaissement express sur votre logiciel immobilier LOCKimmo.net.

Cet écran est adapté pour l’enregistrement des encaissements unitaires. C’est à dire dossier par dossier. Pour utiliser cet écran et dans un premier temps sélectionnez le locataire pour lequel vous souhaitez réaliser un encaissement. Précisez les informations complémentaires (ex: date du paiement, référence du paiement avec par exemple le numéro du chèque).

Une fois le locataire sélectionné le tableau présent au centre de l’écran listera toutes les sommes dues par le locataire.

 

Enregistrement de l’encaissement

Pour enregistrer un encaissement plusieurs possibilités vous sont offertes:

  • Payer par chèque
  • Payer par virement
  • Payer par espèces
  • Payer par prélèvements

Ventilez votre paiement

Il arrive parfois qu’un locataire ait une dette de plusieurs échéances de loyers. Dans ce cas le paiement enregistré soldera par défaut les échéances les plus anciennes. Une fois le montant du paiement saisi vous pourrez ainsi constater que votre logiciel de gestion locative ventilera cette somme dans la colonne paiement du tableau.

Sachez que cette ventilation réalisée automatiquement par le logiciel peut être modifiée. Ainsi le contenu de la colonne paiement de votre tableau peut être modifiée manuellement. Vous avez ainsi la liberté d’affecter votre paiement aux éléments que vous souhaitez (ex: un appel de loyer, un dépôt de garantie, un transfert de dépenses…).

Vous utilisez ainsi le paiement de votre locataire pour régler ce que vous souhaitez

Trop perçu

Si votre locataire paie plus que ce qu’il vous doit (ex: un paiement de 500 € pour un loyer de 480 €) dans ce cas votre logiciel vous générera automatiquement un trop perçu. Un trop perçu est une somme qui pourra par la suite être utilisée pour payer un futur loyer.

Ce trop perçu pourra aussi faire l’objet d’un remboursement au locataire.

 

Encaissement en masse

Au delà de l’encaissement express votre logiciel vous offre également la possibilité d’enregistrer des paiements en masse. Ce type de paiements vous permettra de valider les encaissements de plus dossiers locataires en même temps. Ceci sera particulièrement pratique pour les enregistrements de campagnes de prélèvements bancaires ou bien encore pour l’encaissements de paiements CAF.

Pour enregistrer ce type de paiement allez dans Accueil –  Encaissement – Encaissement en masse dans votre logiciel de gestion locative PC ou dans Encaissement – encaissement en masse dans votre logiciel immobilier LOCKimmo.net.

Sélectionnez en haut de l’écran la période pour laquelle vous souhaitez enregistrer des paiements. Votre logiciel listera alors tous les éléments à régler sur cette période.

Modifiez les montants payés par votre locataires si besoin en fonction des sommes effectivement reçues.

Cliquez ensuite sur Encaisser pour valider vos paiements.

 

Dépôt de garantie et Solde de tout compte 

 

 

Qu’est-ce que le dépôt de garantie ?

Au moment de son arrivée dans une location le locataire verse un dépôt de garantie. Le propriétaire de la location exige en général cette condition même si celle ci n’a rien d’obligatoire.

Ce dépôt de garantie a vocation à couvrir les éventuels manquements du locataire à ses engagements (ex: loyers impayés, dégradations dans la location…).

Le montant du dépôt de garantie n’est pas forcément fixé librement. Ce montant peut être fixé par la loi. Ainsi pour une location d’habitation classique il devra par exemple correspondre à un mois de loyer au maximum.

Les modalités de la restitution du dépôt de garantie sont elles aussi encadrées et fixées par la loi.

Au départ du locataire le dépôt de garantie pourra servir à couvrir les réparations d’éventuelles dégradations que le locataire aurait laissé au moment de son départ. Le dépôt de garantie peut également servir à couvrir d’éventuelles dépenses d’entretien qui n’auraient pas été assurées par le locataire, et aussi couvrir les arriérés de loyers, les charges locatives et régularisations de charges non réglées par le locataire sortant.

Si des dépenses sont à engager pour des réparations ces dernières doivent être dûment justifiées.

Au moment de son départ le locataire doit se voir restituer son dépôt de garantie déduction faite de tous ces éléments.

 

Comment saisir une reprise de solde de loyers

Lors des premières utilisation de votre logiciel de gestion locative vous pourrez être appelé à reprendre le solde d’un locataire qui ne serait pas à jour du paiement de ses loyers.

Pour enregistrer facilement le solde du compte de ce locataire nous vous conseillons d’utiliser un appel spécifique Afin de procéder à cette opération allez dans Accueil – Loyers et factures –  Appel spécifique.

Sélectionnez: – votre compte propriétaire – le contrat de bail – précisez un libellé (ex: reprise de solde 2009) et validez en cliquant sur le bouton « appeler les loyers »

Grâce à cette méthode vous serez en mesure de gérer cette reprise de solde comme un loyer classique et profiterez ainsi des possibilité offerte au niveau des encaissements et encaissements à répartir.

 

Solde de tout compte – La restitution du dépôt de garantie

Au moment du départ du locataire plusieurs situations peuvent se présenter. On peut en effet avoir :

  • Un locataire à jour de ses loyers et qui devra donc être remboursé de la totalité de son dépôt de garantie.
  • Un locataire à jour de ses loyers mais ayant des déductions du fait par exemple de dégradations locatives(ex : peintures, moquettes abîmées…).
  • Un locataire ayant des loyers impayés

 

En résumé

En résumé voici les questions à se poser au moment d’un solde de tout compte locataire :

  • Est-ce que le dépôt de garantie avait été correctement saisi initialement ? Si çà n’est pas le cas il convient de le saisir à la bonne date
  • Est-ce qu’il y a des retenues à opérer au moment du solde de tout compte ? Exemple : conservation d’une partie du dépôt de garantie pour payer des artisans effectuant des réparations.
  • S’il y a des retenues qui doit les conserver ? Le propriétaire ou le locataire ?
  • Est-ce qu’il existe des impayés de loyers ou de factures au moment du départ du locataire ?

 

Vous désirez plus d’explications ? Retrouvez la plaquette explicative complète dédiée à ce sujet. Pour cela, connectez-vous sur votre Lockimmo.net, rendez-vous  sur “Votre compte” puis dans l’onglet “Formation et Documentations”.