Appel de loyers

L’une des étapes récurrentes de votre activité de gestion locative va être le lancement de vos appels de loyers. Les appels de loyers correspondent à la prise en compte du fait que votre locataire doit vous payer un loyer. Les appels de loyers sont obligatoires pour être en mesure de saisir ensuite des encaissements. Pour leur préparation les appels de loyers se baseront sur les données présentes sur l’écran fiche bail (ex: montant du loyer)

 

Préparation des appels

Si vous possédez un parc de locations conséquent ou si vous souhaitez faire un bilan avant le lancement de vos appels de loyers vous pouvez utiliser

l’écran Menu principal >> Saisies >> Préparation des appels

Cette étape de préparation des appels est optionnelle. Toutefois elle vous donnera des indications concernant les appels à lancer.

Vous pourrez ainsi visualiser le nombre d’appels, le montant total, ou bien encore les loyers appelés à être révisés.

Pour lancer la préparation des appels sélectionnez la période appelée avec le menu déroulant année et le menu déroulant mois

Sélectionnez ensuite le propriétaire ou laissez la sélection sur tous les propriétaires

Cliquez sur le bouton préparation

Un traitement se lancera et vous donnera les appels destinés à être lancés

Si une échéance est à modifier il ne vous restera plus qu’à aller sur le contrat de bail pour modifier les éléments (ex: date de prochaine révision, montant des provisions pour charges…).

 

Appels spécifiques

Au delà des appels de loyers classiques vous pouvez souhaiter lancer des appels complémentaires ou gérer de façon spécifique les appels de loyers liés à certains dossiers.

Pour vous apporter la souplesse nécessaire pour ces avis d’échéances vous pouvez utiliser l’écran Menu principal >> Saisies >> Appel spécifique

Cet écran vous permettra de lancer des appels pour la période souhaitée en en définissant intégralement le contenu.

Dans la partie haute de l’écran sélectionnez le propriétaire ou directement le contrat de bail

Précisez la date de début et de fin de la période concernée par l’appel

Ajoutez si vous le souhaitez des messages qui viendront d’imprimer dans le document généré.

Ajoutez ensuite les lignes de votre appel

Pour ajouter des lignes cliquez sur le bouton + à droite du tableau

Modifiez ces lignes en cliquant sur le stylo

Supprimez éventuellement vos lignes avec la croix rouge

Une fois votre appel préparé cliquez sur le bouton “Valider” en bas de l’écran.

Votre appel de loyer s’imprimera

Vous pourrrez alors le retrouver sur l’écran encaissements.

 

Graphique des loyers

Après le lancement de vos appels de loyers et lors de votre retour sur l’écran d’accueil du module gestion locative vous pourrez

visualiser sur le graphique situation des loyers les appels lancés

Comme vous pourrez le contacter les appels apparaissent pas défaut en rouge

Une fois ces derniers réglés leur couleur passe au jaune

L’écran d’accueil vous fourni par conséquent une information relative aux loyers restants à encaisser

Si vous souhaitez obtenir le détail de ces appels lancés / encaissés vous disposez d’un lien “détail” en bas du graphique.

Appel de loyer

L’appel de loyer s’effectue sur l’écran Menu principal >> Saisies >> Appel de loyer

Cet écran vous permettra de lancer les appels mensuels et les appels trimestriels. Pour les appels liés à une autre périodicité il faudra utiliser l’écran Menu principal >> Saisies >> Appel spécifique.

Le processus de lancement d’appel se décompose en 4 étapes :

– la sélection des loyers à appeler

– le lancement des appels

– la génération des imprimés

– la validation des appels de loyers

Il est important d’aller jusqu’au bout de ces 4 étapes pour avoir une campagne d’appels de loyers correcte.

Sélection des loyers à appeler

Plusieurs sélections sont possibles sur l’écran appel de loyer

En fonction de votre nombre de locations ou de vos méthodes de travail vous pourrez sélectionner l’option la plus adaptée:

– soit appeler les loyers de tous les baux actifs.

– soit appeler les loyers des locataires d’un propriétaire

– soit appeler le loyer d’un contrat de bail particulier

– ou bien encore appeler les loyers d’une sélection de contrats.

Comme on peut le voir l’écran appel de loyer renvoie à la notion de bail actif. Un bail est considéré comme actif si on a dépassé sa date de début et que l’on n’a pas encore dépassé sa date de fin.

A titre d’exemple un contrat de bail ayant débuté le 15/01/2015 ne sera considéré comme  actif que pour les appels de loyers de février 2015.

Pour la période 15/01/2015 -> 31/01/2015 l’appel de loyer sera à lancer directement sur la fiche bail en cliquant sur le lien “arrivée du locataire” à droite de l’écran

La logique est d’ailleurs la même au moment du départ du locataire. Un locataire terminant sa location au 15/03/2015. Un locataire dont la date de fin du contrat de bail sera donc fixée au 15/03/2015 ne sera pas considéré comme actif pour l’appel du mois de mars 2015. L’appel de ce dernier loyer sera à effectuer directement sur la fiche bail en cliquant sur le lien “départ du locataire” à droite de l’écran.

La règle que l’on peut tirer de cette notion de bail actif est que dès qu’un loyer n’est pas visible dans la liste des baux actifs sur l’écran Menu principal >> Saisies >> Appel de loyers il faut aller vérifier les dates de début et de fin sur le contrat de bail. En général ces dates expliquent que le bail ne soit pas considéré comme actif.

Le lancement de l’appel

Une fois la sélection des contrats de baux réalisée cliquez sur le bouton “appeler les loyers”

Le processus de création des loyers se lancera. Selon le volume de votre parc ce traitement pourra être assez long. Il est important de laisser votre logiciel aller jusqu’au terme de son processus. Il ne faut donc pas l’arrêter en cours de route.

Lors de cette phase de création des appels votre logiciel ira rechercher les informations sur vos contrats de baux (ex: montant du loyer). Il vérifiera si des révisions sont à opérer sur le montant des loyers (ex: recherche de la date de prochaine révision sur la fiche bail).

Si des révisions sont à opérer il calculera le montant de la révision en fonction des paramètres de la fiche bail.

Enfin il alimentera les données qui aparaîtront par la suite sur l’écran encaissement.

Au terme de cette étape le logiciel vous proposera de visualiser les appels de loyers

Génération des imprimés

Si vous le désirez le logiciel affichera la prévisualisation des appels de loyers. Il vous présentera ces derniers sous deux formats différents:

– d’abord l’imprimé sous format 3 tiers

– ensuite l’imprimé appel de loyer

L’imprimé 3 tiers

Le premier document généré par le logiciel est un document appelé 3 tiers. Il se décompose en:

– une partie quittance en haut de l’imprimé

– une partie appel de loyer au milieu

– un bordereau à joindre au règlement en bas de l’imprimé

Ce document est particulièrement intéressant de par le fait qu’il reprend sur un seul et même imprimé la quittance et l’appel de loyer. Il n’est toutefois pertinent que si le loyer précédent a été intégralement réglé par le locataire. Ce n’est en effet que dans ce cas que le bloc quittance en haut du document sera alimenté.

Si le paiement précédent n’a réglé que partiellement le loyer précédent c’est un reçu qui s’imprimera sur le document.

L’imprimé appel de loyer

Le deuxième imprimé ne reprend quant à lui que l’appel de loyer. Comme vous pourrez le constater les sommes à payer mentionnées sur l’appel de loyer

correspondent au détail du loyer présent sur l’onglet “Loyer” de la fiche bail.

Si vous regardez précisément le document appel de loyer vous pourrez voir des étoiles jaunes à côté des libellés de lignes.

Ces étoiles permettent de voir que le libellé de la ligne est modifiable.

Si vous souhaitez personnaliser ce libellé cliquez une fois sur ce dernier

Une fenêtre de modification comme celle ci s’ouvrira

Les modifications enregistrées seront visualisables à la réimpression du document.

Le coupon règlement

Comme vous pourrez le constater en bas du document appel de loyer un coupon sera automatiquement ajouté que le locataire pourra utiliser pour son règlement

Le contenu de ce coupon pourra différer selon les locataires. En effet il s’imprimera différement selon le mode de règlement du loyer.

Pour personnaliser le mode du règlement du locataire et donc l’affichage du coupon allez dans

Menu principal >> Données >> Contrat de baux

Sur la fiche bail allez sur l’onglet “Autres infos”

En bas de cet onglet sélectionnez le mode de paiement normalement utilisé par le locataire.

Validation des appels de loyers

Une fois les appels de loyers lancés votre écran Saisies – Appels de loyers liste les appels effectués. Il est alors important de valider ces derniers notamment pour que les transactions comptables liées soient correctement enregistrées.

Avant de cliquer sur le bouton valider vous pouvez toutefois:

– modifier un ou plusieurs loyers en cliquant sur le stylo présent à droite de l’écran

– supprimer un appel en cliquant sur la croix rouge

– réimprimer un appel ou toute la campagne d’appels en cliquant sur le bouton imprimante

– envoyer les appels par e-mails en cliquant sur le bouton envoi par e-mail

Finaliser toujours la saisie sur cet écran en cliquant sur le bouton valider

Si vous décidez de ne pas valider les appels supprimez ces derniers.

D’un point de vue comptable les écritures générées par votre logiciel pourront différer selon le mode de tenue de votre comptabilité ( comptabilité de trésorerie ou d’engagement).

 

 

Comptabilisation d’un appel en comptabilité de trésorerie

 

En mode comptabilité de trésorerie et comme nous avons pu le voir l’appel de loyer ne générera pas de transaction comptable en comptabilité générale. Nous n’aurons en fait une écriture que dans la comptabilité analytique. C’est à dire une écriture qui permettra de préciser que le locataire nous doit une somme. Nous aurons ainsi une transaction de ce type

Comme on peut le constater le compte 820000 – Quittancement sera mouvementé pour le montant du loyer

Le compte 81 lié à notre locataire sera également mouvementé pour le montant du loyer.

 

Si nous allons sur la fiche du locataire dans Menu principal >> Données >> Fiche locataire et sur l’onglet comptabilité. Nous pourrons d’ailleurs constater que le compte comptable analytique lié à notre locataire DUFOUR est bien le 81000005

C’est donc ce compte qui est utilisé au niveau de la transaction.

 

 

Comptabilisation d’un appel en comptabilité d’engagement

 

D’un point de vue comptabilité d’engagement la transaction comptable sera différente. Sur le même dossier que celui évoqué plus haut nous aurons en effet une transaction comptable comme celle ci :

Sur cette dernière et d’un point de vue comptabilité analytique nous retrouverons le compte 81 de notre locataire et le mouvement sur le compte 82

 

Toutefois d’un point de vue comptabilité générale nous aurons bien une écriture mouvementant:

– le compte locataire 4111-00005 – Locat DUFOUR pour préciser que le locataire nous doit les 545,76 €

– le compte de recette 706000 – loyers

– le compte 791000 – provisions pour charges pour la partie provisions

 

Le compte 4111-00005 sera par la suite mouvementé lors de l’encaissement de ce loyer ce dernier se retrouvant ainsi soldé. On aura ainsi:

– un débit du 4111-00005 au moment de l’appel de loyer

– un crédit de ce même compte au moment de l’encaissement (la contrepartie étant notre compte 512)

 

Comme on peut le constater sur cet exemple le mode de tenue de la comptabilité est très important pour le bon déroulement de la génération des transactions comptables.

 

Imprimer une date d’échéance sur vos appels de loyers

LOCKimmo vous permet d’imprimer une date d’échéance sur vos appels de loyers. Pour permettre cette impression il vous suffit de paramétrer les imprimés de votre propriétaire. Afin d’effectuer cette opération allez dans Fichier – imprimés propriétaires. Une fois sur cet écran sélectionnez votre propriétaire à l’aide des jumelles présentes en haut de l’écran.

Cochez ensuite la case « imprimer la date d’échéance sur les appels ». Validez en cliquant sur le bouton enregistrer en bas de l’écran.

Détermination de la date d’échéance

Le calcul de la date d’échéance sera effectué automatiquement par votre logiciel. Pour effectuer cette opération LOCKimmo se basera sur la période de l’appel de loyer (ex: le mois ou le trimestre).

Afin de déterminer le jour de cette date d’échéance LOCKimmo utilisera aussi le champ « appels de loyers enregistrés le XX du mois » présent sur la fiche bail (données – fiche bail) sur l’onglet « infos complémentaires » en bas de l’écran.

 

Les indices de révision des loyers

Indice de référence des loyers (IRL)

L’indice de référence des loyers (IRL) sert de base pour la révision des loyers des logements soumis à la loi du 6 juillet 1989, ainsi que pour la révision des loyers des locations meublées.

Il fixe les plafonds des augmentations annuelles des loyers que peuvent exiger les propriétaires de leurs locataires.

Indice des loyers commerciaux (ILC)

L’indice des loyers commerciaux a été créé afin de limiter les révisions conséquentes induites par l’augmentation de l’indice du coût de la construction (+32% entre 2000 et 2006).
Cet indice est composé de 3 indices : l’indice des prix à la consommation (IPC pour 50 %), l’indice du coût de la construction (ICC pour 25 %) et l’indice du chiffre d’affaires du commerce de détail en valeur (ICAV pour 25 %).

La loi de modernisation de l’économie qui l’a institué autorise l’application de cet indice pour les nouveaux baux commerciaux ou pour la révision annuelle ou triennale des baux en cours.

Indice du coût de la construction (ICC)

L’indice du coût de la construction (ICC) permet de suivre l’évolution des prix des marchés de construction des logements neufs.
Les opérations de réhabilitation et les travaux d’entretien ne sont pas pris en compte pour le calcul de cet indice.
Cet indice est notamment utilisé pour la revalorisation de certains baux commerciaux

Indice ILAT : indice des loyers des activités tertiaires

Petit dernier des grands indices permettant la révision des loyers de locations de bureaux ou de locations de locaux pour professions libérales découvrez les valeurs de cet indice en cliquant ici.

 

Comment arrondir une révision de loyer ?

Il arrive souvent que le calcul d’une révision de loyer ne donne pas un loyer possédant un montant fixe et sans virgule. Par commodité et dans ce type de situation il peut être intéressant d’arrondir le montant du nouveau loyer. Pour effectuer cette opération et une fois le loyer révisé vous pouvez aller dans Menu principal – Données – Fiche bail et modifier le montant du loyer Cliquez sur enregistrer C’est ce montant qui sera à présent pris en compte pour les appels de loyers.

Révision automatique de loyer

Vous précisez sur votre contrat de bail l’indice à utiliser pour les futures révisions (ex: IRL du 2ème trimestre)

Lors de vos appels de loyers LOCKimmo gestion locative vérifie si un loyer nécessite une révision.

Si un loyer est à réviser LOCKimmo récupère les valeurs d’indices sur Internet. Il calcule la révision et la mentionne sur l’appel de loyer. Il vous permet également d’imprimer un courrier explicatif. Bien évidemment vous êtes libre d’annuler cette révision ou encore de la réaliser manuellement.

 

 

Quittance de loyer


Validez le paiement de votre locataire dans votre logiciel.Si le loyer est intégralement réglé LOCKimmo vous proposera alors d’éditer une quittance de loyer


Lancez la prévisualisation du document. LOCKimmo vous propose alors d’expédier la quittance de loyer.


Votre locataire reçoit sa quittance de loyer dans sa boîte e-mail ou dispose d’un lien vers un site sécurisé où il pourra récupérer sa quittance.

 

Profitez de l’envoi automatique de vos quittances et appels de loyers

LOCKimmo vous offre une fonctionnalité vous permettant de gagner du temps et de l’argent lors de l’envoi de vos quittances et appels de loyers. Pour utiliser cette fonctionnalité au quotidien renseignez l’adresse e-mail de vos locataires en allant dans Données – Fiche locataire à partir du menu principal.

Sélectionnez votre locataire grâce aux jumelles présentes en haut de l’écran. Saisissez l’adresse e-mail et validez en cliquant sur enregistrer.

Une fois spécifiée l’adresse de votre locataire LOCKimmo vous proposera de lui envoyer automatiquement des documents. Pour profiter de cette fonctionnalité et lors de vos encaissements et appels de loyers cliquez sur « oui » lorsque le logiciel vous proposera de prévisualiser les imprimés.

Cette action ajoutera ces documents à la liste des documents à envoyer. Vous retrouverez cette liste en allant dans Web – Envoi de documents à partir du menu principal.

Afin de procéder à l’envoi des documents allez sur cet écran. Cochez la case « A envoyer » en face des documents à expédier. Si vous le souhaitez un bouton visualiser présent en bas à gauche de l’écran vous permettra d’afficher les documents à expédier.

Une fois les cases « à envoyer cochées » cliquez sur le bouton « Envoyer ». Les documents seront alors automatiquement transmis à vos contacts.

Lors de votre première utilisation de cette fonctionnalité n’hésitez pas à utiliser votre adresse e-mail à la place du locataire afin de recevoir le mail sur votre messagerie et afin de valider le bon fonctionnement de la procédure.