Encaissements

Une fois les appels de loyers effectués vient l’étape de leur encaissement.

Plusieurs possibilités vous sont offertes pour assurer l’encaissement de vos loyers:

– l’encaissement dossier par dossier c’est à dire l’encaissement locataire par locataire

– l’encaissement en masse c’est à dire l’encaissement de plusieurs dossiers en même temps.

 

Encaissement express

La première possibilité offerte par le module gestion locative pour l’enregistrement des encaissements est l’écran Menu principal >> Encaissement >> Encaissement express

Cet écran est adapté pour l’enregistrement des encaissements unitaires. C’est à dire dossier par dossier.

Pour utiliser cet écran et dans un premier temps sélectionnez le locataire pour lequel vous souhaitez réaliser un encaissement

Vous avez la possibilité de sélectionner ce dernier directement dans le menu déroulant locataire ou bien par le biais de la loupe présente à côté du menu déroulant

Une fois le locataire sélectionné le tableau présent au centre de l’écran listera toutes les sommes dues par le locataire

Comme vous pourrez le constater sur chaque ligne vous trouverez le montant initial de la créance et la somme restant due sur cette dernière.

Enregistrement de l’encaissement

Pour enregistrer un encaissement plusieurs possibilités vous sont offertes:

– payer en totalité une ligne

– payer en totalité la première ligne

– payer en totalité toutes les lignes

– ventiler manuellement un paiement sur une ou plusieurs lignes

– enregistrer un paiement aver un trop perçu

– enregistrer un paiement portant uniquement sur des provisions ou des loyers

Voyons plus précisément ces différentes méthodes de saisies

Payer en totalité une ligne

Lorsque vous souhaitez enregistrer un paiement réglant en totalité une ligne à payer présente dans le table avez la possibilité de double cliquer sur cette dernière.

Cette action de double clic remplira automatiquement la case “montant du paiement” avec le montant restant à payer de la ligne. Dans l’exemple présenté ci dessus

nous avons double cliquer sur la deuxième ligne du tableau.

Une fois la colonne “montant du paiement” remplie il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton “Encaisser” présent sur la droite de l’écran pour enregistrer le paiement

Payer en totalité la première ligne

Si vous souhaitez enregistrer un paiement rapidement vous pouvez profiter d’un automatisme présent sur l’écran encaissement. Lorsque vous sélectionnerez un locataire

possédant des éléments à régler vous pourrez constater que le champ “montant du paiement” présent en haut de l’écran se remplira automatiquement.

En fait il s’avère que votre logiciel considère par défaut que votre encaissement vient solder le premier élément à régler du tableau

Si le paiement du locataire est effectivement venu payer le premier élément à régler il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton “Encaisser” pour valider le paiement

Cette méthode permet une saisie très rapide pour l’essentiel de vos dossiers (locataires ayant des paiements réguliers et du bon montant).

Payer en totalité toutes les lignes

Lors de vos enregistrements de paiements vous pouvez parfois avoir des locataires qui avaient accumulé plusieurs éléments à régler (ex: des loyers et factures) et qui vous adressent un montant couvrant l’intégralité des sommes dues.

Pour saisir facilement ce type de paiement il vous suffit de saisir le montant réglé dans le champ montant du paiement présent en haut de l’écran

Comme vous pourrez le constater votre logiciel dispatchera automatiquement cette somme sur toutes les lignes du tableau

Il ne vous restera donc plus qu’à valider le paiement en cliquant sur le bouton “Encaisser”.

Ventiler manuellement un paiement sur une ou plusieurs lignes

Lors de leurs paiements vos locataires peuvent être appelé à régler une somme ne correspondant à aucune de vos créances. Dans ce cas le logiciel opérera une répartition de la somme réglée entre les éléments à payer en partant du plus ancien vers le plus récent.

Concrètement on pourra ainsi avoir une situation comme celle ci pour la saisie d’un montant payé de 100 €

Comme vous pouvez le constater le logiciel a d’abord soldé l’échéance la plus ancienne (le solde du loyer d’octobre) et a affecté les sommes restantes sur l’échéance suivante (le loyer de novembre).

Dans un cas comme celui ci on pourrait décider d’affecter les 100 € en totalité sur l’appel de novembre.

Pour effectuer cette répartition manuelle il sufffira de cliquer dans la colonne “Montant du paiement” afin de modifier la répartition automatique.

Nous mettrons par conséquent la ligne d’octobre à 0 et saisiront 100 € dans la colonne “Montant du paiement” de la deuxième ligne.

Nous obtiendrons ainsi un tableau comme celui ci

Il ne restera plus qu’à cliquer sur le bouton “Encaisser” pour valider le paiement.

Enregistrer un encaissement comportant un trop perçu

Lors de leurs paiements vos locataires peuvent parfois vous régler un montant plus important que celui qu’il vous doivent. On aura alors la création d’un trop perçu.

Dans le cas de nos deux loyers qui représentent un montant de 546,40 € si le locataire nous adresse un paiement de 1000 € un trop perçu de 453,60 € sera créé.

Sur l’écran la saisie du montant de 1000 € en haut de l’écran

Solder complètement les éléments à régler

et générera un trop perçu qui sera visible dans le champ trop perçu présent en bas du tableau

Lors du clic sur le bouton “Encaisser” un trop perçu sera généré.

Ce trop perçu se matérialisera par un mouvement sur un compte 419 lié au locataire

Le trop perçu sera également visible en haut de l’écran et prendra la forme d’un bonhomme avec un point d’exclamation

Ce trop perçu pourra être utilisé pour solder un futur loyer. Il pourra aussi faire l’objet d’un remboursement si le locataire s’était par exemple trompé dans le montant de son réglement.

Quelque soit le cas il faudra cliquer sur le bonhomme au point d’exclamation pour utiliser ou  rembourser le trop perçu. L’écran suivant s’ouvrira offrant les deux options

Enregistrer un paiement portant uniquement sur des provisions ou des loyers

L’écran encaissement express offre également la possibilité de ne régler que des loyers ou bien encore que des provisions. Il peut parfois arriver qu’un locataire soit en accord avec le montant

de son loyer mais qu’il conteste le montant des provisions pour charges qui lui sont réclamées. Dans ce cas il pourra vous demander de ne régler que le loyer et refusera que son paiement

serve à régler des provisions.

Pour permettre l’enregistrement suivant dans votre logiciel il faudra que vous cliquiez sur la case à cocher “ventiler automatiquement” présente en dessous du champ “montant du paiement”

Le clic sur cette case modifiera le contenu du tableau des éléments à payer

Les lignes de ce derniers apparaîtront alors par nature et non par échéances.

Vous obtiendrez ainsi un écran de ce type

Vous pourrez ainsi régler l’élément souhaité (ex: uniquement le loyer).

Impression d’une quittance ou d’un reçu

Au terme de l’enregistrement de votre encaissement et selon la situation votre logiciel vous proposera d’imprimer une ou plusieurs quittances de loyers ou bien encore un reçu en cas de paiement partiel.

Ces documents peuvent être édités au moment du paiement.

Vous pourrez aussi les rééditer par la suite comme vous le souhaiter en allant dans:

– Menu principal >> Encaissements >> Registre des encaissements pour réimprimer un reçu

– Menu principal >> Outils >> Réimprimer une quittance pour les quittances de loyers

Annuler un encaissement

Lors de vos saisies vous pouvez être appelé à saisir un montant erroné ou à confondre des dossiers locataires et donc à valider un encaissement inopportun. Votre logiciel vous permet de supprimer facilement cette erreur de saisie. Une fois votre encaissement réalisé vous pourrez en effet le retrouver en allant dans Menu principal >> Encaissements >> Registre des encaissements

Sur cet écran sélectionnez le dossier de votre locataire. Vous obtiendrez dans le tableau la liste des encaissements déjà réalisés.

Cliquez sur le bouton supprimer à droite du tableau pour annuler le paiement

A noter : La suppression des encaissements ne sera pas possible pour les opérations qui auront été rapprochées sur votre compte bancaire.

 

Encaissement en masse

Au delà de l’encaissement express votre logiciel vous offre également la possibilité d’enregistrer des paiements en masse. Ce type de paiements vous permettra de valider les encaissements de plus dossiers locataires en même temps. Ceci sera particulièrement pratique pour les enregistrements de campagnes de prélèvements bancaires ou bien encore pour l’encaissements de paiements CAF.

 

Pour enregistrer ce type de paiement allez dans Menu principal >> Encaissement >> Encaissement en masse

 

Sélectionnez en haut de l’écran la période pour laquelle vous souhaitez enregistrer des paiements

 

 

Votre logiciel listera alors tous les éléments à régler sur cette période

 

Il ne vous restera plus qu’à saisir les montants et références de paiement dans les deux dernières colonnes du tableau.

 

 

Vous pourrez ensuite cliquer sur le bouton Encaisser

en bas de l’écran pour valider ces paiements