Appel de loyers -

Appel de loyers

 

L’une des étapes récurrentes de votre activité de gestion locative va être le lancement de vos appels de loyers.Ceux-ci correspondent à la prise en compte du fait que votre locataire doit vous payer un loyer. Les appels de loyers sont obligatoires pour être en mesure de saisir ensuite des encaissements. Pour leur préparation les appels de loyers se baseront sur les données présentes sur l’écran fiche bail (ex: montant du loyer).

L’appel de loyer s’effectue sur l’écran Menu principal – Loyers et factures – Appel de loyer dans votre logiciel immobilier PC ou en allant dans Loyers / factures – appels de loyers dans votre logiciel de gestion locative lockimmo.net.

Cet écran vous permettra de lancer les appels mensuels et les appels trimestriels. Le processus de lancement d’appel se décompose en 4 étapes :

– la sélection des loyers à appeler

– le lancement des appels

– la génération des imprimés

– la validation des appels de loyers

Il est important d’aller jusqu’au bout de ces 4 étapes pour avoir une campagne d’appels de loyers correcte.

Sélection des loyers à appeler

Plusieurs sélections sont possibles sur l’écran appel de loyer

En fonction de votre nombre de locations ou de vos méthodes de travail vous pourrez sélectionner l’option la plus adaptée:

– soit appeler les loyers de tous les baux actifs.

– soit appeler les loyers des locataires

– soit appeler le loyer d’un groupe de contrat de baux

Comme on peut le voir l’écran appel de loyer renvoie à la notion de bail actif. Un bail est considéré comme actif si on a dépassé sa date de début et que l’on n’a pas encore dépassé sa date de fin.

Un bail considéré comme non actif (ex: date de fin dépassée ou date de début dans le futur) ne sera pas concerné par les appels de loyers. Si vous ne trouvez pas un loyer dans vos appels regardez en premier ce point. Il explique à lui seul une bonne partie des loyers non lancés.

 

Appels spécifiques

Au delà des appels de loyers classiques vous pouvez souhaiter lancer des appels complémentaires ou gérer de façon spécifique les appels de loyers liés à certains dossiers.

Pour vous apporter la souplesse nécessaire pour ces avis d’échéances vous pouvez utiliser l’écran Menu principal – Loyers et factures –  Appel spécifique dans votre logiciel de gestion locative PC ou bien encore aller dans Loyers / factures – appel de loyer spécifique dans votre logiciel immobilier LOCKimmo.net.

Cet écran vous permettra de lancer des appels pour la période souhaitée en en définissant intégralement le contenu.

Dans la partie haute de l’écran sélectionnez le propriétaire ou directement le contrat de bail

Précisez la date de début et de fin de la période concernée par l’appel

Ajoutez si vous le souhaitez des messages qui viendront d’imprimer dans le document généré.

Ajoutez ensuite les lignes de votre appel

Pour ajouter des lignes cliquez sur le bouton + à droite du tableau

Modifiez ces lignes en cliquant sur le stylo

Supprimez éventuellement vos lignes avec la croix rouge

Une fois votre appel préparé cliquez sur le bouton “Appeler le loyer” en bas de l’écran.

Votre appel de loyer s’imprimera ou se générera sous la forme d’un fichier PDF.

Une fois votre loyer généré il pourra faire l’objet d’un encaissement sur votre écran d’encaissement de loyers.

 

Les étapes d’un appel de loyer

Lancement de l’appel de loyer

Le processus de création des loyers se lance Selon le volume de votre parc ce traitement pourra être assez long. Il est important de laisser votre logiciel aller jusqu’au terme de son processus et ne pas l’arrêter en cours de route.

Si vous êtes utilisateur du logiciel immobilier full web LOCKimmo.net c’est un robot qui se chargera du lancement de vos appels de loyers. Une fois son travail effectué ce dernier vous enverra un e-mail récapitulant le travail effectué.

Lors de cette phase de création des appels votre logiciel ira rechercher les informations sur vos contrats de baux (ex: montant du loyer). Il vérifiera si des révisions sont à opérer sur le montant des loyers (ex: recherche de la date de prochaine révision sur la fiche bail).

Si des révisions de loyers sont à opérer il calculera le montant de la révision en fonction des paramètres de la fiche bail.

Enfin il alimentera les données qui aparaîtront par la suite sur l’écran encaissement.

Au terme de cette étape le logiciel vous proposera de visualiser les appels de loyers.

Génération des imprimés

Si vous le désirez le logiciel immobilier PC affichera la prévisualisation des appels de loyers. Il vous présentera ces derniers sous deux formats différents:

– d’abord l’imprimé sous format 3 tiers

– ensuite l’imprimé appel de loyer

 

L’imprimé 3 tiers

Le premier document généré par le logiciel est un document appelé 3 tiers. Il se décompose en:

– une partie quittance en haut de l’imprimé

– une partie appel de loyer au milieu

– un bordereau à joindre au règlement en bas de l’imprimé

Ce document est particulièrement intéressant de par le fait qu’il reprend sur un seul et même imprimé la quittance et l’appel de loyer. Il n’est toutefois pertinent que si le loyer précédent a été intégralement réglé par le locataire. Ce n’est en effet que dans ce cas que le bloc quittance en haut du document sera alimenté.

Si le paiement précédent n’a réglé que partiellement le loyer précédent c’est un reçu qui s’imprimera sur le document.

 

L’imprimé appel de loyer

Le deuxième imprimé ne reprend quant à lui que l’appel de loyer.

Dans une version full web lockimmo.net c’est l’imprimé appel de loyer qui vous sera proposé.

 

Comment arrondir une révision de loyer ?

Il arrive souvent que le calcul d’une révision de loyer ne donne pas un loyer possédant un montant fixe et sans virgule. Par commodité et dans ce type de situation il peut être intéressant d’arrondir le montant du nouveau loyer. Pour effectuer cette opération et une fois le loyer révisé vous pouvez aller dans Menu principal – Contrats de baux – Liste de baux –   Fiche bail et modifier le montant du loyer. Cliquez sur enregistrer. C’est ce montant qui sera à présent pris en compte pour les appels de loyers.

Révision automatique de loyer

Vous précisez sur votre contrat de bail l’indice à utiliser pour les futures révisions (ex: IRL du 2ème trimestre). Lors de vos appels de loyers LOCKimmo gestion locative vérifie si un loyer nécessite une révision.

Si un loyer est à réviser LOCKimmo récupère les valeurs d’indices sur Internet. Il calcule la révision et la mentionne sur l’appel de loyer. Il vous permet également d’imprimer un courrier explicatif. Bien évidemment vous êtes libre d’annuler cette révision ou encore de la réaliser manuellement.

Quittance de loyer

L’appel de loyer n’est pas à confondre avec la quittance de loyer. L’appel de loyer est un document destiné à demander au locataire le paiement d’une somme. La quittance de loyer est quant à elle un document qui vient confirmer que le loyer a été payé dans sa totalité par le locataire.

Les deux documents sont donc différents et à ne pas confondre. Leur vocation est différente.

Nous venons de voir comment effectuer un appel de loyer. Une fois le loyer encaissé et s’il est payé en totalité la quittance de loyer sera imprimée sur l’écran encaissement.

Une fois la quittance générée elle pourra être envoyée au locataire par e-mail ou imprimée pour un envoi par courrier postal.

 

Envoi automatique des quittances et appels de loyers

LOCKimmo vous offre une fonctionnalité vous permettant de gagner du temps et de l’argent lors de l’envoi de vos quittances et appels de loyers. Pour utiliser cette fonctionnalité au quotidien renseignez l’adresse e-mail de vos locataires en allant dans Accueil  – Locataires – Fiche locataire et cochez la case “Accepte les envois par e-mail”.