Bien comprendre les charges propriétaires et locataires

LOCKimmo permet la saisie de deux types de charges: les charges locataires et les charges propriétaires. Il est important de bien comprendre la différence entre ces deux notions puisque la vocation de ces dépenses sera très différente. Une charge locataire est assimilable à une charge locative.

C’est une dépense réglée par le propriétaire mais qui doit en définitive être supportée par le locataire. Une facture d’eau ou encore d’électricité est un bon exemple. Dans LOCKimmo le fait de saisir une facture en tant que dépense locataire vous permettra d’alimenter le compte charges du locataire. Ce compte charges recevra en parallèle les provisions pour charges enregistrées automatiquement lors des encaissements de loyers.

Il pourra ensuite faire l’objet d’une régularisation. Une charge propriétaire correspond quant à elle à une dépense assumée par le propriétaire (déductible ou non). Une facture de gros entretien entrera par exemple dans cette catégorie. La vocation de cette charge pourra être de figurer dans les déclarations fiscales. Les version récentes de LOCKimmo ont introduit un nouveau type de charges: « les charges supportées par le propriétaire et le locataire ». Le meilleur exemple de ce type de charges est la taxe foncière.

En effet cette dernière inclut une part assumée par le propriétaire et une part récupérable sur le locataire (la taxe d’enlèvement des ordures ménagères). Ce nouveau type permet par conséquent de saisir en une seule opération des montants qui seront utilisés sur les déclarations fiscales et alimenteront également le compte charges du locataire.

 

Qui conserve le dépôt de garantie ?

Le dépôt de garantie peut être selon vos choix de gestion :
– conservé à l’agence
– reversé au propriétaire

Ce choix conservation / reversement d’effectue notamment sur la fiche bail (Données – contrat de baux) sur l’onglet mandat.

Comment enregistrer une remise sur loyer ?

Pour récompenser un locataire ayant réalisé quelques travaux d’entretien dans son logement ou pour une autre raison il peut être intéressant d’accorder à ce dernier une remise sur le montant de son loyer. LOCKimmo vous permet d’enregistrer facilement ce type de transaction.

Comment procéder ?

Allez sur Encaissements – Encaissement express à partir du menu principal. Une fois sur l’écran sélectionnez votre locataire. Saisissez la date de l’opération. Dans le menu déroulant « Type de paiement » sélectionnez « Réduction de loyer ». Saisissez le montant de la remise et validez. LOCKimmo imputera alors ce paiement sur le loyer à régler comme il le ferait pour un encaissement classique.

La remise sur loyers prise en compte fiscalement

D’un point de vue fiscal et en ce qui concerne les revenus fonciers un loyer est fiscalisé lors de son encaissement. Dans le cas d’une réduction de loyer le montant de la remise bien que n’ayant pas été encaissé doit tout de même être intégré dans votre revenu imposable. En effet l’administration fiscale considère que cette réduction traduit la volonté du bailleur de ne pas recevoir une partie de ses revenus et que par conséquent il convient de la prendre en compte.

L’enregistrement d’une réduction de loyer dans LOCKimmo suit cette logique. Cette opération et son montant seront par conséquent pris en compte dans la détermination de vos revenus fonciers.

Masquer le solde antérieur sur les appels de loyers

Comme vous le savez les appels de loyers / avis d’échéances LOCKimmo peuvent inclure un solde antérieur. Ce solde antérieur permet notamment de rappeler au locataire des sommes restants impayées sur ces derniers loyers.

Il est toutefois possible de masquer cette information. Cette option peut être activée en allant dans Fichier – imprimé propriétaire à partir du menu principal. Une fois sur cet écran sélectionner votre propriétaire à l’aide des jumelles et cliquez sur la case « masquer le solde antérieur sur les appels ».

Validez en cliquant sur enregistrer

 

Comment personnaliser le compte comptable lié à des honoraires de gestion

En utilisant le logiciel LOCKimmo gestion locative pro vous avez la possibilité de générer automatiquement les transactions comptables liées à vos encaissements. Sachez que vous pouvez personnaliser le compte comptable utilisé pour la prise en compte de vos honoraires.

Pour choisir ce compte allez dans Menu principal – Fichier – Paramétrage gérance – Paramétrage des prestations.

Une fois sur cet écran vous verrez apparaître la liste de toutes vos prestations. Cliquez une fois sur le contenu de la colonne « Comptabilisation » présente dans le tableau

Vous obtiendrez ainsi un écran de sélection de compte comptable. Le compte que vous sélectionnerez à ce niveau sera celui qui sera utilisé pour l’enregistrement de vos futurs honoraires (compte par défaut 468001).

Comment visualiser toutes les transactions liées à un compte comptable particulier

Pour effectuer des vérifications il peut être intéressant de visualiser toutes les opérations comptables enregistrées sur un compte comptable particulier.

Pour obtenir cette information dans votre logiciel de gestion locative allez dans « Menu principal – Comptabilité – Opérations sur compte ». Une fois sur cet écran Préciser des dates de filtrage et sélectionnez ou non un propriétaire.

Sélectionnez également une éventuelle racine de compte (ex: 512 pour obtenir toutes les opérations liées à un compte bancaire). Cliquez ensuite sur le bouton filtrer.

La liste des transactions s’affichera dans le tableau. Pour accéder à une des transactions listées double cliquez sur cette dernière dans le tableau ou cliquez sur le lien « afficher la transaction comptable » présent en dessous du tableau.

LOCKimmo syndic de copropriété

Cette fonctionnalité est également disponible dans le logiciel de gestion de syndics. Pour y accéder allez dans « Menu principal – Comptabilité – Transactions sur un compte ».

Faciliter la saisie d’un compte bancaire pour les encaissements

LOCKimmo gestion locative vous permet de gérer plusieurs comptes bancaires. Or lors des encaissements de paiements locataires il peut être intéressant de ne pas avoir à sélectionner à chaque fois un compte bancaire (notamment si les paiements de ce locataire sont toujours encaissés sur le même compte). Pour faciliter votre saisie vous pouvez pré-sélectionner un compte bancaire.

Pour effectuer cette opération allez dans « Données – Fiche bail » à partir du menu principal. Cliquez sur les jumelles en haut de l’écran afin de sélectionner votre contrat. Allez ensuite sur l’onglet informations complémentaires en bas de l’écran. Vous y trouverez un menu déroulant « compte bancaire ». Sélectionnez votre compte et validez en cliquant sur le bouton enregistrer en bas à droite.

Voilà, dès à présent lorsque vous sélectionnerez ce locataire sur les écrans de paiements c’est ce compte bancaire qui sera automatiquement pré-sélectionné.

Imprimer le montant en toutes lettres sur les quittances de loyer

LOCKimmo vous permet d’imprimer en toutes lettres le montant du loyer. Cette option peut être activée en allant dans Fichier – imprimés propriétaires. Une fois sur cet écran sélectionnez votre propriétaire grâce aux jumelles présentes en haut de l’écran.

Cochez ensuite la case « Imprimer le montant en lettres sur les quittances ».

Validez en cliquant sur enregistrer en bas de l’écran

 Créer un compte bancaire

Lors de vos encaissements ou de vos paiements de dépenses mais également afin de permettre la réalisation de virements il vous faut créer un ou plusieurs comptes bancaires. Pour effectuer cette création allez soit:

– dans Fichier – infos bancaires si vous utilisez une version Mono / Multi / Premium et si vous souhaitez créer votre compte bancaire ou le compte de votre SCI (société civile immobilière)

– dans Fichier – paramétrage gérance – infos bancaires si vous utiliser la version Pro et que vous souhaitez créer le ou les comptes bancaires de votre agence.

Une fois vos comptes créés vous pourrez les utiliser sur les écrans d’encaissements (menu déroulant banque) ou bien encore sur les écrans de rapprochements bancaires.

Prendre en compte un paiement direct au propriétaire

Dans le cadre d’une gestion locative certains paiements peuvent être perçus directement par le propriétaire et donc ne pas transiter par le compte de son mandataire. Ceci est ainsi souvent le cas avec certains paiements d’allocations CAF. Dans ce contexte il est nécessaire de mouvementer le compte du locataire pour préciser qu’une partie de son loyer a été réglé mais cette opération ne doit pas se traduire par une transaction sur le compte bancaire de l’agence immobilière.

Comment enregistrer cette opération dans LOCKimmo ?

L’enregistrement de ce type de transactions peut être réalisé très facilement en allant dans Encaissement – Encaissement express à partir du menu principal du logiciel. Une fois sur cet écran sélectionnez le locataire, précisez la date du règlement, le montant du paiement et sélectionnez « reçu par le propriétaire » dans le menu déroulant « type de paiement ».

Cette opération viendra mouvementer le compte du locataire. Elle n’aura par contre aucun impact sur le compte bancaire de l’agence.

Calcul des commissions

Bien que n’ayant pas été reçu directement par le mandataire l’opération pourra générer des commissions et honoraires au profit de l’agence. A l’image d’un paiement de loyer classique ces commissions et honoraires seront donc calculés et pris en compte lors de l’opération.

 

Réaliser une clôture comptable

Lors de l’utilisation de votre LOCKimmo gestion locative votre logiciel génère un certain nombre de transactions comptables. En fin d’exercice vous avez la possibilité de réaliser une clôture comptable. Le lancement de cette dernière s’effectue en allant dans Comptabilité – clôture comptable à partir du menu principal. Ce processus de clôture se découpe en plusieurs étapes dont voici l’enchaînement:

-1ère étape: détermination de la date de début et de fin de votre exercice à l’aide des champs date de début et date de fin. Sélectionnez le propriétaire pour lequel vous souhaitez lancer la clôture et cliquez sur le bouton lancement du traitement

– 2ème étape: la validation des écriture. Dans un premier temps LOCKimmo procédera à la validation des écritures comptables de la période. Le logiciel vérifiera notamment le fait que toutes les transactions comptables sont équilibrées. Il vérifiera également le fait que toutes les transactions se sont bien vu affecter un compte comptable. En cas d’échec de cette étape un rapport d’erreur sera généré. Cet état listera les transactions posant problème. Il conviendra alors de les corriger en allant dans Comptabilité – transaction comptable à partir du menu principal.

-3ème étape: l’ouverture de la nouvelle période. La période étant clôturée il convient lors de cet étape de définir les dates liées au prochain exercice

-4ème étape: édition du compte de résultat et génération du résultat de l’exercice

-5ème étape: création des à nouveaux. Lors de cette ultime étape LOCKimmo soldera les comptes de l’exercice précédent et générera une transaction d’ouverture du nouvel exercice.

Le résultat de ce processus de clôture pourra être consulté en allant dans Comptabilité – transaction comptable à partir du menu principal.

 

 Utiliser les adresses de correspondance

Lorsque l’on loue par exemple une garage ou bien encore un entrepôt les courriers destinés au locataire doivent en général être expédiés à une autre adresse que celle de la location.

LOCKimmo vous permet dans ce cas de définir une adresse de correspondance. Afin de créer cette dernière allez sur Données – Fiche bail à partir du menu principal. Sélectionnez votre contrat de bail à l’aide des jumelles présentes en haut de l’écran. Cliquez ensuite sur l’onglet « adresse de correspondance » présent en bas de la page. Renseignez l’adresse dans les champs appropriés. Enfin n’oubliez pas de cocher la case « Adresse à utiliser sur l’ensemble des courriers liés à ce bail » Voilà le paramétrage est correctement effectué. Tous les courriers destinés à ce locataire seront à présent adressés à cette adresse.

Immeubles et biens

L’immeuble qui peut être créé en allant dans Données – Fiche immeuble est un ensemble regroupant plusieurs biens. A titre d’exemple si vous possédez une maison divisée en 3 logements. Nous vous conseillons de créer un immeuble et 3 biens. La création d’une fiche immeuble n’a donc rien d’obligatoire. Elle peut toutefois s’avérer intéressante car elle offre plusieurs opportunités: – éviter d’avoir à ressaisir l’adresse de biens situés au même endroit. Ainsi une fois votre fiche immeuble créée vous serez en mesure de créer vos différents biens et de les lier à votre immeuble (grâce au menu déroulant immeuble présent en haut à droite de la fiche bien). Lors de la sélection de votre immeuble LOCKimmo vous proposera automatiquement d’utiliser l’adresse de l’immeuble. Vous économiserez ainsi quelques saisies.

– l’immeuble permet de regrouper des biens dans une seule et même colonne sur votre déclaration de revenus. Les déclarations fiscales étant structurées par immeubles les informations des différentes locations seront automatiquement agrégées. – vous pourrez saisir des charges propriétaires et les affecter à votre immeuble. Vous serez ainsi en mesure d’enregistrer facilement des dépenses de type réfection de cages d’escalier… – par ailleurs l’immeuble sera un critère de filtre lors de la génération de plusieurs états (ex: analyse des dépenses (Editions – analyse des dépenses). Il facilitera par conséquent vos analyses.

 

Paramétrer son logiciel pour l’envoi de mails

LOCKimmo vous offre une fonctionnalité permettant d’envoyer facilement vos quittances de loyers et appels par e-mails. Pour être en mesure d’utiliser cette fonctionnalité il vous faut dans un premier temps paramétrer votre compte e-mail. Afin de réaliser cette opération allez dans Fichier – Paramétrage technique – Envois e-mails à partir du menu principal. Une fois sur cet écran saisissez les identifiants liés à votre compte mail (ex: compte gmail).

Plusieurs informations vous sont demandées:
– une passerelle SMTP: cette passerelle correspond à un serveur destiné à envoyer les messages. Si vous possédez un compte gmail cette passerelle sera par exemple smtp.gmail.com. L’adresse de ce serveur vous est en général donné lorsque vous créez votre compte de messagerie
– un numéro de port: imaginez qu’internet soit une rue, la passerelle SMTP correspondait à l’adresse de l’endroit où vous deviez vous rendre. Le port correspondrait quant à lui au digicode présent en bas de l’immeuble (ce numéro de port est 587 pour un compte gmail).
– votre login (en général votre adresse e-mail)
– votre mot de passe
Le login et le mot de passe sont normalement les identifiants que vous utilisez pour vous connecter à votre messagerie internet

Une fois ces informations saisies validez les en cliquant sur le bouton « tester la connexion »

Si le test est concluant validez en cliquant sur enregistrer. Si çà n’est pas le cas vérifiez les éléments saisis (ex: passerelle smtp). Vérifiez le port à utiliser, il est en effet possible que ce soit le port 25 qui soit à paramétrer.

Vérifiez enfin que votre box ADSL ne bloque pas les échanges SMTP sur des passerelles tierces. Si tel est le cas autorisez l’utilisation du SMTP au travers de l’interface de gestion de votre box ADSL (ex: sur Free http://www.juliendourlen.com/2010/06/autoriser-lenvoi-de-mails-par-stmp-lorsquon-est-client-free/ ).

 

Type de charges et fiscalité

Dans le cadre de votre gestion locative certaines de vos dépenses peuvent être prise en compte dans votre déclaration de revenus et venir en déduction de vos revenus fonciers. La réalisation de travaux d’entretiens sur l’une de vos locations pourra par exemple être intégrées dans votre déclaration et réduire le montant de votre imposition.

Dans LOCKimmo la saisie d’une dépense s’effectue en allant dans Saisies – Enregistrement de charges / dépenses à partir du menu principal. Sur cet écran il vous sera demandé de sélectionner si la charge est supportée par le locataire (charges locative, ex: facture de consommation d’eau) ou le propriétaire (ex: dépenses d’entretien, taxe foncière). En cas de charge propriétaire vous pourrez faire le lien entre la dépense et votre déclaration en allant dans Fichier – Paramétrage fiscal .

Paramétrage fiscal

Allez sur l’écran paramétrage fiscal en allant dans Fichier – paramétrage fiscal. Une fois sur cet écran sélectionnez le type de déclaration (déclaration 2044 ou déclaration 2072). Cliquez une fois sur la ligne du tableau qui vous intéresse. Positionnez vous sur la dernière colonne du tableau. Cette colonne s’avère être un menu déroulant. Grâce à ce dernier sélectionnez la ligne de déclaration où vous souhaitez intégrer ce type de charges.

En cas d’erreur dans la sélection d’une ligne de déclaration cliquez sur le bouton annuler sur la partie droite de l’écran.

Une fois ce paramétrage réalisé toute dépense saisie sur tel ou tel type de charges sera automatiquement prise en compte sur votre déclaration de revenus.

 

Utiliser des courriers Word

Si vous disposez de courriers sous forme de fichiers Word (.doc) et que vous souhaitez les utiliser LOCKimmo va vous faciliter la vie. En effet grâce à votre logiciel vous allez être en mesure de générer vos courriers en y intégrant des données venant de LOCKimmo.

Comment procéder ?

Ouvrez votre courrier dans Word (ou Open Office Writer). Remplacez les champs à fusionner en les remplaçant par des mots clés. Parmi ces mots clés vous pourrez par exemple utiliser les éléments suivants:

[%CI.Nom_l%] pour le nom du locataire

[%CI.prenom_l%] pour le prénom du locataire

découvrez la liste de tous les mots clés utilisables sur la procédure suivante