Bon à savoir -

Bon à savoir

 

Bien comprendre les charges propriétaires et locataires

LOCKimmo permet la saisie de deux types de charges: les charges locataires et les charges propriétaires. Il est important de bien comprendre la différence entre ces deux notions puisque la vocation de ces dépenses sera très différente. Une charge locataire est assimilable à une charge locative.

C’est une dépense réglée par le propriétaire mais qui doit en définitive être supportée par le locataire. Une facture d’eau ou encore d’électricité est un bon exemple. Dans LOCKimmo le fait de saisir une facture en tant que dépense locataire vous permettra d’alimenter le compte charges du locataire. Ce compte charges recevra en parallèle les provisions pour charges enregistrées automatiquement lors des encaissements de loyers.

Il pourra ensuite faire l’objet d’une régularisation. Une charge propriétaire correspond quant à elle à une dépense assumée par le propriétaire (déductible ou non). Une facture de gros entretien entrera par exemple dans cette catégorie. La vocation de cette charge pourra être de figurer dans les déclarations fiscales. Les version récentes de LOCKimmo ont introduit un nouveau type de charges: « les charges supportées par le propriétaire et le locataire ». Le meilleur exemple de ce type de charges est la taxe foncière.

En effet cette dernière inclut une part assumée par le propriétaire et une part récupérable sur le locataire (la taxe d’enlèvement des ordures ménagères). Ce nouveau type permet par conséquent de saisir en une seule opération des montants qui seront utilisés sur les déclarations fiscales et alimenteront également le compte charges du locataire.

Faut-il enregistrer son contrat de bail au centre des impôts ?

Il n’y a pas d’obligation au fait d’enregistrer un contrat de bail auprès du centre des impôts. Ce choix offre l’avantage de donner une date certaine au contrat. Le coût de cet enregistrement est intégralement à la charge de la personne qui en fait la demande. Il est à noter que cette demande peut être réalisée auprès du centre des impôts du domicile du bailleur ou au centre dont dépend la location.

 

Comment fixer les règles de répartitions de dépenses entre locataires ?

Si vous disposez d’un logement dans un immeuble en copropriété ou dans un immeuble dont vous avez l’entière propriété des questions peuvent apparaître quant à la répartition des charges locatives. Deux situations peuvent se présenter:

Location dans un immeuble en copropriété

Si votre location est située dans une copropriété les répartitions devront s’effectuer de la même façon que les répartitions entre copropriétaires.

Il conviendra par conséquent de vous reporter au réglement de copropriété pour connaitre la part de dépenses transférable à votre locataire.

Location dans un immeuble dont vous êtes le propriétaire

Si votre location est dans un immeuble que vous possédez en totalité il n’existe pas de loi ou règlement encadrant la méthode de répartition. Vous êtes par conséquent libre de choisir la méthode la plus appropriée et la plus juste.

Comment paramétrer la répartition dans LOCKimmo

Si votre location est dans une copropriété il conviendra d’utiliser l’écran de saisie des charges de copropriété (Menu principal – Saisies – Charges de copropriété).

Les dépenses seront à saisir lorsque vous recevrez le relevé annuel de charge de la part de votre syndic. Sur l’écran Charges de copropriété vous sélectionnerez « relevé de charges » en haut de l’écran et préciserez que la dépense est supportée par le locataire.

Si votre location est dans un immeuble que vous possédez en totalité vous pourrez profiter de la fonctionnalité de répartition dynamique. Cette méthode de répartition vous permettra de ventiler une dépense entre plusieurs locataires en fonction d’une clé de répartition que vous aurez librement définie. Très puissante cette méthode de répartition vous permettra de tenir compte automatiquement du temps de présence des locataires.

Pour accéder à cette fonctionnalité allez dans Fichier – Paramétrage – Clés de répartition de charges dynamique. Vous trouverez un exemple d’utilisation dans le manuel d’utilisation de LOCKimmo gestion locative.

 

Bien comprendre les types de charges

Les écrans de saisies de dépenses (Saisies – Enregistrement de dépenses / charges à partir du menu principal) intègrent un menu déroulant « Type de charge ». Ce menu déroulant est particulièrement important. Il vous permet par exemple:
– de préciser la nature de la dépense
– de déterminer si cette dépense sera ou non prise en compte dans votre déclaration de revenus
– si la dépense est prise en compte pour votre déclaration de déterminer la rubrique où elle figurera
– quel compte comptable doit être utilisé sur les transactions générées automatiquement lors d’un enregistrement de dépense

Dans LOCKimmo il existe deux types de charges. En cas de besoin de nouveaux types de charges pourront être ajoutés (en allant dans Fichier – Paramétrage – Type de charges).

 

Gérer les régularisations de charges en faveur du locataire

Lorsque vous appelez des provisions pour charges en plus de vos loyers vous êtes appelé à pratiquer ponctuellement des régularisations de charges. Selon les cas ces régularisations pourront être en faveur du propriétaire (si le locataire a versé moins de provisions que le montant total des charges locatives que vous avez enregistré). A l’inverse les régularisations peuvent aussi faire apparaître un solde en faveur du locataire. Dans ce dernier cas vous aurez un trop perçu. LOCKimmo vous propose plusieurs méthodes pour l’utiliser.

1ère solution: rembourser le trop perçu

2ème solution: conserver le trop perçu de façon à le déduire d’un loyer à régler

3ème solution: annuler la régularisation

Ce choix vous sera proposé lorsque vous lancerez une régularisation de charges.

 

Locataire – propriétaire, qui paie quoi ?

Dans le cadre d’une location d’habitation non meublée le décret du 26 août 1987 et la loi du 6 juillet 1989 (articles 6 et 7) on définit une répartition des dépenses entre propriétaire et locataire.

Dans le principe le locataire doit assurer les menues réparations. Le décret du 26 août 1987 en a donné une liste non limitative. Pour ce qui concerne les réparations dues à l’usure normale il n’est pas tenu de procéder à leur réalisation.

Au propriétaire incombe toutes les réparations autres que celles incombant au locataire.

Quelques exemples pratiques

La chaudière et le chauffage

Le locataire doit assurer le réglage des brûleurs, le remplacement de petites pièces et le ramonage.
Le propriétaire doit quant à lui assurer le remplacement des pièces plus importantes et notamment les équipements de type ballon d’eau chaude, thermostats, brûleurs et radiateurs.

La plomberie

Le locataire doit se charger du débouchage des canalisations. Il doit également assurer le remplacement des petites pièces et notamment des joints.
Le propriétaire doit quant à lui remplacer tout ce qui touchera aux robinets, siphons et les canalisations dégradées.

L’installation de gaz

Le locataire devra assurer le remplacement des flexibles d’alimentation
Le propriétaire devra quant à lui assurer la réfection complète de l’installation et la mise aux normes de sécurité

Les sanitaires

Le locataire devra s’occuper du remplacement des flotteurs et joints des chasses d’eau. Il devra nettoyer les dépôts de calcaire et assurer le remplacement des flexibles de douches.

L’installation électrique

Le locataire devra remplacer les interrupteurs et prises.
Le propriétaire devra assurer la réfection complète de l’installation et la mise aux normes

Les murs et sols

Le locataire devra maintenir les murs et sols en état de propreté. il devra reboucher les trous. Remplacer les carreaux cassés.
Le propriétaire s’occupera de la réfection complète des parquets, peintures, tapisseries et carrelages.

 

Comment faire supporter la taxe d’enlèvement des ordures ménagères au locataire ?

La taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) fait partie des charges imputables au locataire au titre des charges locatives. En attendant que cette taxe soit intégrée à la taxe d’habitation et non plus à la taxe foncière (ce qui est un autre débat) c’est le propriétaire qui la règle au moment du paiement de sa taxe foncière. Comment faire pour transférer cette charge au locataire ?

La première question à se poser est de savoir si vous souhaitez percevoir directement la somme ou l’intégrer au compte charges du locataire.
Dans la première situation il vous faudra aller dans Saisies – factures à partir du menu principal.
Dans le deuxième cas vous utiliserez l’écran saisies – enregistrement de dépenses et préciserez que la charge est supportée par le locataire.

Dans le 1er cas vous pourrez encaisser le réglement du locataire en allant dans Menu principal – encaissements – autres encaissements

Dans le 2ème cas la charge sera intégrée au compte charges du locataire. Le locataire versera des provisions pour charges et vous lancerez une régularisation de charges.