Les données du logiciel Lockimmo -

Les données du logiciel Lockimmo

 

Introduction

Cette section de ce guide d’utilisation vous guidera dans la préparation de votre base de données

Au travers des sections qui vont suivre vous découvrirez:

– comment créer vos propriétaires

– comment créer vos locataires

– ou bien encore comment créer vos biens et contrats de baux

 

Structure des données

Pour bien comprendre la logique de votre module gestion locative vous devez bien comprendre la méthode utilisée par ce dernier pour gérer vos données.

Voici la façon dont vos données sont organisées:

Propriétaire – Biens – Contrat de bail –  Locataire

Vous avez par conséquent:

– un propriétaire qui possède des biens

– ces biens seront les éléments qui seront mis en location

– en face vous aurez des locataires

– le contrat de bail ou fiche bail servira à faire le lien entre le bien loué et le locataire

C’est sur cette fiche bail que seront compilées l’essentiel des informations relatives à la location (ex: montant du loyer, date des révisions….).

Les conséquences pratiques de cette logique sont par exemple:

– qu’un propriétaire peut posséder plusieurs biens

– qu’un locataire peut avoir plusieurs locations (ex: un appartement et un garage)

 

Ajout de vos dossiers locations

Votre logiciel vous permet d’utiliser deux méthodes pour la saisie de vos dossiers locations:

– une saisie au travers de l’assistant création de baux

– une saisie au travers de différents écrans

Ces deux méthodes vont être détaillées.

 

Création étapes par étapes

Si vous souhaitez ne pas créer votre contrat de bail par le biais de l’assistant création de baux sâchez que vous pouvez effectuer la quasi totalité des saisies en allant directement

sur les fiches de votre logiciel.

Voici les étapes à suivre pour effectuer une création étapes par étapes:

– créer éventuellement votre propriétaire en allant dans Accueil – Propriétaire

– créer ensuite votre locataire en allant dans Accueil – Locataires

– ajoutez ensuite votre bien. C’est à dire l’élément qui sera loué en allant dans Accueil – Biens

Une fois ces étapes réalisées vous pourrez aller dans Accueil – Baux pour rassembler ces différents éléments.

 

Création de baux

1ère étape : la création / sélection de propriétaire

Lors de la première étape vous pourrez ajouter un nouveau propriétaire ou sélectionner un propriétaire déjà présent dans votre base de données et renseignez toutes les informations nécessaires. Sur la fiche propriétaire vous pourrez également renseigner l’adresse e-mail du propriétaire. Ceci est important car cette adresse vous permettra d’envisager l’envoi par e-mail de nombreux documents.

 

 

Renseignez les informations et cliquez sur le bouton “Enregistrer”

Vous arriverez alors sur la seconde étape.

 

2ème étape : La création du locataire

Une fois le propriétaire sélectionné vous pourrez sélectionner ou ajouter un locataire.

Le principe est le même que sur l’onglet précédent. Validez en cliquant sur le bouton enregistrer.

 

3ème étape : La création du bien

Lors de la 3ème étape vous pourrez ajouter un bien ou sélectionner un bien déjà existant. Le principe est encore une fois le même. Sélectionnez votre bien si ce dernier est déjà présent dans votre base ou ajouter en un si vous utiliser ce bien pour la première fois.

Cliquez sur Enregistrer pour valider votre saisie

4ème étape : la fiche bail

Votre saisie sera finalisée par la création de la fiche bail. Cette fiche est destinée à rassembler les principales informations relatives à votre contrat de location

Chaque paramètre présent sur cet écran est important. Nous allons les détailler.

 

Périodicité des appels

Par défaut les appels de loyers c’est à dire les documents qui demanderont un loyer au locataire seront à éditer une fois par mois.

Si vous posséder des locations pour lesquelles les loyers sont trimestriels changer la sélection dans ce menu déroulant.

A noter : Si vous possédez des baux à appels de loyers trimestriels il faudra que vous alliez sur la fiche bail pour personnaliser la périodicité des appels.

C’est à dire que vous préciserez par le biais d’un menu déroulant si les appels sont effectués en Janvier / Avril / Juillet / Octobre ou bien encore en Février / Mai / Août / Novembre

Ce choix sera par conséquent important pour vous permettre de lancer des appels corrects.

Type de bail

Votre logiciel vous permet de gérer plusieurs types de baux (ex: bail habitation, bail garage …). Précisez le type de bail concerné par cette location.

Le type de bail sélectionné sur cet écran impactera le modèle de contrat de bail qui vous sera proposé par le logiciel lors de la génération du contrat de bail.

Révision de loyer

Le bloc révision de loyers est particulièrement important pour votre logiciel. Les paramètres à saisir seront donc à sélectionner avec soin.

En effet votre logiciel vous offre la possibilité d’effectuer automatiquement les révisions de loyers.

Sur cette section précisez donc la date de la prochaine révision de loyer. L’indice de révision à utiliser

Sélectionnez aussi le trimestre de référence qui sera utilisé pour les calculs de révisions

Par défaut les révisions de loyers seront annuelles. Ceci concerne l’essentiel des contrats de baux. Modifier cette périodicité si besoin.

Finalisez votre saisie en cliquant sur le bouton Enregistrer

L’écran de création du bail s’affichera. Nous vous conseillons de cliquer sur le bouton “Ouvrir la fiche bail” pour vérifier vos saisies.

 

Onglet RIB propriétaire

Votre logiciel de gestion locative vous permet de renseigner le RIB de votre propriétaire

 

La saisie des coordonnées bancaires est pertinente si vous décidez de mettre en place des prélèvements bancaires. Il convient d’être très attentif lors de vos saisies pour éviter tout problème futur (ex: rejet de fichier de prélèvements…).

La création des comptes bancaires des propriétaires s’effectuera sur un autre écran et plus précisément en allant dans Menu principal- Paramétrages – Comptes bancaires

 

Onglet Personnalisation

L’onglet personnalisation vous permettra de modifier la présentation des imprimés que vous éditerez et qui seront liés à ce propriétaire.

La manchette est un bloc de texte pouvant contenir des images (ex: logo) qui s’imprimera en haut à gauche des documents que vous éditerez.

A noter : Comme vous pourrez le constater lors de l’ajout de votre manchette vous disposerez d’un bouton “intégrer un logo”

Ce bouton vous permettra d’intégrer un logo dans votre manchette. Il opérera également un recadrage automatique et un redimensionnement de votre image. Ceci vous assurant un meilleur affichage sur vos imprimés.

 

Autres informations présentes sur la fiche propriétaire

La fiche du propriétaire vous permet également d’accéder à la liste des biens du propriétaire et la liste des locataires liés au propriétaire. Ces onglets seront alimentés automatiquement dans le cadre de votre utilisation du logiciel.

Comme vous pourrez le constater l’onglet  carnet de bord listera l’historique des démarches réalisées.

 

Imprimer

Si vous disposez de dossiers papiers ou de pochettes vous pourrez les compléter en imprimant une fiche propriétaire

Pour imprimer cette fiche récapitulative cliquez sur le bouton ” Liste propriétaires “présent en bas à droite de l’écran.