Support technique

Vous possédez un logiciel LOCKimmo ou profitez d’un service offert par LOCKimmo. Toute notre équipe est à votre disposition pour vous aider. En cas de besoin nous pouvons par exemple prendre la main à distance sur votre machine.

Outil de prise de main à distance

Voici l’outil de prise de main à distance que nous vous proposons de télécharger
Outil de prise de main à distance

Restauration de sauvegarde

Nous vous proposons également un outil destiné à faciliter la restauration de vos sauvegardes LOCKimmo. Ce logiciel gratuit peut être téléchargé grâce au lien ci dessous
Logiciel de restauration de sauvegardes

Fiches pratiques

Nous vous proposons également des fiches pratiques pour la réalisation d’actions simples. Voici quelques liens vers ces procédures:
Afficher les répertoires cachés sur Windows

 

Redimensionnez facilement vos images avec Easypict.org

Nous disposons souvent de fichiers images ou de photos ayant des dimensions trop importantes. Ceci peut par exemple être le cas lorsque vous prenez des photos d’un appartement et qu’il s’agit de la faire figurer sur une annonce ou encore lorsque l’on dispose d’un logo et qu’on souhaite le redimensionner pour une manchette (« Menu principal – Fichier – En-tête – manchette »).
Pour effectuer facilement cette opération de redimensionnement le site internet Easypict.org va grandement vous simplifier la vie. Voici comment procéder.

Allez sur le site www.easypict.org
Sélectionnez votre fichier en cliquant sur le bouton parcourir
Une fois votre sélection réalisée vous serez redirigés vers un écran où vous pourrez choisir votre réduction de taille
Sauvegardez ensuite votre image

Voilà, les modifications ont été effectuées !

 

Personnaliser les messages des mails automatiques

Le sujet et le contenu des mails envoyés automatiquement depuis votre LOCKimmo peuvent être personnalisés. Pour réaliser cette opération allez dans Fichier – Paramétrage technique – Messages des e-mails.

Une fois sur cet écran sélectionnez le type de mail (appel de loyer ou quittance), personnalisez ensuite le sujet et le contenu du message

Validez en cliquant sur enregistrer

 

 

 

 

 

 

 

Afficher les répertoires cachés sur Windows

Quelques clics suffisent à faire apparaître vos répertoires et fichiers cachés sous Windows 7 :

Étape 1 : Depuis n’importe quelle fenêtre de l’Explorateur Windows, ouvrez le menu Organiser puis cliquez sur “Options des dossiers”.

Étape 2 : Dans l’onglet Affichage, recherchez et sélectionnez le bouton radio “Afficher les fichiers, dossiers et lecteurs cachés”.

Étape 3 : Cliquez ensuite sur OK pour appliquer les réglages.

Voilà, c’est fait ! Les éléments cachés de votre système apparaissent dorénavant dans l’Explorateur Windows et ils sont identifiables grâce à leurs icônes au niveau de transparence plus élevé. Si vous souhaitez à nouveau dissimuler vos dossiers et fichiers cachés, effectuez la même manipulation en sélectionnant Ne pas afficher les fichiers, dossiers ou lecteurs cachés.

 

Ajouter un pied de page à ses documents

Il peut être intéressant de personnaliser vos documents en insérant un pied de page. Le pied de page est une zone de texte destinée à être imprimée en bas de vos documents (ex: appels de loyers, quittance…). Il est souvent utilisé pour préciser des informations relatives au bailleur (ex: numéro de RCS pour une SCI). Afin de permettre l’ajout d’un pied de page sur vos documents allez dans « Fichier – Imprimés propriétaires » à partir du menu principal du logiciel. Sélectionnez votre propriétaire Cochez la case « imprimer le pied de page » Saisissez votre texte dans le champ ‘pied de page » Validez en cliquant sur enregistrer Le texte s’affichera à présent en bas de vos imprimés.

 

Annuler et supprimer dans LOCKimmo

Rien n’est plus gênant dans l’utilisation d’un logiciel que de faire des erreurs de ne pas pouvoir les annuler. LOCKimmo apporte une solution. Grâce à lui toute action réalisée peut être supprimée.

Ce type d’opération se réalise dans le cadre d’un registre. Dans les logiciels de gestion locative vous trouverez ainsi : – un registre des appels de loyers – un registre des encaissements – un registre des charges et dépenses – un registre des facturations et même : – un registre des régularisations de charges – un registre des réévaluations de loyers … Dans chacun de ces registres vous retrouverez l’intégralité des opérations réalisées.

Il ne vous restera donc plus qu’à sélectionner l’opération erronée et à cliquer sur le bouton supprimer. Par sécurité certaines annulations peuvent être bloquées tant que d’autres opérations n’ont pas été réalisées. A titre d’exemple il est impossible de supprimer un contrat de bail si ce dernier a déjà permis la création d’appels de loyers ou d’encaissements.

Afin de pouvoir faire disparaître ce contrat il conviendra ainsi dans un premier temps d’annuler les encaissements qui lui sont liés (grâce au registre des encaissements, « Encaissement – Registre des encaissements ») et les appels de loyers (grâce cette fois au registre des appels de loyers, « Saisies – Registre des appels de loyers »).

 

Comment lancer un appel de fonds lié à des travaux dans le logiciel syndic de copropriété

La vie d’une copropriété est souvent ponctuée par la réalisation de travaux. Comment procéder à des appels de fonds pour le financement de ces derniers ?

Pour effectuer ce type d’appel il convient dans un premier temps de créer un dossier travaux. Ajoutez ce dernier en allant dans Menu principal – Entretien travaux – Dossier travaux.

Cliquez sur le bouton nouveau. Sélectionnez la copropriété. Précisez une référence (ex: TR1) et une désignation (ex: travaux de voirie).

Mentionnez si les travaux sont urgents ou non.

Si les travaux sont assurés par une seule société ajoutez cette dernière dans le menu déroulant « Prestataire / fournisseur ».

Choisissez un type de travaux ainsi que la clé de répartition à utiliser pour la ventilation des montants appelés (ex: clé charges communes).

N’oubliez pas de mentionner le montant des travaux dans le champ présent à droite.

Calendrier des appels de fonds

A l’image de ce que vous auriez pu faire pour un budget précisez le calendrier des appels de fonds. Cliquez sur l’onglet « Appels de fonds » en bas de l’écran. Mentionnez une date pour un appel et une désignation (ex: 1er appel travaux) et précisez la part appelée (ex: 25%).

Répétez cette opération jusqu’à obtenir un total des appels de fonds de 100%.

Lancement des appels de fonds

Une fois les appels de fonds définis sur cet écran vous pourrez les lancer en allant dans « Menu principal – Appels / Facturations – Appels de fonds ».

Sur cet écran sélectionnez votre copropriété et filtrez sur la plage de dates comportant les appels de fonds (ex: 01/01 au 31/03 pour avoir les appels de fonds prévus pour le 1er trimestre)

 

Comment personnaliser les comptes comptables liés à vos propriétaires

Comme vous le savez certainement le logiciel LOCKimmo gestion locative intègre un puissant moteur comptable qui vous permet de générer automatiquement une transaction comptale lorsque vous réalisez un enregistrement (ex: saisie de dépense, encaissement…).

Par défaut ce moteur est conçu pour s’auto paramétrer en fonction de votre profil (ex: agence immobilière, société civile immobilière…).

Bien que ce paramétrage puisse se réaliser automatiquement vous avez toutefois la possibilité de le modifier et de l’adapter à vos besoins. Vous pouvez ainsi choisir d’utiliser un compte comptable spécifique pour l’un de vos propriétaire. Pour préciser ce compte allez dans Menu principal – Fichier – Paramétrage comptable – paramétrage comptabilité. Une fois sur cet écran sélectionnez votre propriétaire et préciser le compte comptable à utiliser dans le menu déroulant en bas de l’écran.

Si ce compte ne faisait pas partie de votre plan comptable allez dans Fichier – Paramétrage comptable – plan de compte afin de l’ajouter.

 

Comment réaliser une ré indexation de vos fichiers en version réseau

Votre base de données est composée de deux types de fichiers: les fichiers de données à proprement parler et les fichiers d’index. Les fichiers index sont destinés à classifier les informations afin de permettre un accès facilité aux informations. Pour rendre cet accès aux données le plus optimal possible vous pouvez procéder ponctuellement à une réindexation. Voici comment réaliser cette opération lorsque vous possédez une version réseau.

Tout d’abord rendez vous sur le serveur. Cliquez sur Démarrer puis recherchez et démarrez le programme « centre de contrôle HF ».

Une fois le logiciel démarré cliquez sur « HF client/serveur » sur la partie droite de l’écran

Vous verrez alors apparaître votre serveur. Cliquez sur le plus à gauche du nom du serveur pour dérouler l’arborescence des bases de données. Cliquez ensuite sur le bouton de déroulement de l’arborescence qui apparaît juste en dessous (icône ronde bleue + nom du serveur). Vous verrez alors apparaître la base « Immogest V2″. Cliquez sur cette base de données.

Sur la partie droite de l’écran cliquez sur l’onglet « Maintenance ». Vous obtiendrez une liste de tous les fichiers de votre base de données. Vous disposerez d’un bouton en forme de petite roue qui vous servira à réindexer votre base de données. Cliquez sur ce bouton et lancez la réindexation.

 

Je viens d’installer une mise à jour de mon logiciel et il démarre en version d’évaluation, que faire ?

Lors des mises à jour de votre logiciel il faut prêter attention au répertoire dans lequel vous installez cette dernière. Si votre logiciel était par exemple dans le répertoire c:\lockimmo et que vous l’installez dans un répertoire c:\programfiles\lockimmo votre logiciel ne retrouvera pas vos données et votre licence. Il démarrera par conséquent en version d’évaluation et sans données.

Pour pallier à ce problème il convient de prêter attention au deuxième écran lors de l’installation. Sur cet écran préciser le bon répertoire.

Faites attention également à ce que l’installateur n’ajoute pas un sous répertoire. Ainsi si votre logiciel est installé dans le répertoire c:\lockimmo faites attention à ce que le répertoire proposé par l’installation ne soit pas c:\lockimmo\lockimmo

Le répertoire sélectionné sera conservé en mémoire par votre PC. a prochaine installation devrait donc être beaucoup plus aisée.

Je ne connais pas le bon répertoire d’installation

Peut être avez vous oublié l’emplacement où le logiciel était jusqu’alors installé. Dans ce cas allez dans Démarrer et effectuez une recherche des fichiers « lockimmo.exe » ayant pour icône une maison rouge et blanche. Essayez de double cliquer sur les différents fichiers trouvés.

Parmi ces derniers l’un d’eux ouvrira votre logiciel. Notez alors le répertoire où il se trouve. C’est dans ce répertoire que l’installation de la mise à jour sera à réaliser.

Supprimer un blocage de transaction

Votre logiciel LOCKimmo dispose d’un système de sécurité basé sur l’utilisation de transactions. Grâce à ce dispositif et à l’image des dispositifs existants dans le monde bancaire vous êtes assuré qu’un enregistrement (ex: enregistrement d’un encaissement) ne sera pris en compte que si tout s’est bien passé lors de sa saisie.

Dans des conditions exceptionnelles ce dispositif de sécurité peut nécessiter d’être désactivé (ex: coupure de l’alimentation électrique lors de la modification de la base de données). Pour effectuer cette opération et à la demande du support technique procéder de la façon suivante:

– téléchargez le fichier WDtrans.exe grâce au lien suivant https://www.lockimmo.com/WDTrans.exe
– téléchargez également le fichier WD160Outil.wdk grâce au lien suivant https://www.lockimmo.com/WDOutil.wdk

Placez ces fichiers dans le répertoire d’installation de LOCKimmo (normalement c:\lockimmo) et lancez le fichier WDtrans.exe

Cliquez sur le bouton « libérer des enregistrements en transaction »

Sélectionnez le répertoire d’installation de votre logiciel (normalement c:\lockimmo)

Vous obtiendrez alors la liste de tous vos fichiers. Décochez les fichiers baux, lake et periodev et cliquez sur le bouton « libérer tous les enregistrements en transaction »

L’opération de libération des transactions sera alors réalisé.

 

Réaliser une sauvegarde de votre logiciel LOCKimmo option réseau

Il est important de réaliser des sauvegardes régulières de vos données. Ceci vous prémunira contre toute perte d’informations et sécurisera votre gestion. Si vous possédez une version réseau la méthode de sauvegarde est différente de celle utilisée sur une version mono-poste. Comment faire ?

Tout d’abord connectez vous au gestionnaire de la base de données. Vous trouverez ce dernier sur le poste serveur (celui où sont vos données), son nom est « centre de contrôle HF » ou bien encore « centre de contrôle HyperFile ». Lancez ce programme.

Une fois le programme ouvert cliquez sur la gauche sur « HF client/serveur ». Vous aurez alors une arborescence que vous pourrez dérouler. Dans cette arborescence vous trouverez une première entrée avec le nom de votre machine et une icône en forme de PC. Cliquez dessus et vous verrez à nouveau le nom de votre machine avec un icône représentant un rond bleu avec une flèche blanche. Cliquez sur cette entrée.

Sur la partie droite de l’écran vous verrez alors différents onglets. Cliquez sur l’onglet « Bases ». Vous verrez alors un peu plus bas une série de boutons « nouvelle base », « Importer une base hyper file classic », « supprimer une base » « nouvelle sauvegarde. Cliquez sur « nouvelle sauvegarde ».

Une fenêtre s’ouvrira. Sélectionnez « tout le contenu du serveur et cliquez sur suivant. Le deuxième écran vous demandera s’il faut savegarder les index laissez la case cochée. cliquez sur le bouton suivant. Il vous sera demandé l’emplacement de sauvegarde. Choisissez le répertoire de votre choix. Enfin cliquez sur le bouton suivant et le bouton vert pour valider.

La sauvegarde se lancera.

Par la suite et afin de rendre cette opération de sauvegarde récurrente vous pourrez cliquez sur l’onglet « Tâches planifiées » en haut de l’écran. Ainsi vous pourrez prévoir de lancer avec la périodicité qui vous conviendra des sauvegardes de vos données.

 

Restaurer une sauvegarde LOCKimmo

Votre logiciel dispose d’un système de sauvegarde. Vous pouvez réaliser cette opération de sauvegarde en allant dans Fichier – Sauvegarde à partir du menu principal de votre logiciel.

A tout moment vous pouvez restaurer une sauvegarde. Pour effectuer cette opération localisez votre sauvegarde LOCKimmo. Cette sauvegarde possède une extension .zip.

Faites un clic droit sur cette dernière. Vous disposerez alors d’une option de type « Extraire les fichiers » ou bien encore « extraire tout ». Choisissez cette option.

Sélectionnez le répertoire de destination. A ce niveau nous vous conseillons de sélectionner le répertoire c:\lockimmo\. L’archive de sauvegarde sera restaurée dans ce répertoire.

Une fois l’opération réalisée vous serez en mesure de lancer votre logiciel en cliquant sur le fichier « lockimmo.exe » (icône en forme de maison rouge et blanche).

 

Restauration de sauvegarde

A chaque fermeture d’un logiciel de gestion locative ou d’un logiciel de gestion de copropriété une fenêtre vous est proposée pour la sauvegarde de vos données. Il est important de réaliser ces sauvegardes à intervalles régulières.
Une fois les sauvegardes réalisées se pose la question de leur restauration. Pour vous aider dans cette opération LOCKimmo a mis au point un logiciel gratuit.
Vous pouvez le télécharger grâce au lien suivant
Télécharger le logiciel

Je n’arrive pas à imprimer un document car mon logiciel se ferme. Que faire ?

Il arrive parfois que lors de l’utilisation de votre logiciel ce dernier se ferme lorsque vous lancez la génération d’un document (ex: appel de loyer). Dans ce cas et afin de rétablir la situation vous pouvez essayer de regarder si l’état n’a pas été modifié de façon inopportune avec logiciel états et requêtes. Voici la marche à suivre.

Tout d’abord déterminez le répertoire d’installation de votre logiciel. Pour effectuer cette opération faites un clic droit sur l’icône qui vous sert à lancer le logiciel. Allez ensuite sur propriétés et regardez le répertoire apparaissant dans le champ cible.

Allez ensuite dans ce répertoire en cliquant sur poste de travail sur votre bureau ou en allant dans Démarrer – Ordinateur. Une fois dans le répertoire regardez si vous voyez un répertoire « états et requêtes ». Si c’est le cas ouvrez le.

Dans ce répertoire vous allez trouver un certain nombre de fichier. Vous devriez y trouver la version modifiée de votre document (ex: etat_impr_appel pour les appels de loyers). Supprimez ou renommez ce fichier et relancez votre LOCKimmo. Vous reviendrez alors à la version de base du document et ce dernier s’imprimera correctement.

Si jamais un problème persistait et que vous obteniez toujours un message d’erreur au lancement de votre état regardez si vous possédez bien la dernière version du logiciel (c’est à dire si une nouvelle version vous est proposée ou non à la fermeture du logiciel). Si tel est le cas transmettez l’heure du rapport d’erreur au support technique en envoyant un e-mail à l’adresse support@lockimmo.com.

 

Modifier le libellé des documents édités

Par défaut le logiciel LOCKimmo gestion locative vous propose certains libellés pour les appels de loyers (avis d’échéance), avoirs, quittances de loyer, factures. Vous avez la possibilité de changer ces derniers. Pour effectuer cette opération allez dans « Fichier – imprimés propriétaires » à partir du menu principal. Sélectionnez votre propriétaire. Saisissez vos libellés Validez en cliquant sur le bouton enregistrer.

 

Configurer son imprimante

LOCKimmo gestion locative vous offre la possibilité de configurer les options d’impression de votre imprimante. Cette possibilité peut s’avérer particulièrement intéressante si vous souhaitez imprimer des documents sur du papier à en-tête et d’autres documents sur du papier classique. En effet en vous donnant accès aux options avancées de votre imprimante vous pourrez sélectionner tel ou tel bac. Pour accéder à cet écran de configuration allez dans Fichier – Paramétrage technique – Configuration de l’imprimante.

Les choix de configuration effectués sur cet écran resteront actif jusqu’à la fermeture de LOCKimmo.

 

Imprimer le bloc description du bien sur les appels de loyers

LOCKimmo vous offre la possibilité de personnaliser vos appels de loyers en y intégrant un bloc de texte. Cette option peut être activée en allant dans Fichier – imprimés propriétaires à partir du menu principal. Une fois sur l’écran sélectionnez votre propriétaire à l’aide des jumelles. Cliquez ensuite sur la case à cocher « Imprimer le bloc description du bien sur les appels de loyers »

Validez en cliquant sur enregistrer.

Dès à présent le bloc « description du bien loué » présent sur la fiche bail (données – fiche bail à partir du menu principal) s’imprimera sur les appels générés pour ce propriétaire. Ce bloc de texte apparaîtra sur la partie gauche des avis d’échéances.

 

Paramétrer l’envoi d’e-mails en utilisant SFR

LOCKimmo gestion locative dispose d’une fonctionnalité permettant d’envoyer en masse des e-mails (ex: appels de loyers, quittances). Pour utiliser cette fonctionnalité il convient d’effectuer un paramétrage de la passerelle SMTP (passerelle par laquelle transiteront vos messages).

Si vous êtes client SFR et possédez une adresse e-mail se terminant par sfr.fr voici comment paramétrer votre logiciel.

Première étape allez dans Menu principal – Fichier – Paramétrage technique – envois e-mail.

Une fois sur cet écran saisissez « smtp.sfr.fr » dans le champ Serveur SMTP
Saisissez 25 dans le champ port
précisez votre adresse e-mail et votre mot de passe de messagerie
cochez la case « envois e-mails » et enregistrez

Cliquez sur le bouton « tester la connexion ». Si le message « test résussi » s’affiche tout est OK

Si jamais tel n’était pas le cas vérifiez vos paramétres (ex: mot de passe)

Essayez également cette configuration alternative
serveur SMTP : smtp-auth.sfr.fr
port: 587
et cochez la case « mails sécurisés »