Introduction

Cette section de ce guide d’utilisation vous guidera dans la préparation de votre base de données

Au travers des sections qui vont suivre vous découvrirez:

– comment créer vos propriétaires

– comment créer vos locataires

– ou bien encore comment créer vos biens et contrats de baux

 

Structure des données

Pour bien comprendre la logique de votre module gestion locative vous devez bien comprendre la méthode utilisée par ce dernier pour gérer vos données.

Voici la façon dont vos données sont organisées:

Propriétaire >> Biens >> Contrat de bail << Locataire

Vous avez par conséquent:

– un propriétaire qui possède des biens

– ces biens seront les éléments qui seront mis en location

– en face vous aurez des locataires

– le contrat de bail ou fiche bail servira à faire le lien entre le bien loué et le locataire

C’est sur cette fiche bail que seront compilées l’essentiel des informations relatives à la location (ex: montant du loyer, date des révisions….).

Les conséquences pratiques de cette logique sont par exemple:

– qu’un propriétaire peut posséder plusieurs biens

– qu’un locataire peut avoir plusieurs locations (ex: un appartement et un garage)

 

Ajout de vos dossiers locations

Votre logiciel vous permet d’utiliser deux méthodes pour la saisie de vos dossiers locations:

– une saisie au travers de l’assistant création de baux

– une saisie au travers de différents écrans

Ces deux méthodes vont être détaillées.

 

Création étapes par étapes

Si vous souhaitez ne pas créer votre contrat de bail par le biais de l’assistant création de baux sâchez que vous pouvez effectuer la quasi totalité des saisies en allant directement

sur les fiches de votre logiciel.

Voici les étapes à suivre pour effectuer une création étapes par étapes:

– créer éventuellement votre propriétaire en allant dans Menu principal >> Données >> Propriétaire bailleur / SCI

– créer ensuite votre locataire en allant dans Menu principal >> Données >> Locataires

– ajoutez ensuite votre bien. C’est à dire l’élément qui sera loué en allant dans Menu principal >> Données >> Biens

Une fois ces étapes réalisées vous pourrez aller dans Menu principal >> Données >> Contrat de baux pour rassembler ces différents éléments.

 

Assistant création de baux

La première méthode vous permettant d’ajouter un dossier locataire est d’utiliser l’assistant contrats de baux

Pour accéder à l’assistant vous pouvez soit cliquer sur

en bas à gauche de l’écran d’accueil

Vous pouvez également accéder à l’assistant création de baux en allant dans Menu principal >> Données >> Contrats de baux et en cliquant sur le bouton nouveau

1ère étape : la création / sélection de propriétaire

Lors de la première étape vous pourrez ajouter un nouveau propriétaire ou sélectionner un propriétaire déjà présent dans votre base de données

Pour sélectionner un propriétaire déjà existant il vous suffira de cliquer sur la loupe

Pour ajouter un nouveau propriétaire cliquez simplement sur le +

Renseignez les informations et cliquez sur le bouton “Enregistrer”

Vous arriverez alors sur la seconde étape de l’assistant.

2ème étape : La création du locataire

Une fois le propriétaire sélectionné vous pourrez sélectionner ou ajouter un locataire.

Le principe est le même que sur l’onglet précédent. Vous disposez d’une loupe et d’un + pour ajouter ou sélectionner un locataire.

Validez en cliquant sur le bouton enregistrer

3ème étape : La création du bien

Lors de la 3ème étape vous pourrez ajouter un bien ou sélectionner un bien déjà existant. Le principe est encore une fois le même. Sélectionnez votre bien si ce dernier

est déjà présent dans votre base ou ajouter en un si vous utiliser ce bien pour la première fois.

Cliquez sur Enregistrer pour valider votre saisie

4ème étape : la fiche bail

Votre saisie sera finalisée par la création de la fiche bail. Cette fiche est destinée à rassembler les principales informations relatives à votre contrat de location

Chaque paramètre présent sur cet écran est important. Nous allons les détailler.

Périodicité des appels

Cet écran vous permet de sélectionner la périodicité des appels

Par défaut les appels de loyers c’est à dire les documents qui demanderont un loyer au locataire seront à éditer une fois par mois.

Si vous posséder des locations pour lesquelles les loyers sont trimestriels changer la sélection dans ce menu déroulant.

A noter : Si vous possédez des baux à appels de loyers trimestriels il faudra que vous alliez sur la fiche bail pour personnaliser la périodicité des appels.

C’est à dire que vous préciserez par le biais d’un menu déroulant si les appels sont effectués en Janvier / Avril / Juillet / Octobre ou bien encore en Février / Mai / Août / Novembre

Ce choix sera par conséquent important pour vous permettre de lancer des appels corrects.

Type de bail

Votre logiciel vous permet de gérer plusieurs types de baux (ex: bail habitation, bail garage …). Précisez le type de bail concerné par cette location.

Le type de bail sélectionné sur cet écran impactera le modèle de contrat de bail qui vous sera proposé par le logiciel lors de la génération du contrat de bail.

Révision de loyer

Le bloc révision de loyers est particulièrement important pour votre logiciel. Les paramètres à saisir seront donc à sélectionner avec soin.

En effet votre logiciel vous offre la possibilité d’effectuer automatiquement les révisions de loyers.

Sur cette section précisez donc la date de la prochaine révision de loyer. L’indice de révision à utiliser

Sélectionnez aussi le trimestre de référence qui sera utilisé pour les calculs de révisions

Par défaut les révisions de loyers seront annuelles. Ceci concerne l’essentiel des contrats de baux. Modifier cette périodicité si besoin.

Finalisez votre saisie en cliquant sur le bouton Enregistrer

L’écran de création du bail s’affichera. Nous vous conseillons de cliquer sur le bouton “Ouvrir la fiche bail” pour vérifier vos saisies.

 

Fiche propriétaire

Dans le cadre de votre utilisation du logiciel LOCKimmo investisseurs l’une des premières étapes va être de créer vos fiches propriétaires. Pour accéder à l’écran de création de propriétaires allez dans Menu principal >> Données >> Propriétaires bailleurs / SCI

Vous arriverez sur l’écran de sélection de propriétaire

Sur cet écran vous trouverez les fiches propriétaires déjà créées.

Vous pourrez en ajouter de nouvelles en cliquant sur le bouton “nouveau” en haut de l’écran.

Lorsque vous cliquerez sur le bouton nouveau vous obtiendrez la fiche propriétaire

Renseignez le type du propriétaire, sa civilité et son nom

Une fois ceci fait remplissez la partie basse de l’écran. Voici les informations qui vous seront demandées

L’adresse du propriétaire

Une fois le code postal saisi cliquez sur la loupe juste à côté du champ. Vous obtiendrez l’accès au module de sélection de villes.

Ainsi vous serez sûr d’éviter les erreurs de saisies et bénéficierez d’un formatage automatique de vos désignations de ville (ceci permettra un meilleur acheminement de vos courriers)

Sur la fiche propriétaire vous pourrez également renseigner l’adresse e-mail du propriétaire. Ceci est important car cette adresse vous permettra d’envisager l’envoi par e-mail de nombreux documents.

Onglet RIB propriétaire

Votre logiciel de gestion locative vous permet de renseigner le RIB de votre propriétaire

Cette saisie est accompagnée d’assistants pour fiabiliser la saisie des références bancaires. Ainsi vous pourrez facilement vérifier votre RIB ou bien encore générer l’IBAN saisi

La saisie des coordonnées bancaires est pertinente si vous décidez de mettre en place des prélèvements bancaires. Il convient d’être très attentif lors de vos saisies pour éviter tout problème futur

(ex: rejet de fichier de prélèvements…).

La création des comptes bancaires des propriétaires s’effectuera sur un autre écran et plus précisément en allant dans Menu principal >> Paramétrages >> Comptes bancaires

Onglet Personnalisation

L’onglet personnalisation vous permettra de modifier la présentation des imprimés que vous éditerez et qui seront liés à ce propriétaire.

A ce niveau voici les choix qui vous sont offerts:

Utilisation d’une manchette

La manchette est un bloc de texte pouvant contenir des images (ex: logo) qui s’imprimera en haut à gauche des documents que vous éditerez. Cette manchette peut être créée directement depuis la fiche du propriétaire

en cliquant sur le bouton + ) côté du menu déroulant.

A noter : Comme vous pourrez le constater lors de l’ajout de votre manchette vous disposerez d’un bouton “insérer une image”

Ce bouton vous permettra d’intégrer un logo dans votre manchette. Il opérera également un recadrage automatique et un redimensionnement de votre image. Ceci vous assurant un meilleur affichage sur vos imprimés

Insertion d’un pied de page

L’onglet personnalisation vous permettra également d’insérer un pied de page dans vos imprimés. Ce pied de page pourra comporter plusieurs lignes. Il pourra par exemple reprendre le numéro RCS de votre SCI ou bien encore l’adresse de votre siège social. N’oubliez pas de bien cocher la case “imprimer le pied de page” pour que ce dernier s’affiche correctement sur vos documents.

Personnalisation des titres des imprimés

L’onglet personnalisation vous permet de personnaliser les libellés de vos documents.

Onglet comptabilité

L’onglet comptabilité de la fiche propriétaire est particulièrement important car ce dernier guidera la façon dont le logiciel travaillera d’un point de vue comptable.

Si vous souhaitez mettre en place une véritable comptabilité au travers de votre logiciel reportez vous à la section Comptabilité de ce manuel.

Autres informations présentes sur la fiche propriétaire

La fiche du propriétaire vous permet également d’accéder à la liste des biens du propriétaire et la liste des locataires liés au propriétaire.

Ces onglets seront alimentés automatiquement dans le cadre de votre utilisation du logiciel

Comme vous pourrez le constater l’onglet e-mail listera tous les envois de courriers électroniques réalisés à destination de votre propriétaire.

Fiche propriétaire

Si vous disposez de dossiers papiers ou de pochettes vous pourrez les compléter en imprimant une fiche propriétaire

Pour imprimer cette fiche récapitulative cliquez sur le bouton

présent à droite de l’écran