Vous êtes le nouveau propriétaire d’un logement en copropriété ? Vous allez découvrir l’assemblée générale annuelle de copropriété. C’est l’occasion d’échanges importants et de prises de décisions relatives à l’immeuble. LOCKimmo vous rappelle les 4 points essentiels pour maîtriser l’AG de copropriété.
Le fonctionnement d’une assemblée générale en copropriété
Avant toute chose, commençons par un rapide rappel. Dans chaque copropriété, une assemblée générale (AG) doit avoir lieu au moins une fois dans l’année. Tous les copropriétaires doivent être convoqués et sont invités à s’exprimer, à débattre et à voter sur les questions inscrites à l’ordre du jour. Cette assemblée générale annuelle vote les comptes de l’année passée et le budget de l’année suivante.
En dehors de cette assemblée générale ordinaire, il est possible de réunir des assemblées générales ordinaires ou extraordinaires pour statuer sur des décisions importantes pour l’administration et la bonne gestion de l’immeuble.
Le syndic de copropriété convoque chaque copropriétaire par écrit en lettre recommandée avec avis de réception ou directement en mains propres ou par mail (loi Alur), sous un délai de 21 jours avant la date retenue.
Les convocations doivent comporter certaines informations notamment : le jour, l’heure et le lieu de l’AG, l’ordre du jour et les documents nécessaires au vote (projet de budget, comptes annuels répartis en 5 annexes, etc…)
Qui peut assister à une assemblée générale de copropriété ?
Une personne qui n’est pas copropriétaire peut-elle assister à l’AG ? Aucun texte n’interdit la présence d’un tiers lors d’une AG. Néanmoins, s’agissant d’une réunion privée, les personnes étrangères doivent posséder un mandat ou une autorisation spécifique du Président du Tribunal. Sinon, la présence du tiers devra être soumise à l’accord des copropriétaires. Dans tous les cas, l’article 17 de la loi du 10 Juillet 1965 précise que seuls les copropriétaires ont le droit de vote.
Comment faire inscrire une question à l’ordre du jour ?
D’après l’article 10 du décret de 1967 : à tout moment, un ou plusieurs copropriétaires peuvent notifier au syndicat une question à ajouter à l’ordre du jour d’une AG. Le syndic porte ces questions à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale si les copropriétaires ont déjà été convoqués.
Très souvent, cela concerne une autorisation de travaux à réaliser par un copropriétaire et affectant les parties communes. Il n’est pas rare alors de convoquer une AG spécifique sans attendre la prochaine réunion annuelle.
Peut-on aborder une question non inscrite à l’ordre du jour ?
La réponse est non. En effet, l’assemblée générale peut voter uniquement sur une question inscrite à l’ordre du jour. Dès lors, si une décision est prise sur une question non inscrite à l’ordre du jour, son adoption n’a aucune valeur et est nulle.
La Cour de cassation va même plus loin en indiquant que le vote d’une question à l’ordre du jour ne peut pas être complétée par une question qui n’y est pas inscrite.
A noter néanmoins que l’AG peut tout de même examiner les questions non inscrites, mais sans procéder à un vote.
Le procès-verbal d’une assemblée générale de copropriété
A la suite de l’AG, un compte-rendu des décisions prises est rédigé par le secrétaire de l’assemblée (souvent le syndic de copropriété) et signé par le président et un ou plusieurs scrutateurs. Le syndic doit conserver la liste des procès-verbaux (PV) sur un registre spécifique (ou sur support informatique).
A noter :
La forme, la rédaction du contenu du compte rendu, son enregistrement et l’envoi aux copropriétaires sont soumis à la réglementation relative au décret du 17 mars 1967.
Le registre spécial évoqué plus haut regroupe l’ensemble des procès-verbaux. Le syndic de copropriété a l’obligation d’en fournir une copie à un copropriétaire qui souhaite en prendre connaissance. A noter que dès lors, le contrat peut prévoir des frais pour la transmission de ces documents.
Le saviez-vous ?
Même un syndic de copropriété bénévole a l’obligation de produire un compte-rendu suite à la tenue d’une assemblée générale.
Le contenu du compte-rendu en AG de copropriété
Le procès-verbal de l’AG de copropriété doit comprendre :
- le résultat des votes,
- le nom de tous les copropriétaires qui ont voté contre ou se sont abstenus pour chaque décision concernée (ainsi que le nombre de voix représentés),
- les réserves éventuelles exprimées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions.
A noter :
La feuille de présence des membres de la copropriété présents et représentés lors de l’assemblée générale doit être annexée au procès-verbal.
En cas de copropriétaires opposants ou défaillants
Les décisions d’assemblée générale doivent être notifiées par le syndic sous 1 mois aux copropriétaires opposants ou défaillants :
- par LRAR (lettre recommandée avec accusé de réception),
- ou par voie électronique (si le copropriétaire a donné son autorisation au syndic de copropriété pour utiliser son adresse mail.
Les copropriétaires opposants ou défaillants peuvent contester une décision de l’assemblée générale sous 2 mois à compter de la notification des décisions.
En effet, le syndic doit insérer dans le procès verbal, au minimum, le second alinéa de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965 précisant aux copropriétaires opposants ou bien défaillants, leur capacité de contester judiciairement une résolution, ou l’assemblée générale globalement selon la cause de la nullité.
Pour les autres copropriétaires, l’envoi simple de la copie du compte rendu est suffisant ou sa mise à disposition dans l’intranet dédié de la copropriété.
En l’absence de désignation du conseil syndical
Si le conseil syndical, soit le groupe qui coordonne les relations entre le syndic et les copropriétaires, n’a pas pu être désigné au cours de l’AG, le procès-verbal de la décision doit être notifié sous un mois à tous les copropriétaires de l’immeuble, par lettre recommandée ou bien par mail.
Le droit d’information des habitants de l’immeuble
L’ensemble des habitants de la copropriété doivent avoir accès aux informations relatives aux décisions prises lors des assemblées générales qui ont un impact sur la vie de l’immeuble. Il peut s’agir par exemple des décisions concernant les travaux, l’entretien de l’immeuble, l’intervention de prestataires éventuels, etc. Ces dernières doivent être affichées dans les parties communes de l’immeuble. En cas d’informations personnelles, la personne en question est contactée individuellement.
Comment modifier la clé de répartition des charges de copropriété ?
Dans tout immeuble en copropriété, chaque copropriétaire participe au paiement des charges. La clé de répartition des charges vient préciser la catégorie de chaque type de charge. Chaque syndicat de copropriété détermine cela au sein de son règlement de copropriété.
Depuis 2002, tous les règlements de copropriété doivent mentionner les éléments pris en compte et la méthode de calcul permettant de fixer les quotes-parts de parties communes et la répartition des charges de chacun.
Néanmoins, diverses raisons peuvent amener à procéder à une modification de la répartition des charges. Par exemple, l’installation d’un nouvel équipement comme un ascenseur.
Modifier la répartition des charges impacte le montant payé par chaque copropriétaire et est donc soumis à des règles précises. En effet, un copropriétaire peut estimer que la répartition des charges mentionnées dans le règlement doit être recalculée, car elles sont inappropriées.
Dès lors, une modification des clés de répartition peut être demandée et réalisée par le biais d’un vote en assemblée générale de copropriété à l’unanimité. Il est également possible de demander la modification des clés de répartition des charges devant le tribunal judiciaire si un propriétaire pense que sa quote-part de charges (les charges spéciales par exemple) est trop élevée.
Pour cela il faut néanmoins que la participation du propriétaire en question soit 25% supérieure à ce qu’elle devrait être, ou bien que la participation d’un autre propriétaire soit 25% inférieure à ce qu’elle devrait être.
A noter :
Si chaque propriétaire peut poursuivre en justice la répartition des charges, il doit le faire dans un délai de cinq ans suite à la publication du règlement de copropriété de l’immeuble dans lequel il réside. Au-delà de ce délai, la poursuite est impossible.
Le syndic de copropriété doit respecter et appliquer les tantièmes de charges (générales et spéciales) dans son calcul des clés de répartition, comme établi au sein du règlement de copropriété. Néanmoins, des erreurs d’exécution peuvent amener au non-respect des clés de répartition. Dès lors, le syndic de copropriété doit procéder à une régularisation lui-même s’il a constaté une erreur, ou si un propriétaire constate l’erreur. Avec un logiciel de gestion des syndics de copropriété en ligne, les erreurs sont limitées !
