Lorsque vous aurez enregistré votre contrat de bail, vous pourrez appeler le 1er loyer (que le logiciel vous propose de proratiser en cas d'arrivée en cours de mois) avec le dépôt de garantie.
Nb : si vous ajoutez le dépôt de garantie au 1er appel de loyer, des honoraires de gestion seront appliqués sur le loyer et sur le dépôt de garantie. Vérifiez alors les conditions prévues dans votre mandat. Il est d'usage d'appliquer des honoraires sur toute somme perçue pour le compte du propriétaire. Si ce n'est pas le cas, vous passerez par Saisie - Dépôt de garantie pour appeler la caution et ainsi ne pas appliquer d'honoraires lors de l'encaissement.
Premier appel et dépôt de garantie
Voici comment se déroule la saisie du 1er appel de loyer, à partir de la fiche bail :
Pour lancer votre 1er appel de loyer, vous cliquerez sur "Arrivée du locataire" à droite de l'écran.
La fenêtre « Appel de loyer » s’ouvre :
La partie haute reprend les données saisies dans la fiche bail.
Vous allez pouvoir :
- Ajouter un élément : grâce au + vert
- Modifier : grâce à l'icône du crayon
- Supprimer : avec la croix rouge
- Imprimer l’avis d’échéance : en cliquant sur l'imprimante
Dans notre exemple, le locataire est arrivé en cours de mois.
Le logiciel propose donc de proratiser le 1er appel de loyer.
Cliquez donc sur « oui » puis sur « Préparation ».
Le logiciel vous proposera automatiquement d’ajouter le dépôt de garantie à l’appel de loyer.
Lorsque vous aurez cliqué sur « Oui », vous pré visualisez le détail de votre appel de loyer.
Vous pouvez soit valider cet appel ou y ajouter des éléments à facturer. Cliquez
Voici l’écran qui va vous permettre d’ajouter les facturations de votre choix :
Choisissez parmi la liste du menu déroulant, les éléments à facturer. Vous pourrez entre autres, ajouter des honoraires de location, des honoraires d’état des lieux ou encore des honoraires de rédaction d’état des lieux.
Vous pourrez ajouter autant de lignes que vous le souhaitez.
Cliquez à chaque fois sur le bouton "Ajouter".
Dans notre exemple, nous avons choisi d’ajouter des honoraires de location et des honoraires de rédaction de baux, soumis à TVA de 20%. Nous avons désormais 2 lignes supplémentaires dans notre tableau détail de l’appel.
Nous allons donc ensuite valider cet appel grâce au bouton "Valider".
De retour sur notre écran « Appel de loyer », vous pouvez encore ajouter, modifier ou supprimer ou ligne grâce aux différents boutons à droite de l’écran.
Lorsque vous déciderez de valider définitivement le 1er appel de loyer, le logiciel vous demande :
Si vous cliquez sur « Non », le logiciel éditera uniquement les avis d’échéance des locataires n’ayant pas d’adresse mail voulant recevoir ce dernier par courrier.
Voici l’avis d’échéance que vous pourrez imprimer :
De retour sur la fiche bail, on constate que le solde du locataire est devenu débiteur du montant du 1er appel de loyer :
La saisie du dépôt de garantie hors premier appel de loyer
Si vous avez choisi de ne pas appeler le dépôt de garantie en même temps que le 1er appel de loyer, vous irez dans l’onglet SAISIES – DEPOT DE GARANTIE pour procéder à l’appel de ce dernier.
Renseignez les éléments de la partie haute de l’écran :
- Date de l’appel
- Sélectionnez le contrat de bail
- Saisissez le montant du DG
Cliquez ensuite sur « Ajouter » pour lancer l’appel.
Une fois que vous aurez cliqué sur « Ajouter », le logiciel vous propose d’imprimer la demande du DG :
Vous constaterez que le solde du compte garantie a été mouvementé du montant de l’appel et que notre appel est venu alimenter notre tableau du bas de l’écran.
Vous pouvez supprimer cet appel en cas d’erreur directement à partir de cet écran en cliquant sur la croix rouge à droite du tableau.