Effectuer une régularisation de charges annuelle
Prenons l'exemple de charges de copropriétés (cet exemple et applicable aux autres types de charges soumis à une régularisation annuelle)
Dans la dernière version de votre module de gestion locative, LOCKimmo vous permet de lancer des régularisation de charges, même si vous reversez les provisions aux propriétaires.
Nb : nous vous recommandons de toujours reverser les provisions pour charges aux propriétaires pour une raison fondamentale : vous ne faîtes pas gonfler votre enveloppe de montants détenus pour le compte de tiers. Pour rappel, plus vous conserverez d'argent ne vous appartenant pas, plus le montant versé à la caisse de garantie pour assurer ces sommes sera élevé.
Plusieurs cas de figure pour le compte propriétaire :
- Le propriétaire a payé exactement ce qu’il devait : rien à saisir du point de vue propriétaire (cas très rare)
- Le propriétaire a trop versé au syndic : rien à saisir dans le logiciel, le syndic déduira le trop perçu des prochains appels de provisions sur l’année suivante
- Le propriétaire n’a pas assez versé : vous devez payer le solde au syndic et vous devez saisir ce solde dans SAISIE – ENREGISTREMENT DE DEPENSES ET CHARGES, comme vu précédemment, à la charge du propriétaire mais « payée par vous », comme ci-dessous :
Puis après avoir sélectionné le bien, cliquez sur 
Le logiciel mouvementera votre compte banque 512 que vous aurez sélectionné et impactera la somme sur le compte propriétaire en déduction de ce que vous lui reverserez en loyer.
Plusieurs cas de figure pour le compte locataire :
Pour connaître le solde du compte charges du locataire, vous allez devoir lancer une régularisation de charges dans OUTILS – REGULARISATION DE CHARGES. Le but étant de constater les provisions pour charges payées par le locataire face à la facture de charge locative annuelle reçue par le syndic.
Régularisation de charges locataires
Prenons l’exemple d’une régularisation annuelle du syndic sur la part locative au 31/05/2015, sur la période du 01/01/2015 au 31/05/2015.
Il peut y avoir 3 résultats suite à la régularisation de charge :
- Le locataire a payé exactement ce qu’il devait : la régularisation est à 0€.
- Le locataire n’a pas assez versé de provisions : la régularisation est en faveur du propriétaire et le compte locataire est débiteur. Il devra donc payer le solde que vous encaisserez et que vous reverserez au propriétaire. (cas 1)
- Le locataire a trop versé de provisions : la régularisation est en faveur du locataire, son compte de charge est créditeur. Vous pourrez soit rembourser le trop perçu, soit le déduire d’un prochain loyer dans ENCAISSEMENT EXPRESS.
Cas 1 : le locataire présente un compte charges débiteur
Voici comment se présente l’écran de lancement de la régularisation de charges locataire, après filtrage de la période et du contrat de bail concerné par la période :
On peut apercevoir :
- En colonne crédit : les provisions pour charges mensuelles locataire encaissées
- En colonne débit : la facture du syndic relative à la part locative
Le logiciel nous donne un aperçu en haut à droite du solde du compte charges du locataire. Dans notre exemple le locataire doit 160€ afin de solder son compte charge, car la facture est plus élevée que les provisions encaissées.
Nous allons donc lancer la régularisation en cliquant sur 
Le logiciel vous demande confirmation du lancement puis vous propose d’éditer la facture correspondante à la régularisation.
Cette créance pourra être encaissée dans l’écran ENCAISSEMENT EXPRESS et reversée par la suite au propriétaire.
Attention : Les provisions de charges de syndic ont été payées au trimestre par le propriétaire. Ces provisions comprenaient donc une part que nous venons d’affecter au locataire. Mais le montant de la régularisation de charges locataire n’est pas égal au montant avancé par le propriétaire.
Dans notre exemple, la part locative est de 660€ et la régularisation de -160€ qui seront reversés automatiquement au propriétaire après encaissement. Il manque donc 500€ de charges locatives avancées par le propriétaire, à lui reverser.
Vous allez donc devoir passer une transaction supplémentaire pour rembourser le propriétaire.
Cas 2 : le locataire présente un compte charges créditeur
On constate dans cet exemple que la facture du syndic de la part locative est inférieure au montant des provisions encaissées.
En effet, nous avons encaissé 500€ de provisions et la facture est de 480€. Le locataire est donc créditeur de 20€.
Lorsque nous cliquons sur « Lancer la régularisation », le logiciel nous propose d’éditer le résultat de cette régularisation afin de la transmettre au locataire.
Le logiciel va donc générer un trop perçu d’un montant de 20€ et vous offre deux possibilités suite à ce constat :
- Rembourser le locataire de ce montant : le logiciel vous demandera de sélectionner le compte bancaire avec lequel vous effectuerez le remboursement et mouvementera votre 512 concerné. Le compte charges du locataire sera soldé.
- Utiliser ce trop perçu pour régler un prochain loyer : le logiciel générera l’icône du trop-perçu dans l’écran ENCAISSEMENT EXPRESS. Vous pourrez décider d’utiliser le trop perçu en cliquant sur l’icône lorsque vous aurez fait un appel de loyer, non encaissé. Vous pourrez à nouveau décider de le rembourser par ce biais.
Attention : Les provisions de charges de syndic ont été payées au trimestre par le propriétaire. Ces provisions comprenaient donc une part que nous venons d’affecter au locataire.
Dans notre exemple, la part locative est de 480€ et la régularisation de 20€ que nous remboursons au locataire (ou utilisons pour le prochain loyer).
Mais il y a bien 480€ de charges locatives avancées par le propriétaire, à lui reverser.
Vous allez donc devoir passer une transaction supplémentaire pour rembourser le propriétaire.