FAQ

Les signatures sur un contrat de bail

Selon les situations les signatures à apposer sur le contrat de bail pourront être différentes. Voici les différentes situations possibles:

locataire seul: aucune difficulté le locataire signe le contrat
locataire marié: contrairement à ce qu’on pourrait croire et indépendamment du régime matrimonial la signature d’un seul des époux est suffisante. Bien qu’un seul des époux signe le contrat les deux époux sont toutefois considérés comme co-titulaires du bail et ceci même en cas de séparation. La conséquence est donc que seul un jugement de divorce pourra mettre fin à cette situation.
Locataires vivant en concubinage: le contrat de bail devra idéalement être signé par les deux concubins. Par ailleurs afin d’éviter certains problèmes il est souhaitable d’inclure une clause de solidarité entre les signataires. Cette clause aura pour effet de permettre au bailleur d’exiger l’intégralité des sommes dues auprès de n’importe lequel des signataires du bail.

Comment créer des associés de SCI

Une société civile immobilière est une société rassemblant plusieurs associés. Dans le logiciel de gestion locative LOCKimmo vous pouvez très simplement créer ces différents associés et les lier à votre SCI.

Pour effectuer cette opération allez dans Menu principal – Fiche SCI. Clquez sur l’onglet « composition de la SCI ».

En cas de nouvel associé cliquez sur le bouton « créer » à côté du menu déroulant Associé. Remplissez la fiche associé en précisant les différentes informations notamment son adresse. Cliquez sur enregistrer

De retour sur la fiche SCI précisez le % de parts détenus par l’associé et le nombre de parts correspondant.

Cliquez sur le bouton ajouter.

Quelle comptabilité tenir pour une SCI ?

Une société civile immobilière (SCI) doit tenir une comptabilité commerciale dans plusieurs cas:

– lorsque l’un de ses associés est imposé dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou des bénéfices agricoles (BA)

– lorsqu’au moins un des associés est une société soumise à l’impôt sur les sociétés

– lorsque la SCI remplit au moins deux des trois critères suivants: un montant total du bilan supérieur à 1 550 000 €, un nombre de salariés supérieur à 50, un chiffres d’affaires hors taxes supérieur à 3 100 000 €.

Bien que non obligatoire la tenue d’une comptabilité dite commerciale peut également être conseillée pour les autres SCI. En effet ce type de comptabilité offre plusieurs avantages:

– permettre de répondre plus facilement aux demandes de l’administration fiscale. Il faut en effet savoir qu’en l’absence de comptabilité probante l’administration peut opérer un redressement sur la base d’une évaluation forfaitaire des recettes et dépenses ce qui peut s’avérer très préjudiciable.

– informer les associés. Tâche qui est grandement facilitée par la tenue d’une comptabilité notamment dans la capacité offerte de comparer les bénéfices et pertes entre plusieurs exercices.

– enfin il faut savoir que le gérant d’une SCI a l’obligation de déclarer une éventuelle cessation de paiement de sa société dans les 45 jours suivants la constatation de l’insuffisance de l’actif disponible pour couvrir le passif exigible. Or seule une comptabilité permet de déterminer précisément la date d’apparition de cette situation.

La SCI a donc tout à gagner à mettre en place une comptabilité commerciale pour le suivi de sa gestion.

Le plan comptable comment ça marche ? 

Le plan comptable d’une comptabilité de gestion locative comporte des comptes appelés à être mouvementés plus fréquemment :

  • Les comptes 165 où seront enregistrés les dépôts de garantie
  • Les comptes 411 qui seront spécifiques à vos locataires (si vous êtes en comptabilité d’engagement)
  • Les comptes 419 qui sont liés aux trop perçus de vos locataires
  • Les comptes 512 liés à vos comptes bancaires
  • Les comptes de classe 6 liés à vos dépenses
  • Les comptes 706 pour les recettes liées à vos loyers
  • Les comptes 791 pour les provisions pour charges

Pour visualiser votre plan comptable vous pouvez allez dans votre module gestion locative dans Menu principal – Paramétrage comptable – Plan comptable.

Au-delà de ces comptes comptables liés à la comptabilité générale vous disposez également de comptes analytiques.

La comptabilité analytique est une comptabilité à vocation interne et qui n’est pas liée à des obligations légales. Dans votre cas cette comptabilité servira notamment à matérialiser le compte de vos locataires.

Ces comptes comptables commenceront par un 8. Chacun de vos locataires possédera par exemple un compte 810 qui lui sera propre.

Qu’est ce qu’une comptabilité commerciale ?

La comptabilité idéale est une comptabilité en partie double conforme au plan comptable. Pour la tenue de cette comptabilité vous pouvez par exemple opter dans LOCKimmo pour une comptabilité d’engagement (menu principal – Paramétrage comptable – paramétrage comptabilité). Cette comptabilité offrira l’avantage de permettre de prendre en compte les engagements de la SCI (ex: dettes fournisseurs correspondant à une facture fournisseur enregistrée mais pas encore réglée).

Vous pouvez également mettre en place une comptabilité de trésorerie. Dans ce type de comptabilité seront listées toutes les opérations de type recettes et dépenses affectant vos comptes bancaires. Le choix de ce type de comptabilité s’effectue également en allant dans Fichier – Paramétrage comptable – Paramétrage comptabilité.

Qui conserve le dépôt de garantie ?

Le dépôt de garantie peut être selon vos choix de gestion :
– conservé à l’agence
– reversé au propriétaire

Ce choix conservation / reversement d’effectue notamment sur la fiche bail (Données – contrat de baux) sur l’onglet mandat.

 

Comment enregistrer une remise sur loyer ?

Pour récompenser un locataire ayant réalisé quelques travaux d’entretien dans son logement ou pour une autre raison il peut être intéressant d’accorder à ce dernier une remise sur le montant de son loyer. LOCKimmo vous permet d’enregistrer facilement ce type de transaction.

Comment procéder ?

Allez sur Encaissements – Encaissement express à partir du menu principal. Une fois sur l’écran sélectionnez votre locataire. Saisissez la date de l’opération. Dans le menu déroulant « Type de paiement » sélectionnez « Réduction de loyer ». Saisissez le montant de la remise et validez. LOCKimmo imputera alors ce paiement sur le loyer à régler comme il le ferait pour un encaissement classique.

La remise sur loyers prise en compte fiscalement

D’un point de vue fiscal et en ce qui concerne les revenus fonciers un loyer est fiscalisé lors de son encaissement. Dans le cas d’une réduction de loyer le montant de la remise bien que n’ayant pas été encaissé doit tout de même être intégré dans votre revenu imposable. En effet l’administration fiscale considère que cette réduction traduit la volonté du bailleur de ne pas recevoir une partie de ses revenus et que par conséquent il convient de la prendre en compte.

L’enregistrement d’une réduction de loyer dans LOCKimmo suit cette logique. Cette opération et son montant seront par conséquent pris en compte dans la détermination de vos revenus fonciers.

Masquer le solde antérieur sur les appels de loyers

Comme vous le savez les appels de loyers / avis d’échéances LOCKimmo peuvent inclure un solde antérieur. Ce solde antérieur permet notamment de rappeler au locataire des sommes restants impayées sur ces derniers loyers.

Il est toutefois possible de masquer cette information. Cette option peut être activée en allant dans Fichier – imprimé propriétaire à partir du menu principal. Une fois sur cet écran sélectionner votre propriétaire à l’aide des jumelles et cliquez sur la case « masquer le solde antérieur sur les appels ».

Validez en cliquant sur enregistrer

J’ai écrasé un fichier locataire, que faire ?

Je viens de constater que suite à une erreur de saisie j’ai écrasé un locataire dans mon logiciel. Lorsque je vais consulter ma liste de locataires je trouve par conséquent deux locataires portant le même nom. Les deux locataires ont le nom du locataire que je viens de créer. Comment faire pour rétablir la situation ?

Il est important de bien cliquer sur le bouton nouveau ou l’icône plus lorsque vous ajoutez des fiches. Si vous constatez un écrasement de fiche allez sur la fiche de l’un des deux locataires concernés. Une fois sur la fiche cliquez sur le bouton bleu à côté du solde en haut à droite de l’écran. Vous arriverez sur le détail du compte du locataire. Si ce détail correspond à celui du locataire écrasé modifiez le nom du locataire sur la fiche. Par défaut ces informations sont grisées. Cliquez sur le petit stylo à côté du nom du locataire pour pouvoir le modifier.

Une fois le nom du locataire modifié cliquez sur enregistrer.

Comment personnaliser le compte comptable lié à des honoraires de gestion

En utilisant le logiciel LOCKimmo gestion locative pro vous avez la possibilité de générer automatiquement les transactions comptables liées à vos encaissements. Sachez que vous pouvez personnaliser le compte comptable utilisé pour la prise en compte de vos honoraires.

Pour choisir ce compte allez dans Menu principal – Fichier – Paramétrage gérance – Paramétrage des prestations.

Une fois sur cet écran vous verrez apparaître la liste de toutes vos prestations. Cliquez une fois sur le contenu de la colonne « Comptabilisation » présente dans le tableau

Vous obtiendrez ainsi un écran de sélection de compte comptable. Le compte que vous sélectionnerez à ce niveau sera celui qui sera utilisé pour l’enregistrement de vos futurs honoraires (compte par défaut 468001).

Comment visualiser toutes les transactions liées à un compte comptable particulier

Pour effectuer des vérifications il peut être intéressant de visualiser toutes les opérations comptables enregistrées sur un compte comptable particulier.

Pour obtenir cette information dans votre logiciel de gestion locative allez dans « Menu principal – Comptabilité – Opérations sur compte ». Une fois sur cet écran Préciser des dates de filtrage et sélectionnez ou non un propriétaire.

Sélectionnez également une éventuelle racine de compte (ex: 512 pour obtenir toutes les opérations liées à un compte bancaire). Cliquez ensuite sur le bouton filtrer.

La liste des transactions s’affichera dans le tableau. Pour accéder à une des transactions listées double cliquez sur cette dernière dans le tableau ou cliquez sur le lien « afficher la transaction comptable » présent en dessous du tableau.

Faciliter la saisie d’un compte bancaire pour les encaissements

LOCKimmo gestion locative vous permet de gérer plusieurs comptes bancaires. Or lors des encaissements de paiements locataires il peut être intéressant de ne pas avoir à sélectionner à chaque fois un compte bancaire (notamment si les paiements de ce locataire sont toujours encaissés sur le même compte). Pour faciliter votre saisie vous pouvez pré-sélectionner un compte bancaire.

Pour effectuer cette opération allez dans « Données – Fiche bail » à partir du menu principal. Cliquez sur les jumelles en haut de l’écran afin de sélectionner votre contrat. Allez ensuite sur l’onglet informations complémentaires en bas de l’écran. Vous y trouverez un menu déroulant « compte bancaire ». Sélectionnez votre compte et validez en cliquant sur le bouton enregistrer en bas à droite.

Voilà, dès à présent lorsque vous sélectionnerez ce locataire sur les écrans de paiements c’est ce compte bancaire qui sera automatiquement pré-sélectionné.

Imprimer le montant en toutes lettres sur les quittances de loyer

LOCKimmo vous permet d’imprimer en toutes lettres le montant du loyer. Cette option peut être activée en allant dans Fichier – imprimés propriétaires. Une fois sur cet écran sélectionnez votre propriétaire grâce aux jumelles présentes en haut de l’écran.

Cochez ensuite la case « Imprimer le montant en lettres sur les quittances ».

Validez en cliquant sur enregistrer en bas de l’écran

 Créer un compte bancaire

Lors de vos encaissements ou de vos paiements de dépenses mais également afin de permettre la réalisation de virements il vous faut créer un ou plusieurs comptes bancaires. Pour effectuer cette création allez soit:

– dans Fichier – infos bancaires si vous utilisez une version Mono / Multi / Premium et si vous souhaitez créer votre compte bancaire ou le compte de votre SCI (société civile immobilière)

– dans Fichier – paramétrage gérance – infos bancaires si vous utiliser la version Pro et que vous souhaitez créer le ou les comptes bancaires de votre agence.

Une fois vos comptes créés vous pourrez les utiliser sur les écrans d’encaissements (menu déroulant banque) ou bien encore sur les écrans de rapprochements bancaires.

Prendre en compte un paiement direct au propriétaire

Dans le cadre d’une gestion locative certains paiements peuvent être perçus directement par le propriétaire et donc ne pas transiter par le compte de son mandataire. Ceci est ainsi souvent le cas avec certains paiements d’allocations CAF. Dans ce contexte il est nécessaire de mouvementer le compte du locataire pour préciser qu’une partie de son loyer a été réglé mais cette opération ne doit pas se traduire par une transaction sur le compte bancaire de l’agence immobilière.

Comment enregistrer cette opération dans LOCKimmo ?

L’enregistrement de ce type de transactions peut être réalisé très facilement en allant dans Encaissement – Encaissement express à partir du menu principal du logiciel. Une fois sur cet écran sélectionnez le locataire, précisez la date du règlement, le montant du paiement et sélectionnez « reçu par le propriétaire » dans le menu déroulant « type de paiement ».

Cette opération viendra mouvementer le compte du locataire. Elle n’aura par contre aucun impact sur le compte bancaire de l’agence.

Calcul des commissions

Bien que n’ayant pas été reçu directement par le mandataire l’opération pourra générer des commissions et honoraires au profit de l’agence. A l’image d’un paiement de loyer classique ces commissions et honoraires seront donc calculés et pris en compte lors de l’opération.

Réaliser une clôture comptable

Lors de l’utilisation de votre LOCKimmo gestion locative votre logiciel génère un certain nombre de transactions comptables. En fin d’exercice vous avez la possibilité de réaliser une clôture comptable. Le lancement de cette dernière s’effectue en allant dans Comptabilité – clôture comptable à partir du menu principal. Ce processus de clôture se découpe en plusieurs étapes dont voici l’enchaînement:

-1ère étape: détermination de la date de début et de fin de votre exercice à l’aide des champs date de début et date de fin. Sélectionnez le propriétaire pour lequel vous souhaitez lancer la clôture et cliquez sur le bouton lancement du traitement

– 2ème étape: la validation des écriture. Dans un premier temps LOCKimmo procédera à la validation des écritures comptables de la période. Le logiciel vérifiera notamment le fait que toutes les transactions comptables sont équilibrées. Il vérifiera également le fait que toutes les transactions se sont bien vu affecter un compte comptable. En cas d’échec de cette étape un rapport d’erreur sera généré. Cet état listera les transactions posant problème. Il conviendra alors de les corriger en allant dans Comptabilité – transaction comptable à partir du menu principal.

-3ème étape: l’ouverture de la nouvelle période. La période étant clôturée il convient lors de cet étape de définir les dates liées au prochain exercice

-4ème étape: édition du compte de résultat et génération du résultat de l’exercice

-5ème étape: création des à nouveaux. Lors de cette ultime étape LOCKimmo soldera les comptes de l’exercice précédent et générera une transaction d’ouverture du nouvel exercice.

Le résultat de ce processus de clôture pourra être consulté en allant dans Comptabilité – transaction comptable à partir du menu principal.

Modifier le libellé des documents édités

Par défaut le logiciel LOCKimmo gestion locative vous propose certains libellés pour les appels de loyers (avis d’échéance), avoirs, quittances de loyer, factures. Vous avez la possibilité de changer ces derniers. Pour effectuer cette opération allez dans « Fichier – imprimés propriétaires » à partir du menu principal. Sélectionnez votre propriétaire. Saisissez vos libellés Validez en cliquant sur le bouton enregistrer.

 Utiliser les adresses de correspondance

Lorsque l’on loue par exemple une garage ou bien encore un entrepôt les courriers destinés au locataire doivent en général être expédiés à une autre adresse que celle de la location.

LOCKimmo vous permet dans ce cas de définir une adresse de correspondance. Afin de créer cette dernière allez sur Données – Fiche bail à partir du menu principal. Sélectionnez votre contrat de bail à l’aide des jumelles présentes en haut de l’écran. Cliquez ensuite sur l’onglet « adresse de correspondance » présent en bas de la page. Renseignez l’adresse dans les champs appropriés. Enfin n’oubliez pas de cocher la case « Adresse à utiliser sur l’ensemble des courriers liés à ce bail » Voilà le paramétrage est correctement effectué. Tous les courriers destinés à ce locataire seront à présent adressés à cette adresse.

Immeubles et biens

L’immeuble qui peut être créé en allant dans Données – Fiche immeuble est un ensemble regroupant plusieurs biens. A titre d’exemple si vous possédez une maison divisée en 3 logements. Nous vous conseillons de créer un immeuble et 3 biens. La création d’une fiche immeuble n’a donc rien d’obligatoire. Elle peut toutefois s’avérer intéressante car elle offre plusieurs opportunités: – éviter d’avoir à ressaisir l’adresse de biens situés au même endroit. Ainsi une fois votre fiche immeuble créée vous serez en mesure de créer vos différents biens et de les lier à votre immeuble (grâce au menu déroulant immeuble présent en haut à droite de la fiche bien). Lors de la sélection de votre immeuble LOCKimmo vous proposera automatiquement d’utiliser l’adresse de l’immeuble. Vous économiserez ainsi quelques saisies.

– l’immeuble permet de regrouper des biens dans une seule et même colonne sur votre déclaration de revenus. Les déclarations fiscales étant structurées par immeubles les informations des différentes locations seront automatiquement agrégées. – vous pourrez saisir des charges propriétaires et les affecter à votre immeuble. Vous serez ainsi en mesure d’enregistrer facilement des dépenses de type réfection de cages d’escalier… – par ailleurs l’immeuble sera un critère de filtre lors de la génération de plusieurs états (ex: analyse des dépenses (Editions – analyse des dépenses). Il facilitera par conséquent vos analyses.

Comment lancer un appel de fonds lié à des travaux dans le logiciel syndic de copropriété

La vie d’une copropriété est souvent ponctuée par la réalisation de travaux. Comment procéder à des appels de fonds pour le financement de ces derniers ?

Pour effectuer ce type d’appel il convient dans un premier temps de créer un dossier travaux. Ajoutez ce dernier en allant dans Menu principal – Entretien travaux – Dossier travaux.

Cliquez sur le bouton nouveau. Sélectionnez la copropriété. Précisez une référence (ex: TR1) et une désignation (ex: travaux de voirie).

Mentionnez si les travaux sont urgents ou non.

Si les travaux sont assurés par une seule société ajoutez cette dernière dans le menu déroulant « Prestataire / fournisseur ».

Choisissez un type de travaux ainsi que la clé de répartition à utiliser pour la ventilation des montants appelés (ex: clé charges communes).

N’oubliez pas de mentionner le montant des travaux dans le champ présent à droite.

Calendrier des appels de fonds

A l’image de ce que vous auriez pu faire pour un budget précisez le calendrier des appels de fonds. Cliquez sur l’onglet « Appels de fonds » en bas de l’écran. Mentionnez une date pour un appel et une désignation (ex: 1er appel travaux) et précisez la part appelée (ex: 25%).

Répétez cette opération jusqu’à obtenir un total des appels de fonds de 100%.

Lancement des appels de fonds

Une fois les appels de fonds définis sur cet écran vous pourrez les lancer en allant dans « Menu principal – Appels / Facturations – Appels de fonds ».

Sur cet écran sélectionnez votre copropriété et filtrez sur la plage de dates comportant les appels de fonds (ex: 01/01 au 31/03 pour avoir les appels de fonds prévus pour le 1er trimestre)

Comment personnaliser les comptes comptables liés à vos propriétaires

Comme vous le savez certainement le logiciel LOCKimmo gestion locative intègre un puissant moteur comptable qui vous permet de générer automatiquement une transaction comptale lorsque vous réalisez un enregistrement (ex: saisie de dépense, encaissement…).

Par défaut ce moteur est conçu pour s’auto paramétrer en fonction de votre profil (ex: agence immobilière, société civile immobilière…).

Bien que ce paramétrage puisse se réaliser automatiquement vous avez toutefois la possibilité de le modifier et de l’adapter à vos besoins. Vous pouvez ainsi choisir d’utiliser un compte comptable spécifique pour l’un de vos propriétaire. Pour préciser ce compte allez dans Menu principal – Fichier – Paramétrage comptable – paramétrage comptabilité. Une fois sur cet écran sélectionnez votre propriétaire et préciser le compte comptable à utiliser dans le menu déroulant en bas de l’écran.

Si ce compte ne faisait pas partie de votre plan comptable allez dans Fichier – Paramétrage comptable – plan de compte afin de l’ajouter.

Imprimer le bloc description du bien sur les appels de loyers

LOCKimmo vous offre la possibilité de personnaliser vos appels de loyers en y intégrant un bloc de texte. Cette option peut être activée en allant dans Fichier – imprimés propriétaires à partir du menu principal. Une fois sur l’écran sélectionnez votre propriétaire à l’aide des jumelles. Cliquez ensuite sur la case à cocher « Imprimer le bloc description du bien sur les appels de loyers »

Validez en cliquant sur enregistrer.

Dès à présent le bloc « description du bien loué » présent sur la fiche bail (données – fiche bail à partir du menu principal) s’imprimera sur les appels générés pour ce propriétaire. Ce bloc de texte apparaîtra sur la partie gauche des avis d’échéances.

Paramétrer son logiciel pour l’envoi de mails

LOCKimmo vous offre une fonctionnalité permettant d’envoyer facilement vos quittances de loyers et appels par e-mails. Pour être en mesure d’utiliser cette fonctionnalité il vous faut dans un premier temps paramétrer votre compte e-mail. Afin de réaliser cette opération allez dans Fichier – Paramétrage technique – Envois e-mails à partir du menu principal. Une fois sur cet écran saisissez les identifiants liés à votre compte mail (ex: compte gmail).

Plusieurs informations vous sont demandées:
– une passerelle SMTP: cette passerelle correspond à un serveur destiné à envoyer les messages. Si vous possédez un compte gmail cette passerelle sera par exemple smtp.gmail.com. L’adresse de ce serveur vous est en général donné lorsque vous créez votre compte de messagerie
– un numéro de port: imaginez qu’internet soit une rue, la passerelle SMTP correspondait à l’adresse de l’endroit où vous deviez vous rendre. Le port correspondrait quant à lui au digicode présent en bas de l’immeuble (ce numéro de port est 587 pour un compte gmail).
– votre login (en général votre adresse e-mail)
– votre mot de passe
Le login et le mot de passe sont normalement les identifiants que vous utilisez pour vous connecter à votre messagerie internet

Une fois ces informations saisies validez les en cliquant sur le bouton « tester la connexion »

Si le test est concluant validez en cliquant sur enregistrer. Si çà n’est pas le cas vérifiez les éléments saisis (ex: passerelle smtp). Vérifiez le port à utiliser, il est en effet possible que ce soit le port 25 qui soit à paramétrer.

Vérifiez enfin que votre box ADSL ne bloque pas les échanges SMTP sur des passerelles tierces. Si tel est le cas autorisez l’utilisation du SMTP au travers de l’interface de gestion de votre box ADSL (ex: sur Free http://www.juliendourlen.com/2010/06/autoriser-lenvoi-de-mails-par-stmp-lorsquon-est-client-free/ ).

Type de charges et fiscalité

Dans le cadre de votre gestion locative certaines de vos dépenses peuvent être prise en compte dans votre déclaration de revenus et venir en déduction de vos revenus fonciers. La réalisation de travaux d’entretiens sur l’une de vos locations pourra par exemple être intégrées dans votre déclaration et réduire le montant de votre imposition.

Dans LOCKimmo la saisie d’une dépense s’effectue en allant dans Saisies – Enregistrement de charges / dépenses à partir du menu principal. Sur cet écran il vous sera demandé de sélectionner si la charge est supportée par le locataire (charges locative, ex: facture de consommation d’eau) ou le propriétaire (ex: dépenses d’entretien, taxe foncière). En cas de charge propriétaire vous pourrez faire le lien entre la dépense et votre déclaration en allant dans Fichier – Paramétrage fiscal .

Paramétrage fiscal

Allez sur l’écran paramétrage fiscal en allant dans Fichier – paramétrage fiscal. Une fois sur cet écran sélectionnez le type de déclaration (déclaration 2044 ou déclaration 2072). Cliquez une fois sur la ligne du tableau qui vous intéresse. Positionnez vous sur la dernière colonne du tableau. Cette colonne s’avère être un menu déroulant. Grâce à ce dernier sélectionnez la ligne de déclaration où vous souhaitez intégrer ce type de charges.

En cas d’erreur dans la sélection d’une ligne de déclaration cliquez sur le bouton annuler sur la partie droite de l’écran.

Une fois ce paramétrage réalisé toute dépense saisie sur tel ou tel type de charges sera automatiquement prise en compte sur votre déclaration de revenus.

Utiliser des courriers Word

Si vous disposez de courriers sous forme de fichiers Word (.doc) et que vous souhaitez les utiliser LOCKimmo va vous faciliter la vie. En effet grâce à votre logiciel vous allez être en mesure de générer vos courriers en y intégrant des données venant de LOCKimmo.

Comment procéder ?

Ouvrez votre courrier dans Word (ou Open Office Writer). Remplacez les champs à fusionner en les remplaçant par des mots clés. Parmi ces mots clés vous pourrez par exemple utiliser les éléments suivants:

[%CI.Nom_l%] pour le nom du locataire

[%CI.prenom_l%] pour le prénom du locataire

découvrez la liste de tous les mots clés utilisables sur la procédure suivante

Afficher les répertoires cachés sur Windows

Quelques clics suffisent à faire apparaître vos répertoires et fichiers cachés sous Windows 7 :

Étape 1 : Depuis n’importe quelle fenêtre de l’Explorateur Windows, ouvrez le menu Organiser puis cliquez sur “Options des dossiers”.

Étape 2 : Dans l’onglet Affichage, recherchez et sélectionnez le bouton radio “Afficher les fichiers, dossiers et lecteurs cachés”.

Étape 3 : Cliquez ensuite sur OK pour appliquer les réglages.

Voilà, c’est fait ! Les éléments cachés de votre système apparaissent dorénavant dans l’Explorateur Windows et ils sont identifiables grâce à leurs icônes au niveau de transparence plus élevé. Si vous souhaitez à nouveau dissimuler vos dossiers et fichiers cachés, effectuez la même manipulation en sélectionnant Ne pas afficher les fichiers, dossiers ou lecteurs cachés.

Ajouter un pied de page à ses documents

Il peut être intéressant de personnaliser vos documents en insérant un pied de page. Le pied de page est une zone de texte destinée à être imprimée en bas de vos documents (ex: appels de loyers, quittance…). Il est souvent utilisé pour préciser des informations relatives au bailleur (ex: numéro de RCS pour une SCI). Afin de permettre l’ajout d’un pied de page sur vos documents allez dans « Fichier – Imprimés propriétaires » à partir du menu principal du logiciel. Sélectionnez votre propriétaire Cochez la case « imprimer le pied de page » Saisissez votre texte dans le champ ‘pied de page » Validez en cliquant sur enregistrer Le texte s’affichera à présent en bas de vos imprimés.

Annuler et supprimer dans LOCKimmo

Rien n’est plus gênant dans l’utilisation d’un logiciel que de faire des erreurs de ne pas pouvoir les annuler. LOCKimmo apporte une solution. Grâce à lui toute action réalisée peut être supprimée.

Ce type d’opération se réalise dans le cadre d’un registre. Dans les logiciels de gestion locative vous trouverez ainsi : – un registre des appels de loyers – un registre des encaissements – un registre des charges et dépenses – un registre des facturations et même : – un registre des régularisations de charges – un registre des réévaluations de loyers … Dans chacun de ces registres vous retrouverez l’intégralité des opérations réalisées.

Il ne vous restera donc plus qu’à sélectionner l’opération erronée et à cliquer sur le bouton supprimer. Par sécurité certaines annulations peuvent être bloquées tant que d’autres opérations n’ont pas été réalisées. A titre d’exemple il est impossible de supprimer un contrat de bail si ce dernier a déjà permis la création d’appels de loyers ou d’encaissements.

Afin de pouvoir faire disparaître ce contrat il conviendra ainsi dans un premier temps d’annuler les encaissements qui lui sont liés (grâce au registre des encaissements, « Encaissement – Registre des encaissements ») et les appels de loyers (grâce cette fois au registre des appels de loyers, « Saisies – Registre des appels de loyers »).

Les diagnostics immobiliers

Vous êtes propriétaire d’un appartement (meublé ou vide) et vous souhaitez le mettre en location ? Un certain nombre de diagnostics doivent obligatoirement être effectués antérieurement à la signature du contrat avec le futur locataire.  Ainsi, ce dernier sera informé de certains aspects du logement qu’il désire louer. Les diagnostics représentent ainsi une protection pour le locataire, du point de vue sanitaire, sécuritaire et financier.

Petit tour d’horizon de ces diagnostics.

Quels diagnostics devez-vous effectuer pour une location ?

Les diagnostics suivants sont à réaliser quelle que soit l’année de construction du logement :

  • Le diagnostic DPE (diagnostic de performance énergétique) Prévu par l’article L. 134-1 du code de la construction et de l'habitation, le DPE est un bilan de consommation en énergie qui vise à évaluer la quantité d’énergie et de gaz à effet de serre consommée et dégagée par le bien.  Il comprend un descriptif des équipements de chauffage, de ventilation, de production d’eau chaude etc). Le logement est ensuite classé (de A à G) selon ses performances plus ou moins bonnes.
  • Le diagnostic ERNMT (Etat des risques naturels, miniers et technologiques) est prévu pour les logements situés dans une zone concernée par un plan de prévention des risques naturels ou technologiques. I indique le niveau ainsi que le type de risques auxquels sont exposés les logements et les habitants qui y sont situés.  
  • Le diagnostic de performance énergétique (DPE) qui renseigne sur le degré d'isolation thermique du logement et sur les charges prévisionnelles de chauffage.
  • Le constat des risques d'exposition au plomb (CREP) qui indique si les revêtements du logement contiennent ou non du plomb ;
  • L'état de l'installation intérieure d'électricité et de gaz qui évalue les risques pouvant porter atteinte à la sécurité des personnes. Pour louer valablement, les installations de gaz et d'électricité ne doivent pas être dangereuses et doivent assurer la sécurité des occupants.

Tous ces  diagnostics doivent être réalisés par des professionnels certifiés à la demande du bailleur.  La liste de ces professionnels est à retrouver sur le site du ministère de l’écologie et également sur le site de la COFRAC (comité français d'accréditation).

D’autres obligations incombent au propriétaire d’un logement destiné à la location. 

La surface habitable doit être indiquée et calculée conformément au Code de la Construction et de de l’Habitation.

Le bailleur doit également proposer à la location un logement décent, selon la loi SRU du 13/12/2000.

Pour finir, un état des lieux doit obligatoirement avoir lieu entre le propriétaire et le futur locataire, avec une rédaction écrite de l’état des lieux d’entrée et/ou de sortie.

La liste des diagnostics à retrouver dans votre logiciel de gestion locative Lockimmo

Avec notre logiciel de gestion locative et son module Diagnostic immobilier , vous allez pouvoir retrouver rapidement et simplement la liste des diagnostics à réaliser, leur date de réalisation ainsi que leur date d’expiration. De cette manière, vous optimisez votre temps et vous visualisez en un clin d’oeil si vous devez faire appel à un professionnel pour réaliser un de ces diagnostics.

Ces informations sont à compléter et à retrouver très simplement dans le raccourci “diagnostics immobiliers” de votre logiciel de gestion locative Lockimmo.

Créez vos étiquettes DPE en quelques clics

Vous avez besoin d’étiquettes afin d’afficher le résultat d’un diagnostic de performance énergétique sur vos publicités et vos annonces ? Rien de plus simple avec le générateur inclus dans les services de Lockimmo. Pour cela, téléchargez notre logiciel gratuit en cliquant ci-dessous : 

Comment l’utiliser ?

Renseignez tout simplement les valeurs de votre diagnostic (consommation estimée pour l’étiquette énergie et l’estimation des émissions pour l’étiquette climat) et le tour est joué.

Le logiciel vous proposera de générer vos étiquettes DPE dans 3 tailles différentes.

Export facile de vos étiquettes

Pour chacune de vos étiquettes vous pourrez soit les enregistrer sous forme d’un fichier image. Soit les copier coller afin de les utiliser par exemple dans vos documents Word. Rien de plus simple !