Éditer des courriers de relance pour impayés
Parmi les locataires que vous avez en gestion, il arrive malheureusement, que certains ne règlent pas en temps et en heure leur loyer.
Vous allez donc devoir relancer ces locataires par courrier et/ou par mail, afin que ceux-ci procèdent au règlement des sommes dues.
LOCKimmo vous offre la possibilité de gérer facilement ces relances, locataire par locataire ou en masse, selon le même principe.
Pour ce faire, rendez-vous dans Outils – Relances en masse :
Dans la partie haute apparaît la liste des locataires débiteurs : sélectionnez les locataires à relancer en cochant les cases à droite de l’écran.
Dans la partie basse de l’écran vous avez le détail des sommes impayées : dans notre exemple, notre locataire est débiteur de 1013.50€ relatif à son loyer de juin et juillet 2015.
Ensuite vous pourrez imprimer le courrier de relance.
La lettre de rappel qui est éditée est un modèle proposé par LOCKimmo. Elle intègre le récapitulatif des sommes à payer par le locataire, à la date d’édition du courrier.
Le logiciel, après impression du document, vous propose automatiquement d’envoyer le courrier par mail, en pièce jointe.
Il vous est possible de personnaliser ce modèle de courrier afin d’y intégrer le texte de votre choix.
Vous pourrez effectuer cette manipulation depuis plusieurs onglets :
- Directement depuis l’écran de relance : cliquez sur "Messages de relance"
- Paramétrages – Paramétrage – Modèles de message de relance.
Remplissez les champs, en haut de l’écran, en rédigeant le texte de relance de votre choix, puis cliquez sur « ajouter ».
Votre modèle est enregistré, vous pourrez donc le sélectionner à tout moment lorsque vous souhaiterez éditer vos courriers de relance.
Il est intéressant de saisir le niveau de relance afin d’adapter son texte en fonction du nombre de relance. Nous pourrions imaginer une lettre de mise en demeure en 3ème niveau de relance par exemple. Cette distinction s’enregistre dans la troisième colonne du tableau ci-dessus.
Lorsque vous éditerez la prochaine lettre de relance vous sélectionnerez le modèle paramétré par vos soins simplement dans Outils – Relance en masse - Messages de relance.