Transférer une dépense payée par le propriétaire, à la charge du locataire dans votre module de gestion locative
1- Saisie du transfert de dépense : exemple type, la TEOM (taxe d'enlèvement des ordures ménagères payée par le propriétaire au moment de la taxe foncière)
Dans le cadre de votre gestion locative vous pouvez avoir à transférer des dépenses engagées par le propriétaire au locataire. Un exemple courant de ce type de transaction est le transfert de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères de votre propriétaire vers son locataire.
Pour enregistrer ce type d’opération allez dans SAISIE – TRANSFERT DE DEPENSES
Renseignez :
- la date du transfert
- le propriétaire ayant payé la dépense
- le locataire responsable de la dépense
- le montant que devra rembourser le locataire
Cliquez ensuite sur "Ajouter", ce qui aura pour effet d’alimenter le tableau du bas de l’écran de cette façon :
Le logiciel vous propose d’ajouter cette somme au prochain appel. Ainsi elle apparaîtra sur le prochain avis d’échéance.
Vous pouvez aussi éditer une facture à la suite de cette action.
2- Encaisser le paiement du locataire au titre du transfert de dépense
Après réception de votre document, ou lors du prochain appel de loyer le locataire vous adressera son règlement. Selon votre choix, vous aurez soit une ligne « Transfert de dépense » soit une ligne « Appel de loyer » augmenté du montant du transfert.
Dans notre exemple, nous avons choisi d’impacter le prochain appel de loyer.
Pour l’encaisser allez dans ENCAISSEMENTS – ENCAISSEMENT EXPRESS.
Un fois sur l'écran d'encaissement, sélectionnez le locataire.
Si vous cliquez sur "détail des éléments à régler", vous pourrez vérifier ce que comprend cette somme, grâce à l’écran qui s’affiche :
On constate bien que le transfert de dépense de notre TEOM a impacté le montant du loyer.
Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur « Encaisser » pour valider le paiement du locataire, comme un encaissement classique.
Une fois le paiement validé un encart apparaîtra en bas de l’écran pour vous confirmer la bonne prise en compte du paiement et vous donnera le montant d’honoraires calculés sur l’opération.
D’un point de vue comptable le transfert de la dépense et son règlement permettront la création d’une transaction comptable qui mouvementera le compte du propriétaire, vos comptes honoraires et votre compte banque (réception du paiement locataire).
Pour visualiser cette opération, allez dans COMPTABILITE – TRANSACTION.
3- Le reversement de l'encaissement au propriétaire
Après l’encaissement du paiement du locataire la somme réglée sera automatiquement reportée sur le compte du propriétaire et sera ainsi payable à ce dernier.
Pour visualiser cette transaction allez dans SAISIE – GÉRANCE PAIEMENT PROPRIÉTAIRE
On peut apercevoir en 1ière ligne le remboursement de la TEOM initialement payée par le propriétaire.
Vous n’avez plus qu’à enregistrer le paiement à faire au propriétaire, comprenant TEOM + loyer.
(Si vous aviez choisi ne pas appliquer le transfert de dépenses à l’appel de loyer, toute la démarche reste identique)
Une fois que vous avez cliqué sur « Enregistrer », le logiciel aura généré la transaction comptable suivante :
Cette transaction est visible dans COMPTABILITE – TRANSACTION.