AG à distance en copropriété : le guide du syndic

Un ordre du jour doit être fixé au préalable, avant la tenue de l’AG afin de reprendre et de récapituler toutes les questions qui devront être votées au cours de cette assemblée générale des copropriétaires. 

Que dit la loi sur l'assemblée génerale à distance  

Etre absent lors d’une assemblée générale devient compliqué. En effet, la loi Elan du 23 novembre 2018 donne la possibilité aux copropriétaires de participer aux AG de leur immeuble sans être présent physiquement mais en ayant la possibilité d’opter pour la visioconférence ou par l’audioconférence. Une nouveauté importante dans le monde de la copropriété à l’heure du numérique.

Ainsi, le copropriétaire qui ne réside pas dans la ville en question, ou ayant un emploi du temps chargé, peut suivre et voter sans être présent physiquement, et sans non plus avoir à mettre en place une procuration. Les choses sont simplifiées.

Le texte explique que le moyen utilisé pour assister à distance à une assemblée générale doit être en mesure de transmettre la voix du ou de la copropriétaire mais également de permettre une retranscription continue et simultanée des communications. (c’est-à-dire en direct)  L’objectif de cette mesure est de réduire l’absentéisme des copropriétaires qui empêche le vote de certaines décisions importantes car le quorum nécessaire est trop faible pour pouvoir y procéder. 

L’autre objectif qui découle de la loi ELAN est de venir toujours plus simplifier les différentes réglementations des copropriétés, en les unifiant et en apportant plus de transparence et de nouveauté.

Comment participer à une AG de copropriété à distance ?

Dans les faits, comment les choses se passent-elles à présent suite à l’application du décret  ?  

C’est assez simple. 

Comme nous l’indiquions précédemment, il est désormais possible pour un copropriétaire d’assister à distance à son assemblée générale de copropriété. 

S’il souhaite se faire représenter par une personne tierce, c’est toujours possible. Cette dernière pourra également participer via visio ou audio conférence. 

Voici d’autres informations capitales que nous apprend le décret : 

Avant toute chose, et tel qu’il est mentionné dans le décret, c’est l’AG qui fixe et détermine les dispositifs à mettre en œuvre. Elle doit notamment décider « des moyens et supports techniques » nécessaires à une visio ou audio conférence.  

De plus, l’AG se fonde sur les « devis élaborés à l’initiative du syndic ou du conseil syndical dont le syndicat règle les coûts”.

Autre point : L’assemblée générale fixe également les « garanties permettant de s’assurer de l’identité de chaque participant ». Ainsi, le copropriétaire souhaitant participer à l’AG à distance via viso ou audio conférence doit en informer le syndic de copropriété 3 jours au plus tard avant la tenue de l’assemblée. 

Quant à l’obligation de signature de la feuille qui regroupe le nom ainsi que l’adresse des copropriétaires, elle reste obligatoire mais uniquement pour les copropriétaires physiquement présents à l’AG. 

Que faire en cas de difficulté de communication ? 

Certains syndics de copropriété appréhendent ce nouveau système de visio ou audio conférence notamment en terme de débit internet ou de système pas ou peu performant pour permettre la communication à distance de plusieurs copropriétaires.

Des problèmes de coupures de ligne ou de “bugs” sont aussi redoutés par les syndics qui n’ont pas tous les moyens de faire appel à des prestataires extérieurs pour une mise à disposition d’un matériel assez performant. 

Il a été néanmoins prévu dans le décret que le PV (procès-verbal) de l’assemblée générale devra faire mention de l’ensemble des incidents techniques potentiellement rencontrés.

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Visio, vote par correspondance, présentiel : une AG à distance multiplie les modes de participation, et donc les points de vigilance pour le syndic. Convocations, formulaires, ordre du jour, procès-verbal : tout doit être prêt, complet et dans les délais. La moindre erreur de forme peut fragiliser les décisions votées.

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