Les obligations fiscales de l’administrateur de biens envers ses bailleurs

Les obligations de l’administrateur de biens dans le cadre du mandat de gestion

En tant qu’administrateur de biens, il est de votre devoir d’assurer la gestion fiscale des biens immobiliers qui vous sont confiés. Autrement dit, vous êtes responsable du respect des obligations déclaratives et fiscales du propriétaire. Vous devez, notamment :

• Informer l’administration fiscale de chaque changement de locataire afin que la taxe d’habitation soit correctement attribuée (afin d’assurer une imposition correcte de la taxe d’habitation).
• Gérer la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), en veillant à ce que son montant soit correctement répercuté sur le locataire via les charges récupérables.

Votre rôle consiste également à accompagner le propriétaire dans sa déclaration des revenus fonciers, en : 

• L’aidant à choisir le régime fiscal adapté (micro foncier ou régime réel).
• Lui permettant d’identifier les charges déductibles (frais de gestion, travaux, assurances, intérêts d’emprunt, etc.).
• Fournissant un récapitulatif précis des montants à déclarer pour simplifier la démarche fiscale.

Taxes locales et revenus fonciers : vos obligations, taxe par taxe

Taxe d’habitation et déclaration d’occupation

Depuis 2023, la taxe d’habitation est supprimée sur les résidences principales. Vos locataires ne la paient donc plus pour le logement qu’ils occupent. Elle reste due sur les résidences secondaires et les autres locaux meublés. Certaines communes taxent aussi les logements vacants.

Pour identifier les biens encore taxables, l’administration fiscale impose aux propriétaires une déclaration d’occupation. Elle se fait en ligne, via le service « Gérer mes biens immobiliers » sur impots.gouv.fr. Elle n’est due qu’en cas de changement de situation, par exemple l’arrivée d’un nouveau locataire, avant le 1er juillet de l’année suivante.

C’est le propriétaire qui reste responsable de cette déclaration. Mais vous êtes le premier informé de chaque mouvement dans les logements que vous gérez. Il vous revient donc de :

• prévenir le propriétaire à chaque entrée ou sortie de locataire ;
• lui transmettre l’identité du nouvel occupant et la date d’entrée ;
• lui signaler toute période de vacance ou tout changement d’usage du bien.

Ce suivi protège directement vos bailleurs : un défaut de déclaration les expose à une amende de 150 € par local.

La taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM)

La TEOM est une taxe locale destinée à financer la collecte et le traitement des déchets ménagers. Elle est incluse dans la taxe foncière payée par le propriétaire, mais elle peut être récupérée auprès du locataire en tant que charge locative.

Légalement, c’est le propriétaire qui la règle, mais il peut en demander le remboursement au locataire dans le cadre des charges locatives récupérables. Dans tous les cas, en tant que gestionnaire, vous devez :

• Vous assurer que la TEOM est bien répercutée sur le locataire, en l’intégrant dans les provisions pour charges.
• Effectuer la régularisation annuelle des charges en ajustant le montant dû en fonction de l’avis de taxe foncière du propriétaire.
• Gérer la communication avec le locataire, notamment pour justifier cette charge en cas de demande d’explication.

Les revenus fonciers

Les loyers perçus par le propriétaire sont considérés comme des revenus fonciers et sont soumis à l’impôt sur le revenu. Ils doivent être déclarés chaque année et peuvent être imposés selon deux régimes fiscaux :

• Le régime microfoncier, accessible si les revenus locatifs annuels sont inférieurs à 15 000 €, permet de bénéficier d’un abattement forfaitaire de 30 % sur les revenus déclarés.
• Le régime réel, obligatoire au-delà de 15 000 € ou sur option, permet de déduire les charges réelles (travaux, intérêts d’emprunt, frais de gestion, assurances, etc.) et peut être plus avantageux dans certains cas.

Le propriétaire bailleur est responsable de la déclaration de ses revenus locatifs auprès de l’administration fiscale. Ce n’est pas l’une des obligations légales de l’administrateur de biens, mais votre intervention peut lui simplifier largement la tâche. Vous pouvez, par exemple, conseiller les propriétaires sur le régime fiscal le plus adapté à leurs revenus et leurs charges. Vous devez, en parallèle, leur fournir un récapitulatif détaillé des loyers perçus et des charges déductibles, afin de faciliter la déclaration.

Gérez la fiscalité de vos propriétaires plus simplement avec LOCKimmo

Simplifiez la fiscalité de vos propriétaires en utilisant LOCKimmo ! Notre outil a été pensé pour automatiser et optimiser le traitement des déclarations fiscales relatives à la location immobilière.

À titre d’exemple, LOCKimmo permet de générer automatiquement les documents nécessaires aux déclarations fiscales des propriétaires bailleurs, notamment :

• La déclaration 2044 pour les revenus fonciers (location nue).
• La déclaration 2072 pour les revenus issus d’une SCI.

Le logiciel centralise toutes les données essentielles (loyers perçus, charges récupérables, dépenses du propriétaire, honoraires de gestion, etc.) et édite un document récapitulatif prêt à être utilisé pour la déclaration fiscale. 

Autre point fort, grâce à un système de gestion électronique des documents (GED), LOCKimmo permet de transmettre automatiquement les déclarations fiscales aux propriétaires, soit :

• par e-mail.
• ou via l’extranet propriétaire, où ils peuvent accéder en toute autonomie aux documents générés.

Le logiciel assure également une mise à disposition en temps et en heure, avec la possibilité d’éditer les déclarations pendant la nuit pour qu’elles soient prêtes dès le lendemain matin.

Enfin, bien que le robot LOCKimmo automatise la création des déclarations fiscales, l’administrateur de biens garde le contrôle sur l’ensemble du processus. Il est possible de :

• Modifier ou compléter les déclarations avant envoi (ajout de charges spécifiques, correction d’informations, etc.).
• Anticiper les demandes des propriétaires en mettant à disposition les documents dès le début d’année pour éviter le rush des déclarations fiscales en avril-mai.