Conservation des archives en agence immobilière : combien de temps garder chaque document ?

Quelle est la durée de conservation des archives en agence immobilière ?

L'acte de vente

Lorsque vous devenez propriétaire d’un bien immobilier, vous signez un acte de vente. Quelque temps après, votre notaire vous en remet une copie authentique. Ce document n’a pas de durée légale de conservation. Néanmoins, il semble très important de le conserver précieusement, durant la période de propriété pour attester, auprès des organismes administratifs, que vous êtes bien le propriétaire du logement.

Le saviez-vous ? Votre notaire conserve l’acte authentique de vente pendant 75 ans dans ses archives.

La promesse de vente

La promesse de vente est réalisée lorsqu’un propriétaire s’engage auprès d’un acheteur à lui vendre son bien à un prix déterminé. C’est une exclusivité dédiée à l’acheteur mais celle-ci repose sur une certaine période, qui est limitée.

La promesse de vente doit être conservée pendant 10 ans en moyenne après sa signature.

Le prêt immobilier

Un prêt immobilier est généralement accompagné d’un certain nombre de documents requis pour évaluer la capacité de remboursement de l’emprunteur et sécuriser la transaction. Tous les documents relatifs à un prêt immobilier et son assurance comme les justificatifs de revenus ou encore de la situation professionnelle, doivent être conservés pendant 2 ans après le paiement de la dernière mensualité. 

La location

Le contrat de bail doit être conservé durant toute la durée de la location et pendant les 3 années qui suivent la fin du contrat entre le propriétaire bailleur et le locataire. Cela vaut pour les lots loués au titre de la résidence principale, qu’ils soient vides ou meublés.

Il est aussi nécessaire de conserver les quittances de loyer 3 ans après le départ du logement. Les courriers de révision de loyer doivent quant à eux être conservés pendant 1 an après le départ.

Les travaux

Selon la nature des travaux, la durée de conservation est différente. 

Les factures et documents relatifs aux travaux importants, dits de “gros oeuvre”, doivent être conservés durant 10 ans.

Les factures relatives aux travaux “quotidiens”, de petite ampleur, comme le changement du sol par exemple, doivent être conservées pendant 2 ans. Mais, pour votre gestion quotidienne il peut être nécessaire de conserver l’ensemble de vos factures pour retrouver des références ou les éléments rénovés.

Les états des lieux

A l’image des contrats de baux, les états de lieux sont également à conserver pendant toute la durée de la location mais également au moins 3 ans après la fin de la location pour permettre d’avoir un historique du logement et identifier les éléments qui se dégradent ou ceux qui ont été améliorés.

Les attestations d’entretien annuel

Les attestations d’entretien quant à elles doivent être stockées durant 2 ans. Tel est le cas pour un entretien annuel d’une chaudière par exemple. En ce qui concerne les certificats de ramonage, il faut les conserver au minimum 1 an.

Les correspondances avec le Syndic

Tous les documents relatifs au syndic de copropriété sont à conserver. Qu’il s’agisse de procès-verbaux des assemblées générales, des courriers échangés avec le Syndic, des preuves de paiement des charges de copropriété, il est fortement recommandé de les conserver 10 ans.

L’inventaire du mobilier des locations meublées

De nombreux meubles ou accessoires peuvent être fournis dans une location. Il est important d’en établir la liste et de la conserver le temps de la location, jusqu’à la remise du dépôt de garantie.

Les factures régulières

Il est possible de remettre en question le montant de vos factures d’énergie même plusieurs années après les avoir acquittées. À cet effet, il est essentiel de conserver pendant une période de 5 ans les factures relatives au gaz, à l’électricité et à l’eau. En ce qui concerne les factures de téléphone fixe et mobile, ainsi que celles de votre fournisseur internet, elles doivent être conservées uniquement pendant 1 an. De plus, la preuve de restitution du matériel, tel que votre box internet, doit être conservée pendant 2 ans.

Comment conserver ces documents immobiliers ?

Il est nécessaire de trier vos documents régulièrement afin de se débarrasser des documents dépassés, et plus utiles pour votre gestion immobilière. Pour tous vos documents papiers ou numériques, il est important de réaliser une arborescence stricte afin de classer vos documents et de ne pas les perdre. Cela limite le nombre d’erreurs. 

Avec les avancées technologiques, il est possible aussi d’utiliser une GED, une gestion électronique des documents. Elle permet de dématérialiser vos documents papier en les scannant, de les stocker sur un seul et même espace. Ces documents sont ensuite classés.

Vous êtes un professionnel de l’immobilier et vous souhaitez optimiser votre gestion de vos documents ? Découvrez la solution LOCKimmo et sa GED (gestion électronique des documents), qui vous permettent de stocker tous vos documents et bien d’autres.