Faut il enregistrer son contrat de bail ?
Il n’y a pas d’obligation au fait d’enregistrer un contrat de bail auprès du centre des impôts. Ce choix offre l’avantage de donner une date certaine au contrat. Le coût de cet enregistrement est intégralement à la charge de la personne qui en fait la demande. Il est à noter que cette demande peut être réalisée auprès du centre des impôts du domicile du bailleur ou au centre dont dépend la location.
Contrat de bail: qui doit signer ?
Selon les situations les signatures à apposer sur le contrat de bail pourront être différentes. Voici les différentes situations possibles:
Réaliser une clôture comptable dans LOCKimmo
Lors de l’utilisation de votre LOCKimmo gestion locative votre logiciel génère un certain nombre de transactions comptables. En fin d’exercice vous avez la possibilité de réaliser une clôture comptable. Le lancement de cette dernière s’effectue en allant dans Comptabilité – clôture comptable à partir du menu principal. Ce processus de clôture se découpe en plusieurs étapes dont voici l’enchaînement:
-1ère étape: détermination de la date de début et de fin de votre exercice à l’aide des champs date de début et date de fin. Sélectionnez le propriétaire pour lequel vous souhaitez lancer la clôture et cliquez sur le bouton lancement du traitement
- 2ème étape: la validation des écriture. Dans un premier temps LOCKimmo procédera à la validation des écritures comptables de la période. Le logiciel vérifiera notamment le fait que toutes les transactions comptables sont équilibrées. Il vérifiera également le fait que toutes les transactions se sont bien vu affecter un compte comptable. En cas d’échec de cette étape un rapport d’erreur sera généré. Cet état listera les transactions posant problème. Il conviendra alors de les corriger en allant dans Comptabilité – transaction comptable à partir du menu principal.
-3ème étape: l’ouverture de la nouvelle période. La période étant clôturée il convient lors de cet étape de définir les dates liées au prochain exercice
-4ème étape: édition du compte de résultat et génération du résultat de l’exercice
-5ème étape: création des à nouveaux. Lors de cette ultime étape LOCKimmo soldera les comptes de l’exercice précédent et générera une transaction d’ouverture du nouvel exercice.
Le résultat de ce processus de clôture pourra être consulté en allant dans Comptabilité – transaction comptable à partir du menu principal.
LOCKimmo vous offre une fonctionnalité vous permettant de gagner du temps et de l’argent lors de l’envoi de vos quittances et appels de loyers. Pour utiliser cette fonctionnalité au quotidien renseignez l’adresse e-mail de vos locataires en allant dans Données – Fiche locataire à partir du menu principal.
Sélectionnez votre locataire grâce aux jumelles présentes en haut de l’écran. Saisissez l’adresse e-mail et validez en cliquant sur enregistrer.
Une fois spécifiée l’adresse de votre locataire LOCKimmo vous proposera de lui envoyer automatiquement des documents. Pour profiter de cette fonctionnalité et lors de vos encaissements et appels de loyers cliquez sur « oui » lorsque le logiciel vous proposera de prévisualiser les imprimés.
Ecran d'envoi des messages
Cette action ajoutera ces documents à la liste des documents à envoyer. Vous retrouverez cette liste en allant dans Web – Envoi de documents à partir du menu principal.
Afin de procéder à l’envoi des documents allez sur cet écran. Cochez la case « A envoyer » en face des documents à expédier. Si vous le souhaitez un bouton visualiser présent en bas à gauche de l’écran vous permettra d’afficher les documents à expédier.
Une fois les cases « à envoyer cochées » cliquez sur le bouton « Envoyer ». Les documents seront alors automatiquement transmis à vos contacts.
Lors de votre première utilisation de cette fonctionnalité n’hésitez pas à utiliser votre adresse e-mail à la place du locataire afin de recevoir le mail sur votre messagerie et afin de valider le bon fonctionnement de la procédure.
Le sujet et le contenu des mails envoyés automatiquement depuis votre LOCKimmo peuvent être personnalisés. Pour réaliser cette opération allez dans Fichier – Paramétrage technique – Messages des e-mails.
Personnalisez vos messages
Une fois sur cet écran sélectionnez le type de mail (appel de loyer ou quittance), personnalisez ensuite le sujet et le contenu du message
Validez en cliquant sur enregistrer
LOCKimmo vous offre une fonctionnalité permettant d’envoyer facilement vos quittances de loyers et appels par e-mails. Pour être en mesure d’utiliser cette fonctionnalité il vous faut dans un premier temps paramétrer votre compte e-mail. Afin de réaliser cette opération allez dans Fichier – Paramétrage technique – Envois e-mails à partir du menu principal. Une fois sur cet écran saisissez les identifiants liés à votre compte mail (ex: compte gmail).
Plusieurs informations vous sont demandées:
- une passerelle SMTP: cette passerelle correspond à un serveur destiné à envoyer les messages. Si vous possédez un compte gmail cette passerelle sera par exemple smtp.gmail.com. L’adresse de ce serveur vous est en général donné lorsque vous créez votre compte de messagerie
- un numéro de port: imaginez qu’internet soit une rue, la passerelle SMTP correspondait à l’adresse de l’endroit où vous deviez vous rendre. Le port correspondrait quant à lui au digicode présent en bas de l’immeuble (ce numéro de port est 587 pour un compte gmail).
- votre login (en général votre adresse e-mail)
- votre mot de passe
Le login et le mot de passe sont normalement les identifiants que vous utilisez pour vous connecter à votre messagerie internet
Une fois ces informations saisies validez les en cliquant sur le bouton « tester la connexion »
Si le test est concluant validez en cliquant sur enregistrer. Si çà n’est pas le cas vérifiez les éléments saisis (ex: passerelle smtp). Vérifiez le port à utiliser, il est en effet possible que ce soit le port 25 qui soit à paramétrer.
Vérifiez enfin que votre box ADSL ne bloque pas les échanges SMTP sur des passerelles tierces. Si tel est le cas autorisez l’utilisation du SMTP au travers de l’interface de gestion de votre box ADSL (ex: sur Free http://www.juliendourlen.com/2010/06/autoriser-lenvoi-de-mails-par-stmp-lorsquon-est-client-free/ ).
LOCKimmo vous permet d’imprimer en toutes lettres le montant du loyer. Cette option peut être activée en allant dans Fichier – imprimés propriétaires. Une fois sur cet écran sélectionnez votre propriétaire grâce aux jumelles présentes en haut de l’écran.
Cochez ensuite la case « Imprimer le montant en lettres sur les quittances ».
Validez en cliquant sur enregistrer en bas de l’écran
Personnalisez votre quittance de loyer
Imprimer une date d'échéance sur vos appels de loyers
LOCKimmo vous permet d’imprimer une date d’échéance sur vos appels de loyers. Pour permettre cette impression il vous suffit de paramétrer les imprimés de votre propriétaire. Afin d’effectuer cette opération allez dans Fichier – imprimés propriétaires. Une fois sur cet écran sélectionnez votre propriétaire à l’aide des jumelles présentes en haut de l’écran.
Cochez ensuite la case « imprimer la date d’échéance sur les appels ». Validez en cliquant sur le bouton enregistrer en bas de l’écran.
Détermination de la date d’échéance
Le calcul de la date d’échéance sera effectué automatiquement par votre logiciel. Pour effectuer cette opération LOCKimmo se basera sur la période de l’appel de loyer (ex: le mois ou le trimestre).
Afin de déterminer le jour de cette date d’échéance LOCKimmo utilisera aussi le champ « appels de loyers enregistrés le XX du mois » présent sur la fiche bail (données – fiche bail) sur l’onglet « infos complémentaires » en bas de l’écran.
case de paramétrage à cocher
Comment créer un compte bancaire
Lors de vos encaissements ou de vos paiements de dépenses mais également afin de permettre la réalisation de virements il vous faut créer un ou plusieurs comptes bancaires. Pour effectuer cette création allez soit:
- dans Fichier – infos bancaires si vous utilisez une version Mono / Multi / Premium et si vous souhaitez créer votre compte bancaire ou le compte de votre SCI (société civile immobilière)
- dans Fichier – paramétrage gérance – infos bancaires si vous utiliser la version Pro et que vous souhaitez créer le ou les comptes bancaires de votre agence.
Une fois vos comptes créés vous pourrez les utiliser sur les écrans d’encaissements (menu déroulant banque) ou bien encore sur les écrans de rapprochements bancaires.
Permettre la prise en compte d'une dépense sur votre déclaration
Dans le cadre de votre gestion locative certaines de vos dépenses peuvent être prise en compte dans votre déclaration de revenus et venir en déduction de vos revenus fonciers. La réalisation de travaux d’entretiens sur l’une de vos locations pourra par exemple être intégrées dans votre déclaration et réduire le montant de votre imposition.
Dans LOCKimmo la saisie d’une dépense s’effectue en allant dans Saisies – Enregistrement de charges / dépenses à partir du menu principal. Sur cet écran il vous sera demandé de sélectionner si la charge est supportée par le locataire (charges locative, ex: facture de consommation d’eau) ou le propriétaire (ex: dépenses d’entretien, taxe foncière). En cas de charge propriétaire vous pourrez faire le lien entre la dépense et votre déclaration en allant dans Fichier – Paramétrage fiscal .
Paramétrage fiscal
Allez sur l’écran paramétrage fiscal en allant dans Fichier – paramétrage fiscal. Une fois sur cet écran sélectionnez le type de déclaration (déclaration 2044 ou déclaration 2072). Cliquez une fois sur la ligne du tableau qui vous intéresse. Positionnez vous sur la dernière colonne du tableau. Cette colonne s’avère être un menu déroulant. Grâce à ce dernier sélectionnez la ligne de déclaration où vous souhaitez intégrer ce type de charges.
Paramétrer sa déclaration fiscale
En cas d’erreur dans la sélection d’une ligne de déclaration cliquez sur le bouton annuler sur la partie droite de l’écran.
Une fois ce paramétrage réalisé toute dépense saisie sur tel ou tel type de charges sera automatiquement prise en compte sur votre déclaration de revenus.
