Classement efficace de tous vos documents

Grâce à la GED, gestion électronique des documents, gagnez du temps en classant efficacement chacun des documents que vous éditez et recevez.

Au sein d’une agence immobilière, la GED (gestion électronique des documents) est un véritable atout. Les avantages de cette dernière sont nombreux, c’est pour cette raison que LOCKimmo a fait le choix d’intégrer sa propre gestion électronique des documents au sein de ses logiciels immobiliers de gestion locative et locations saisonnières

Au quotidien, cet outil vous sera particulièrement utile pour stocker facilement et de façon sécurisée vos différents documents relatifs à vos biens immobiliers, propriétaires, locataires, artisans, etc. Plus qu’une simple plateforme en ligne, c’est une véritable aide quotidienne pour vous permettre de digitaliser votre activité tout en gagnant du temps.

Notre écran de la GED

Pourquoi utiliser une solution de gestion électronique des documents au sein de votre agence ?

La gestion électronique des documents est un véritable gain de temps dans votre quotidien chargé ! C’est un outil de plus en plus utilisé par les agents immobiliers pour stocker et gérer efficacement l’ensemble des documents qu’ils éditent et reçoivent au sein d’un seul et même endroit. Cet outil permet également de faciliter les échanges de documents avec les clients et d’améliorer la collaboration entre les équipes.

Centraliser tous vos documents au sein d’une seule et même plateforme

Notre logiciel de gestion locative va vous accompagner tout au long de votre gestion : de la recherche d’un locataire à la rédaction du bail de location en passant par la réalisation d’un état des lieux et peut-être le suivi de certains travaux. Toutes ces tâches donnent naissance à de nombreux documents (bail de location, quittances de loyer, devis, régularisation de charges…) Des documents qu’en tant que professionnel, vous devez quotidiennement stocker et pouvoir transmettre rapidement à vos clients, propriétaires ou locataires. 

C’est pour cette raison qu’utiliser une plateforme comme la GED, où vous centralisez tous vos documents relatifs à vos clients, peut vous faire gagner un temps précieux. Une fois le document ajouté à la gestion électronique des documents et attribué à la bonne personne, celle-ci peut retrouver le document directement dans son extranet. Un gain de temps considérable dans la transmission de vos informations et documents. La signature des baux de location ou encore de vos états des lieux, peut par conséquent, se faire plus rapidement !

écran représentant les dossiers dans la GED

Classer vos documents en fonction de vos impératifs et thèmes

A l’aide de la GED, vous pouvez classer et organiser chaque document en fonction de son sujet, du bien immobilier, du propriétaire ou encore du locataire. Idéal pour mieux vous y retrouver dans vos différents fichiers et les classer comme lorsque vous les imprimiez. 

Grâce à ce classement en ligne, vous abandonnez le classement physique qui pouvait être source d’erreur et surtout, très consommateur de papier. Vos documents sont ainsi classés de façon bien plus sécurisée et illimitée. 

Les dossiers sont modulables et duplicables à l’infini pour pouvoir coller au mieux aux attentes et besoins des utilisateurs. L’accès via des classeurs permet également l’envoi simplifier des documents en version électronique.

Fluidifier vos échanges avec vos clients et prestataires

L’avantage d’une GED, c’est d’avoir tous vos documents relatifs à vos clients et prestataires à portée de main. Que vous soyez au bureau, en télétravail ou à l’étranger, vous emmenez avec vous chaque élément de dossier de vos propriétaires, locataires ou artisans. Ainsi, vous pouvez gérer rapidement les demandes et les traiter de n’importe où. 

De plus, les informations circulent de manière fluide au sein de vos équipes et facilitent donc grandement le travail collaboratif. Un indispensable dans les agences immobilières multi-activités !

La GED au sein de LOCKimmo, comment se présente-t-elle ?

LOCKimmo offre à tous ses utilisateurs une plateforme de stockage de leurs documents, mais alors, pourquoi ? Parce que chez LOCKimmo, nous misons tout sur la digitalisation pour permettre à nos utilisateurs, professionnels du secteur immobilier, de gagner du temps. Nous savons que la GED a énormément d’atouts au quotidien et nous sommes d’avis qu’elle peut totalement s’insérer dans la gestion quotidienne de nos clients. 

En plus de permettre un stockage sécurisé des documents, même les plus sensibles, cette dernière permet également de fluidifier la gestion et l’archivage de ces derniers. En effet, au sein de notre GED, vous pouvez filtrer en fonction de votre propriétaire ou locataire pour retrouver les documents qui lui ont été attribués. Vous pouvez également classer l’ensemble de vos documents dans des dossiers ou classeurs qui vous permettront, par la suite, de retrouver plus facilement vos éléments par “thème.”

Les documents sont accessibles par l’ensemble de vos équipes et peuvent donc être utilisés par ces derniers, de façon simple, pour traiter les demandes clients. Vous améliorez ainsi la rapidité de vos échanges avec vos clients.

On ne cessera jamais de le répéter mais la digitalisation est au cœur de votre métier et de notre accompagnement. C’est une notion qui est de plus en plus indispensable, que ce soit dans l’immobilier ou ailleurs. C’est pour cette raison que nous mettons tout en place chez LOCKimmo pour vous accompagner dans votre transition numérique.

Ce module vous intéresse ?

Discutons de votre projet !