Le guide de la comptabilité

 

 

 

Bienvenue sur notre page dédiée à la comptabilité. Vous allez pouvoir y retrouver toutes les informations qui sont nécessaires à votre activité de professionnel de l’immobilier. C’est parti !

 

I/ La comptabilité

Gérer son entreprise demande énormément d’investissement. En ce qui concerne la comptabilité, une attention toute particulière est requise.

En effet, une entreprise doit pouvoir justifier devant la loi l’ensemble des opérations courantes qu’elle a réalisé (encaissements et paiements).

Elle doit également être en mesure de justifier de ses opérations en cas de contrôle. Des anomalies ou des erreurs dans votre caisse comptable peuvent coûter très cher !

 

Qu’est ce que la caisse ?

La caisse ou plus précisément le compte caisse représente la valeur des espèces dont vous disposez. C’est donc la traduction comptable de la valeur des billets et pièces qui sont à votre disposition. La caisse retrace l’ensemble des transactions en liquide (ex: réception d’un paiement en liquide, remise en banque d’espèces…).

 

A quoi correspond la caisse pour un professionnel de l’immobilier ?

Le compte de caisse d’un administrateur de biens est notamment alimenté par tous les paiements qu’il reçoit en liquide (ex: loyer d’un locataire payé avec des billets). Ces paiements sont enregistrés comptablement sur un compte comptable 530000.

Tout mouvement affectant cette caisse doit être retranscrit en comptabilité. Même les mouvements les plus minimes.

 

Important :  Le tableur Excel ne constitue en aucun cas une source de données recevable par le fisc pour justifier vos mouvements de caisse.

 

Vous devez donc vous munir d’une solution professionnelle (un logiciel de comptabilité ou un système de caisse sécurisé et certifié) afin que votre activité reste conforme à la loi. (loi anti fraude à la TVA mise en place depuis janvier 2018).

Avec Lockimmo tenez une caisse comptable régulière, facilement, et obtenez une comptabilité journalière de qualité.

Dans ce guide, Lockimmo vous accompagne et vous informe sur les différents points que vous devez connaître pour être parfaitement en règle lors d’un éventuel contrôle.

 

Qui est concerné par la caisse comptable  ?

La caisse doit être tenue par toute entreprise de commerce de détail.

A la caisse est associé un livre de caisse qui doit être contrôlé tous les jours et de manière méthodique, sans rature ni surcharge. Ce document est obligatoire.

 

Quels documents pour justifier vos mouvements de caisse ?

Chaque mouvement de caisse doit être recensé et justifié.

Plusieurs documents servent de justificatifs :

  • La bande de caisse enregistreuse, qui reprend l’ensemble des ventes réalisées (pour les commerçants qui disposent d’une caisse enregistreuse).
  • Le bordereau de remise des espèces en banque.
  • D’une manière plus générale : les tickets, reçus et factures.

Vous comprenez l’importance que chaque document. Sauvegardez les tous afin d’être en mesure de les présenter en cas de contrôle fiscal.

Le montant de votre caisse doit obligatoirement être positif. (encaissements supérieurs aux dépenses).

​Dans le cas contraire, le contrôleur fiscal peut être en mesure de rejeter l’ensemble de la comptabilité.

 

Bonnes pratiques

  • Vous devez différencier les encaissements selon le mode de paiement.
  • Chaque transaction financière doit être détaillée (date, objet ou service, montant).
  • Comparez régulièrement votre caisse physique avec le journal afin de prévenir toute différence entre les deux (vol, oubli, annulation d’opération..)​

​Si tel est le cas, c’est-à-dire si vous avez un écart, vous avez le devoir d’apporter une justification et de procéder à une remise à niveau des comptes.

La bonne gestion d’une caisse comptable est un exercice qui peut s’avérer parfois rébarbatif.

 

Après avoir fait un tour d’horizon de la comptabilité dans son ensemble, concentrons-nous sur la caisse.

 

II/ La caisse en comptabilité immobilière

 

Parfois méconnue et souvent mal tenue la caisse est pourtant un élément important d’une bonne gestion et d’une comptabilité immobilière cohérente. Voici quelques explications.

 

Qu’est ce que la caisse en comptabilité immobilière ?

La caisse permet de gérer l’ensemble des encaissements et décaissements en espèces. Au même titre qu’un compte bancaire elle est donc mouvementée par des débits et des crédits et possède un solde.

Toute opération ayant fait l’objet d’échange d’argent liquide doit obligatoirement y figurer ceci permettant d’éviter toute imprécision et toute incertitude quant à l’utilisation des espèces.

 

Comment s’effectue la comptabilisation ?

Normalement lorsque vous effectuez une dépense ou lorsque vous encaissez un loyer vous mouvementez un compte de banque. Ce compte commence par la racine 512.

Lorsque vous réalisez des opérations en liquide ce n’est plus un compte “512 – compte de banque” qui sera mouvementé mais un compte de caisse (530 – compte de caisse).

 

Découvrons à présent ce qu’est un plan comptable.

 

III/ Le plan comptable en gestion locative 

Le plan comptable d’une comptabilité de gestion locative comporte des comptes appelés à être mouvementés plus fréquemment :

  • Les comptes 165 où seront enregistrés les dépôts de garantie
  • Les comptes 411 qui seront spécifiques à vos locataires (si vous êtes en comptabilité d’engagement)
  • Les comptes 419 qui sont liés aux trop perçus de vos locataires
  • Les comptes 512 liés à vos comptes bancaires
  • Les comptes de classe 6 liés à vos dépenses
  • Les comptes 706 pour les recettes liées à vos loyers
  • Les comptes 791 pour les provisions pour charges

 

Au-delà de ces comptes comptables liés à la comptabilité générale vous disposez également de comptes analytiques.

La comptabilité analytique est une comptabilité à vocation interne et qui n’est pas liée à des obligations légales. Dans votre cas cette comptabilité servira notamment à matérialiser le compte de vos locataires.

Ces comptes comptables commenceront par un 8. Chacun de vos locataires possédera par exemple un compte 810 qui lui sera propre.

 

Quels sont les différents comptes comptables ? La réponse ci-dessous.

 

IV/ Les différents types de comptabilité

Nous comptons plusieurs types de comptabilité différents :

  • La comptabilité générale
  • La comptabilité analytique
  • La comptabilité budgétaire
  • La comptabilité nationale
  • La comptabilité commerciale
  • Et pour finir, la comptabilité de trésorerie

 

La comptabilité générale  

La comptabilité générale, aussi appelée comptabilité financière a pour objectif de définir une vision globale et générale de la situation financière d’une entreprise.  Elle permet d’informer les parties extérieures à l’entreprise et est obligatoire pour chaque société. Elle a  pour but de refléter minutieusement la situation financière ainsi que la rentabilité d’une société. La comptabilité générale recense tous les éléments entrants et sortants d’une entreprise. (créances clients, les dettes financières , les dettes fournisseurs, les charges de personnel, les charges d’impôts etc…)

Les trois principaux documents édités sont  le compte de résultat, le bilan comptable et l’annexe. Ces trois documents font partie des états financiers.

La comptabilité générale est majoritairement destinée aux utilisateurs externes comme les actionnaires ou bien les banques. Cette comptabilité permet de réaliser un bilan annuel d’une entreprise.

 

La comptabilité analytique 

La comptabilité analytique, qui contrairement à la comptabilité générale, n’est pas obligatoire au sein d’une entreprise,  sert à renseigner les gestionnaires sur la rentabilité ainsi que sur tous les coûts des différentes parties d’une entreprise. Avec elle l’entreprise peut mieux connaître et maîtriser davantage ses différents coûts,  dans l’objectif d’augmenter plus facilement et plus rapidement sa rentabilité. Son utilisation est donc fortement conseillée. Longtemps réservée aux grandes sociétés, la comptabilité analytique est aujourd’hui un outil à la portée de toutes les entreprises qui souhaitent l’utiliser et s’avère être une aide importante pour le pilotage de la performance de la société.

 

La comptabilité budgétaire 

La comptabilité budgétaire ne s’appuie pas sur l’étude des performances antérieures de l’entreprise, mais sur les budgets à venir, c’est-à-dire, sur du prévisionnel. Le principal objectif de cette comptabilité budgétaire est de pouvoir établir une comparaison entre les estimations faites et la situation effectivement observée sur le terrain pour proposer par la suite des axes d’amélioration.

 

La comptabilité nationale

La comptabilité nationale a pour objectif de schématiser l’activité économique d’un pays sur une période précise (sur une année en général).

La comptabilité nationale permet à un état de connaître sa situation instantanément et de s’appuyer sur elle pour prendre des décisions futures. C’est  à partir de la comptabilité émise et publiée par chaque société que la comptabilité nationale est renseignée. L’indicateur majeur édité par la comptabilité nationale est le PIB (produit intérieur brut), qui se compose de la somme des valeurs ajoutées de chaque entreprise d’un pays.

 

Qu’est ce qu’une comptabilité commerciale ?

La comptabilité idéale est une comptabilité en partie double conforme au plan comptable.  La comptabilité d’engagement offre l’avantage de permettre de prendre en compte les engagements d’une société civile immobilière (ex: dettes fournisseurs correspondant à une facture fournisseur enregistrée mais pas encore réglée). Aussi appelée comptabilité sur les débits ou comptabilité « créances et dettes » ce type de comptabilité  représente une méthode particulière d’enregistrement des opérations comptables. Elle est obligatoire pour certaines formes de structures (entreprises, associations, etc…)

Si l’on rentre dans le détail la comptabilité d’engagement est une méthode d’enregistrement comptable avec laquelle les recettes et les dépenses sont comptabilisées lorsqu’elles sont acquises ou engagées, et ce, même si elles se rapportent à des opérations qui ne se sont pas payées.

La comptabilité d’engagement s’oppose à la comptabilité de trésorerie.

La comptabilité d’engagement consiste à enregistrer l’ensemble des pièces justificatives au jour d’établissement de celles-ci, c’est-à-dire :

  • Les factures d’achats et de ventes, qui sont comptabilisées lors de l’établissement de la facture
  • Les encaissements et les paiements sont comptabilisés à leur date d’émission,
  • Les salaires ainsi que les charges sociales, qui sont comptabilisés à chaque fin de mois,
  • Et pour finir, les déclarations de TVA qui sont comptabilisées selon leur périodicité (par mois, par trimestre ou par année).

 

Vous pouvez également décider de mettre en place une comptabilité dite de trésorerie.

 

La comptabilité de trésorerie 

La comptabilité de trésorerie donne la possibilité d’enregistrer la comptabilité en se basant sur les flux de trésorerie. Dès lors, les ventes seront comptabilisées à chaque règlement d’un client et les achats à chaque paiement d’un fournisseur. Les flux quant à eux, sont enregistrés dans les journaux comptables grâce au relevé bancaire ou le  le livre de caisse.

Il est important de noter que les entreprises qui relèvent des BIC  (c’est-à-dire des bénéfices industriels et commerciaux) et qui font le choix de la comptabilité de trésorerie doivent, à la clôture de l’exercice, rattacher toutes les créances qui ne sont pas encore encaissées ainsi que les dettes non encore payées, pour le respect de la comptabilité d’engagement.

En effet, le bilan et le compte de résultat doivent comprendre les mêmes montants, et ce quelle que soit la méthode utilisée (la comptabilité de trésorerie ou la comptabilité d’engagement).

 

Et qu’en est-il de la comptabilisation pour un ensemble immobilier ?

 

V/ La comptabilisation d’un ensemble immobilier

Un ensemble immobilier doit être ventilé et distinct entre le terrain et la construction. Nous faisons le point sur la comptabilisation du terrain, celle de la construction et pour finir, la comptabilisation des frais annexes.

 

La comptabilisation du terrain

Quand un ensemble immobilier est acheté, il est important d’identifier la part du prix d’achat qui correspond à la valeur du terrain seul. Cette distinction est même obligatoire car un terrain ne s’amortit pas en comptabilité (ce qui est le cas pour une construction).

Il existe alors différentes méthodes pour évaluer la valeur d’un terrain. La nouvel acquéreur peut faire appel aux services d’un expert qui va procéder lui-même à l’évaluation du terrain. L’acte d’achat notarié pourra toutefois prévoir la répartition du prix d’achat.

Les terrains immobiliers doivent être mentionnés dans une subdivision du compte 211 « Terrains ». Le Plan Comptable Général préconise d’utiliser les comptes ci-dessous :

  • 2111 « Terrains nus » (qui est utilisé pour comptabiliser l’acquisition de terrain non construit)
  • 2112 « Terrains aménagés » (c’est-à-dire viabilisés)
  • 2113 « Sous-sol et sur-sol »
  • 2114 « Terrains de gisement » (cela concerne les terrains d’extraction de matières)
  • 2115 « Terrains bâtis » (pour les achats immobiliers qui comportent une construction et un terrain)
  • 212 « Agencements et aménagements de terrains » (tout ce qui concerne les clôtures, le défrichement, les travaux de viabilité,etc…).

 

A savoir : Dans la plupart des cas, les experts comptables évaluent forfaitairement un terrain à 10 ou 20 % de la valeur totale d’un bien.

La valeur du terrain est parfois minorée. Pour obtenir une valorisation plus exacte, il est possible de se référer au prix du marché généralement observé pour un type de biens similaires.

 

Tous les éléments relatifs à une construction (bâtiments, agencements, aménagements etc…) doivent faire l’objet d’un enregistrement comptable bien distinct. L’objectif est de parvenir à une différenciation claire entre la structure du bien et ses différentes composantes. Ces parties sont à répartir entre les subdivisions du compte 213 « constructions ».

Le compte 2131 permet de comptabiliser l’ensemble des éléments de la structure d’un immeuble (murs etc…).

Le compte 2135 sert à comptabiliser les installations présentes (électriques, chauffage, etc) et les travaux réalisés.

Et pour finir, le compte 2138, permet quant à lui de comptabiliser les ouvrages visant à assurer les communications sur terre et sous terre.