Ne manquez plus aucune date

Avec LOCKimmo, mettez en place des alertes automatiques vous permettant de vous y retrouver dans tous les documents que vous devez demander et collecter annuellement. 

les points à regarder au sein de LOCKimmo.net

Pour faciliter votre quotidien et vous permettre de gagner toujours plus de temps, LOCKimmo a mis en place des alertes automatiques au sein de son logiciel de gestion locative. Ces alertes reprennent différents éléments de votre gestion locative qui peuvent ou doivent être renouvelés par vous ou votre locataire. 

Ces différents éléments, sans alerte, doivent être traités à la main et de mémoire. C’est pour cette raison que LOCKimmo a mis en place un système de rappel automatique vous permettant d’être informé, au moment des dates anniversaires, de : l’expiration d’un bail de location, d’une régularisation de charges locatives à prévoir ou encore, d’une attestation d’assurance habitation à demander

Voici une liste non exhaustive de tous les points qui peuvent faire l’objet d’un rappel automatique au sein de votre logiciel immobilier :

Anticipez l’expiration de vos baux et choisissez la meilleure option pour votre activité !

Il est important d’avoir une vue d’ensemble sur l’expiration de vos baux pour pouvoir anticiper les actions que vous allez entreprendre au moment de celle-ci. En effet, l’expiration d’un bail est propice à plusieurs choses : la reconduction tacite du bail, le renouvellement de celui-ci ou encore la résiliation pour un des motifs prévus par la loi. 

Ce rappel, programmé directement au sein de votre logiciel LOCKimmo.net, vous permet d’anticiper le départ de votre locataire et donc, la recherche d’un nouveau candidat pour le remplacer. Il vous permet également en cas de renouvellement de rédiger un nouveau bail aux mêmes conditions que le précédent

Pour ce qui est de la résiliation, elle est possible en cours de bail pour des motifs précis (vente du bien, demande de la part du propriétaire pour habiter dans le bien, motifs légitimes et sérieux.) Pour ce cas précis, un autre rappel peut-être mis en place au sein de votre logiciel LOCKimmo, il s’agit de “baux pouvant être dénoncés.”

Elle intervient tous les ans, anticipez-la avec LOCKimmo !

Les charges locatives sont des dépenses supportées par le locataire qui sont payées par votre propriétaire. Ces dépenses doivent ensuite être remboursées par le locataire, soit par le versement de provisions sur charges, soit avec une régularisation annuelle ou par forfait.

Dans le cadre d’une location vide ou meublée, les charges locatives peuvent être diverses et variées :

  • Les charges concernant l’ascenseur et le monte charge
  • Eau froide, eau chaude, chauffage collectif
  • Installations individuelles
  • Parties communes extérieures
  • Espaces extérieurs
  • Taxes et redevances

 

La régularisation des charges locatives permet de réajuster les montants si jamais il y a eu une régularisation au cours de l’année. C’est pour cette raison qu’il est important de mettre un rappel, pour pouvoir la mettre en place au moment de l’anniversaire du bail de location. 

A savoir que la régularisation des charges récupérables doit être faite au moins 1 fois par an en comparant le total des provisions déjà demandées par le propriétaire au locataire avec les dépenses effectives engagées par celui-ci pendant l’année. 

Si les provisions sont supérieures aux véritables dépenses du propriétaire, ce dernier doit reverser le trop perçu au locataire. Dans le cas contraire, c’est au locataire de verser un complément au propriétaire. 

30 jours avant la régularisation annuelle, vous devez communiquer diverses informations au locataire comme : le décompte des charges locatives, le mode de répartition du logement et une note d’information sur le mode de calcul lié au chauffage et à la production d’eau chaude.

C’est un indispensable, LOCKimmo vous aide à ne pas l’oublier !

L’attestation d’assurance habitation est indispensable et doit obligatoirement vous être délivrée par votre locataire. Dans un premier temps, vous devez la récupérer au moment de la remise des clés. Puis, toutes les années qui suivent, à la date d’anniversaire du bail de location. 

Cette attestation d’assurance habitation permet au bien et au locataire d’être assuré en cas de sinistre (dégâts des eaux, incendie, cambriolage, etc). Il est donc essentiel que vous puissiez la réclamer en temps et en heure à votre locataire. Et c’est précisément pour cette raison que LOCKimmo vous aide à ne pas l’oublier grâce à sa fonctionnalité “les points à regarder”, au niveau du tableau de bord de votre logiciel.

Limitez les oublis et rassurez vos propriétaires concernant l’entretien de leurs équipements !

L’entretien des chaudières à gaz, à bois micro-combustibles, charbon ou fioul est à la charge du locataire. Il doit organiser le rendez-vous d’entretien et prendre en charge la facture. Ce rendez-vous donne lieu à une attestation d’entretien, délivrée par le professionnel, que le locataire doit ensuite vous fournir.

Cette attestation d’entretien atteste du bon fonctionnement des équipements de chauffage de l’appartement. Selon l’utilisation de la chaudière, l’entretien doit être fait à différent moment de l’année. Par exemple, si la chaudière ne produit pas d’eau chaude, il faut de préférence prévoir l’entretien avant l’été. Si par contre, la chaudière est à eau chaude, vous pouvez effectuer l’entretien tout au long de l’année, il n’y a pas de moment privilégié. 

Pour veiller à la bonne réalisation de cet entretien, vous pouvez mettre en place un rappel au sein de votre logiciel LOCKimmo. Ce rappel vous aidera à relancer vos locataires lorsque la date anniversaire arrivera.

Ne vous laissez plus surprendre et anticipez vos possibles fin de mandats !

Le mandat de gestion locative vous lie juridiquement à votre propriétaire bailleur. Il dure en moyenne trois à neuf ans et ne peut aller au-delà de trente ans. Il vous engage à remplir toutes les missions liées à la gestion locative du ou des biens immobiliers de votre propriétaire. Lui seul à le droit de résilier ce dernier a n’importe quel moment, via lettre recommandée avec un préavis minimum de trois mois. 

Avoir un rappel concernant la fin d’un mandat de gestion peut vous permettre de prévenir, dans les temps, votre propriétaire d’une possible reconduction. Vous respectez ainsi le délai fixé par la loi Chatel qui est d’un à trois mois avant le terme du mandat. 

Vous pouvez également prendre le temps d’appeler votre propriétaire-bailleur pour faire un point sur votre collaboration et l’encourager à poursuivre cette dernière.

Ne loupez plus aucune attestation d’assurance propriétaire non occupant !

L’assurance PNO, propriétaire non occupant, permet de couvrir l’ensemble des risques pour le logement loué à l’année. Elle n’est pas obligatoire mais fortement recommandée et propose la même couverture qu’une assurance habitation multirisques qui, elle, est à la charge du locataire. 

Pour être sûr de ne pas louper le renouvellement de cette dernière, vous pouvez programmer une relance automatique au sein de votre logiciel LOCKimmo. Celle-ci vous permettra de voir en temps réel toutes les attestations expirées et donc, de contacter plus facilement les propriétaires concernés.

Vos loyers restent anormalement les mêmes au fil des années ? Votre logiciel vous le fait savoir !

Les loyers sont comme les charges locatives, ils sont censés évoluer tout au long du bail de location de votre locataire. Tous les ans, à la date anniversaire du bail, le loyer doit être revu en fonction de l’IRL (l’indice de révision des loyers). Cet IRL est calculé et mis à jour trimestriellement par l’INSEE. En fonction de cet IRL, c’est à vous d’adresser un courrier formalisé à votre locataire pour lui faire part de l’augmentation de son loyer.

Si ce n’est pas fait, votre loyer se met automatiquement en “anomalie” au sein du logiciel pour vous signifier qu’il y a un souci. Vous pouvez ainsi rectifier le problème, soit en intervenant à temps au moment de la date anniversaire du bail, soit en programmant un rappel pour l’année suivante. Au sein de LOCKimmo, vous pouvez également ajouter un rappel pour vos révisions de loyer, histoire de ne pas les oublier !

Globalement, tous les baux de location possèdent une clause de révision de loyer. Si ce n’est pas le cas, alors effectivement le loyer n’a pas à évoluer au fil des années. Cette option reste néanmoins rare.

Anticipez les révisions de loyer auprès de vos locataires pour ne pas avoir de mauvaises surprises !

Se mettre des rappels au moment des révisions de loyer permet de valider auprès de vos locataires qu’ils ont bien assimilé l’évolution de leur loyer et qu’ils ont fait les changements adéquats. Vous limitez par conséquent le risque d’erreurs ainsi que les impayés et les mécontentements

Au sein du logiciel, il vous suffit d’aller dans Loyer/Facture > Révision > Informations des locataires pour informer largement et de façon formalisée vos locataires de l’évolution de leur loyer.  Vous prenez ainsi les devants et limitez le risque de mauvais virements ou prélèvements refusés.

Concernant le paramétrage de vos points à regarder

Les points à regarder sont tous paramétrables dans la partie Paramètres de votre logiciel. 

Pour se faire, il vous suffit de cliquer sur “Paramétrez vos points à regarder” dans la partie “Points à regarder – KPI”. Une fois dans cet onglet, vous pourrez sélectionner les éléments de rappel que vous souhaitez mettre en place au sein de votre logiciel. 

Voici tous les points qui pourront faire l’objet d’un rappel

  • Baux arrivant à expiration
  • Validation des révisions de loyers
  • Régularisation de charges 
  • Attestations d’assurances à obtenir
  • Baux pouvant être dénoncés
  • Révisions de loyer en anomalie 
  • Attestation d’entretien
  • Assurances PNO à relancer
  • Mandats de gestion expirant bientôt
 

Pour que ces rappels fonctionnent, il vous faudra bien évidemment compléter les informations nécessaires dans vos fiches baux, biens, propriétaires ou autres infos.

les alertes automatiques au sein du logiciel de gestion locative LOCKimmo

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