Comment calculer les charges locatives ?

Comment calculer les charges locatives ?

Les charges locatives ou charges récupérables sur le locataire sont des dépenses normalement dues par le preneur mais payées par le propriétaire, qui peut en obtenir le remboursement. Les charges locatives sont bien évidemment très encadrées par la loi pour éviter tout abus. 

Que comprennent les charges récupérables ? 

Le décret N°87-713 du 26 août 1987 fixe la liste des charges locatives récupérables de manière exhaustive, pour les locations du secteur privé. Figurent notamment :  

  • La rémunération de l’employé d’immeuble ou du gardien et certaines charges sociales.
  • Les dépenses d’entretien de l’ascenseur : électricité, dépenses liées à l’exploitation, menues réparations et matériels de remplacement. 
  • L’eau froide et l’eau chaude commune. 
  • L’énergie commune et l’entretien des compteurs. 
  • La taxe de balayage et la taxe d’enlèvement des ordures ménagères. 

 

Si votre gestionnaire utilise un logiciel de gestion locative, la répartition entre charges récupérables et charges non récupérables se fait de manière simple, sans oubli ! 

 

De manière générale, le locataire paie les charges liées à l’utilisation de services ou de biens dans le logement et autour : nettoyage, chauffage, ascenseur, etc. Le propriétaire bailleur conserve la charge des éléments propres à la propriété.  

Le paiement des charges locatives  

Il existe deux manières pour récupérer les charges locatives :

  • le paiement des charges locatives réelles

Le locataire verse en même temps que le loyer une provision pour charges. Chaque année, le bailleur établit la régularisation des charges, qui peut donner lieu à un versement dans un sens comme dans l’autre.

 

Ce mode de paiement des charges locatives est la règle en location nue et une possibilité pour certaines locations meublées. Chaque mois, un montant de provision identique est prévu sur la base des dépenses de l’année précédente et du budget prévisionnel de la copropriété. 

 

Le propriétaire bailleur peut opter pour le paiement ponctuel des dépenses, au fur et à mesure de leur facturation. Cette option demeure rare tant les risques d’oubli et la multiplication des échanges avec le locataire la rendent complexe en pratique. 

  • le forfait de charges locatives

En location meublée, il est possible de se simplifier la vie. Ainsi, un forfait peut être mis en place. C’est même la seule solution pour le bail mobilité. 

 

Le montant des charges locatives forfaitaires ne doit pas être manifestement disproportionné avec les services offerts dans le logement. 

 

Le forfait de charges sera alors actualisé chaque année en même temps que le loyer. Il convient donc de bien réfléchir avant d’établir un forfait. Aucune récupération n’est plus possible.  

La régularisation des charges locatives

En tant que propriétaire bailleur vous devez communiquer à votre locataire un décompte des charges. Cette régularisation intervient un mois avant la date anniversaire de la signature du bail et s’effectue en comparant :

  • le total des provisions que vous avez déjà demandées à votre locataire, 
  • les dépenses effectives engagées pendant l’année.

 

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, vous devez reverser le trop-perçu à votre locataire. Dans le cas contraire, ce dernier vous verse un complément au titre de la régularisation. 

 

Le bailleur transmet le décompte des charges locatives par nature (eau, énergie, nettoyage, taxes, etc.) auquel il joint une notice d’information sur le mode de répartition, notamment en cas de logement situé dans un immeuble collectif. 

 

Le locataire peut demander le récapitulatif des charges du logement par email ou courrier. L’ensemble des pièces justificatives doit pouvoir être envoyé au locataire pendant 6 mois à compter de la régularisation. 

 

Cependant, il est important de noter qu’il n’existe pas de texte qui indique que le propriétaire bailleur est dans l’obligation de fournir des photocopies de ces justificatifs au locataire.En effet l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 précise uniquement que le bailleur doit justifier les charges récupérables. L’article précise que les pièces justificatives doivent être à disposition du locataire durant 6 mois, à compter de l’envoi du décompte de charges. Mais ce dernier n’est pas dans l’obligation d’envoyer les copies des factures au locataire.

 

Pour résumer, c’est au locataire, s’il le désire, de venir consulter lui-même les factures auprès de son propriétaire bailleur.  

Dans le cas de figure d’une copropriété, le locataire peut également demander à consulter les factures et autres pièces comptables justificatives. Néanmoins,  ceci ne fait pas partie des obligations du syndic.

Ainsi, si le locataire en fait la demande, c’est le propriétaire bailleur qui doit intervenir auprès du syndic de copropriété pour organiser une consultation des justificatifs.

 

A l’heure de la digitalisation, ce problème n’est plus vraiment d’actualité. Un email avec les pièces jointes des factures individuelles et de celles du syndic de copropriété est plus simple à envoyer et à conserver. 

Délai de prescription pour récupérer les charges locatives

Pour finir, sachez que vous pouvez réclamer et récupérer les arriérés de charges (et de loyer) pendant une période de 3 ans, et ce y compris après le départ du locataire.

Quant à ce dernier, il dispose du même délai pour contester le montant de la provision sur charges.

 

Si le propriétaire ne procède pas à la régularisation annuelle des charges dans l’année par ignorance ou par oubli, le locataire pourra exiger un paiement échelonné sur 12 mois si un complément de charges lui est réclamé. 

 

Propriétaire bailleur, pensez donc à conserver tous vos justificatifs pendant 3 ans afin d’éviter tout risque de régularisation tardive. 

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