Réaliser un état des lieux peut sembler un acte routinier. Pourtant, la moindre imprécision peut se retourner contre vous, même des mois plus tard. Et pour cause, il s’agit d’un document clé, souvent sous-estimé, qui mérite rigueur et méthode. En tant que professionnel de l’immobilier, mieux vaut éviter les faux pas. Voici quelles sont les erreurs à ne surtout pas commettre lors de la rédaction d’un état des lieux, car elles peuvent vraiment vous coûter cher.
1. Être trop vague dans les descriptions
Quand on rédige un état des lieux (d’entrée ou de sortie), on pourrait être tenté d’aller vite en notant des remarques très générales comme :
- « bon état » ;
- « correct » ;
- « propre »
- « RAS » (rien à signaler).
Ces expressions paraissent pratiques sur le moment, mais elles posent de vrais problèmes en cas de litige. En effet, elles ne décrivent rien de concret. Un locataire peut estimer que le mur était « propre » à son arrivée alors qu’il avait des traces. Vous, en tant que bailleur ou gestionnaire, vous n’aurez aucune preuve claire pour démontrer son état initial.
Être trop vague dans les descriptions est donc un vrai risque. Un état des lieux est un document de preuve. Il sert à comparer ce que vous remettez au locataire au début du bail avec ce que vous récupérez à la fin. Plus il est précis, plus il vous protège.
Si vous êtes trop vague :
- Il peut être impossible de démontrer une dégradation (rayure, tache, coup dans le mur, etc.).
- Vous risquez de perdre le dépôt de garantie si le locataire conteste.
- Les conflits sont difficiles à trancher sans preuve claire
À la place, mieux vaut être descriptif, objectif et factuel. L’idée, ce n’est pas d’en faire trop, mais de décrire précisément ce que vous voyez, sans jugement, comme si vous preniez une photo avec des mots :
- Notez les matériaux et couleurs : « parquet stratifié en chêne clair », « peinture satinée blanche ».
- Situez les défauts : « près de la porte », « à gauche de la fenêtre », « sur le mur nord ».
- Soyez cohérents dans vos niveaux de détail tout au long du document.
- Prenez des photos des éléments importants ou abîmés et annotez-les si possible.
2. Oublier des éléments ou des pièces
Lorsque l’on fait un état des lieux, on peut vite avoir tendance à se concentrer uniquement sur les « grandes lignes » : les murs, le sol, les fenêtres, les meubles s’il y en a… Le problème, c’est qu’on oublie facilement les petits détails, ceux qu’on ne regarde pas tous les jours, mais qui peuvent pourtant coûter cher en cas de litige ou de dégât.
Or, un état des lieux est un inventaire exhaustif de tout ce qui compose le logement. Si un élément n’est pas mentionné dans le document d’entrée, vous ne pourrez rien retenir sur le dépôt de garantie s’il est abîmé à la sortie.
Pour n’oublier aucun élément, le mieux reste d’avoir une checklist claire et de suivre un ordre logique. Dans l’idéal, faites le tour du logement toujours dans le même ordre. Notez tous les équipements présents, même s’ils sont en bon état. En cas de location meublée, soyez encore plus rigoureux en prévoyant un inventaire complet du mobilier et en décrivant leur état visuel.
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3. Ne pas joindre des photos ou des croquis
On pourrait penser que l’écrit suffit avec un état des lieux. Pourtant, ce n’est pas toujours le cas. Même avec une bonne description, certaines situations peuvent être interprétées différemment par le locataire ou le bailleur.
Prenons un exemple concret. Vous notez « fissure sur le mur côté fenêtre, environ 5 cm » sur votre document. Le locataire dira que c’était une microfissure, vous penserez à une vraie lézarde, et chacun campera sur sa version. Conséquence, en cas de litige, sans photo, il est presque impossible de trancher. Le doute profite souvent au locataire.
Ce qu’il faut faire à la place pour éviter de se retrouver dans ce genre de situation, c’est documenter l’état du logement avec des photos datées. Les photos sont une preuve visuelle neutre et incontestable. Elles renforcent votre état des lieux écrit et montrent exactement ce que vous avez vu au moment de la visite.
En ce qui concerne les croquis, ils ne sont pas indispensables à chaque fois, mais très utiles dans certains cas :
- pour signaler un dégât localisé ;
- pour représenter un aménagement atypique ;
- pour une cave, un garage, un jardin mal délimité.
Un petit schéma à main levée suffit. L’idée, c’est de situer les éléments facilement, surtout quand plusieurs défauts se ressemblent.
4. Ne pas faire signer toutes les parties
Après avoir passé parfois une heure à tout noter et prendre des photos, on peut relâcher un peu l’attention. Et c’est justement à ce moment-là qu’une des erreurs les plus classiques peut se glisser sans qu’on s’en rende compte : oublier une signature.
Or, la signature des deux parties (bailleur et locataire) est ce qui donne une valeur légale à l’état des lieux. Sans elle, le document est incomplet et peut être contesté à tout moment.
Dans l’idéal, faites signer directement à la fin de la visite, pendant que tout le monde est encore présent. Si l’état des lieux est fait à distance ou sur tablette, prévoyez une signature électronique (valable légalement si cela est bien encadré). Dans tous les cas, ne remettez jamais les clés tant que le document n’est pas signé par les deux parties.
Ne faites plus d’erreurs sur vos états des lieux avec LOCKimmo
L’application « État des lieux facile » de LOCKimmo a été conçue pour vous aider à éviter la plupart des erreurs classiques dont nous avons parlé dans cet article. L’outil vous propose :
- D’intégrer des annotations et des précisions pièce par pièce et vous guide avec des champs préremplis ou modifiables.
- Une checklist automatisée, déroulée pièce par pièce, avec la possibilité d’ajouter des équipements, compteurs, etc.
- Une intégration directe et illimitée de photos dans le rapport, prise sur place avec votre tablette ou téléphone.
- La signature électronique sur tablette, en fin de visite.
- Un mode hors connexion, si jamais vous intervenez en zone rurale ou dans un immeuble avec mauvaise couverture. Vous pouvez travailler tranquillement hors ligne, puis synchroniser dès que vous avez du réseau.
Autre avantage, LOCKimmo peut se synchroniser avec votre logiciel de gestion locative et propose même l’enregistrement automatique du document ainsi que son envoi par mail en un clic. L’idéal pour la traçabilité.
Les erreurs à ne pas commettre avec un état des lieux : tout ce que vous devez savoir
Est-ce que l’état des lieux doit être identique pour une location meublée et une location vide ?
Pas tout à fait. Dans les deux cas, vous devez décrire l’état du logement, pièce par pièce.
Mais dans une location meublée, vous devez en plus dresser un inventaire précis du mobilier : liste des meubles, équipements électroménagers, vaisselle, état général de chaque élément…
Faut-il refaire un état des lieux si le locataire signale un oubli ou un désaccord après coup ?
Oui, dans certains cas. Si un oubli ou un défaut important n’a pas été mentionné lors de l’état des lieux d’entrée, mais est signalé par le locataire dans les 10 jours suivant son installation, vous avez le droit de compléter le document d’un commun accord. C’est prévu par la loi (article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989).
