Pourquoi se doter d’un logiciel de suivi de maintenance immobilière ?

Pourquoi se doter d’un logiciel de suivi de maintenance immobilière ?

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La maintenance d’un bien immobilier un sujet à ne pas négliger

La maintenance immobilière est un aspect crucial de la gestion de locations ou de la gestion de copropriétés. Elle permet de maintenir les biens et le parc immobilier en bon état, de prolonger leur durée de vie et de les rendre plus attrayants pour les locataires potentiels ou pour les copropriétaires.

Cependant, gérer la maintenance peut être fastidieux et coûteux, surtout lorsque l’on gère plusieurs locations ou lots. C’est là qu’un outil saas comme celui développé par LOCKimmo et que nous proposons dans notre solution immobilière : gestion de la maintenance immobilière peut s’avérer très utile et même si on est pas un responsable maintenance à temps plein.

Le logiciel de suivi de maintenance est devenu en quelques années un incontournable au sein du système d’information de l’administrateur de biens. Voici la présentation de ce qu’il peut apporter et des bénéfices que l’on peut tirer de son utilisation.

La gestion de la maintenance immobilière: le quotidien du professionnel de l’immobilier

Qu’il soit administrateur de biens ou gestionnaire de copropriété le professionnel de l’immobilier voit son quotidien ponctué de sinistres avec par exemple des dégâts des eaux, des problèmes de plomberie ou bien encore des travaux en cours qu’il faut suivre ou lancer.

Tous ces éléments génèrent des dossiers qu’il faut suivre et pour lesquels il faut agir avec plus ou moins d’urgence ce qui peut générer beaucoup de stress et peut également faire risquer au professionnel de l’immobilier le fait de se noyer dans cette masse de tâches.

C’est là qu’un logiciel de gestion de la maintenance immobilière peut être nécessaire et utile. Regardons plus en détail les services qu’un tel outil peut apporter.

Quelles fonctionnalités attendre d’un logiciel de gestion de la maintenance immo ?

Un outil de gestion de la maintenance immobilière est un logiciel qui permet de planifier, de suivre et de gérer les tâches de maintenance nécessaires pour maintenir les locations en bon état et assurer que leur entretien est réalisé régulièrement.

La planification de ce véritable plan de maintenance préventive donne une feuille de route très intéressante et permet au professionnel de l’immobilier d’avoir une véritable visibilité.

Il est en mesure de mieux coordonner le travail et les interventions des techniciens de maintenance. De suivre les périodicités mais également de les aider dans l’organisation de leur sous-traitance.

Une organisation de la maintenance

Ainsi et à titre d’exemple d’un point de vue préventif il permet de prévoir avec des artisans ou techniciens la commande de pièces de rechange ou de pièces détachées si ceci s’avère nécessaire et que ces remplacements avaient été anticipés et notés dans l’outil lors d’une précédente intervention.

Une pièce particulière ayant un cycle de vie bien établi et connu dans les spécifications fournisseurs du matériel pourra ainsi être remplacée en amont de sa casse.

De ce point de vue le logiciel de maintenance immobilière devient un véritable tableau de bord et une tour de contrôle opérationnelle de la fonction maintenance.

Il peut également aider à gérer les demandes de maintenance des locataires, les contrats de maintenance et les factures liées à la maintenance.

Un prévisionnel financier rendu possible par une planification

L’un des autres avantages d’un outil de gestion de la maintenance immobilière est qu’il permet de planifier les tâches de maintenance à l’avance d’un point de vue financier. Cela signifie qu’il est possible de prévoir les coûts liés à la maintenance ou à des gros entretiens et de s’assurer qu’ils soient inclus dans le budget de gestion de l’activité de gestion locative du propriétaire ou bien encore bien anticipé dans les budgets travaux ou budgets de charges générales de la copropriété. On est également aussi en mesure de saisir dans son logiciel de gestion des données financières cohérentes.

Cela permet également de s’assurer que les tâches de maintenance critiques ne sont pas oubliées, ce qui peut entraîner des coûts supplémentaires à long terme. Parfois en effet il est préférable de réaliser dans les temps et régulièrement une opération de contrôle, nettoyage … bref une maintenance préventive plutôt qu’une maintenance curative souvent plus chère.

Concrètement entretenir régulièrement un équipement permet souvent d’assurer son bon fonctionnement et d’éviter la panne sur cet équipement. Panne qui à l’image des pannes de chaudières arrive souvent au pire moment (début de l’hiver…) générant un stress parfois conséquent.

Par ailleurs il est important de noter qu’un syndicat de copropriétaires ou un propriétaire bailleur peuvent également attendre de leur administrateur de biens qu’ils assurent la pérennité de la valeur de l’actif immobilier que constitue leur location ou leur copropriété et dont ils lui confient la gestion. Sur cette mission un logiciel de gestion de maintenance immobilière permet de maximiser la conservation de valeur dans la gestion d’actifs immobiliers.

La gestion des incidents

Un autre avantage d’un logiciel de gestion de la maintenance immobilière est qu’il permet de suivre les demandes de maintenance des locataires et de gérer les réparations nécessaires. Cela signifie que les locataires ou même également les copropriétaires peuvent signaler des problèmes et défaillances d’équipements de manière simple et rapide, et que les propriétaires peuvent suivre l’état des réparations, des interventions et des remises en service en temps réel.

Cela permet également de s’assurer que les locataires sont satisfaits de leur logement, les copropriétaires de l’entretien des parties communes et des équipements communs et de réduire les risques de litiges liés à la maintenance.

Un logiciel de gestion de la maintenance immobilière permet également d’assurer une meilleure transparence et réactivité sur la gestion technique de son parc immobilier. Ainsi en permettant de répondre facilement à la fameuse question : « On en est où sur tel dossier ? » ce type de solution apporte plus de sérénité auprès des différentes parties prenantes.

Le suivi des diagnostics

La gestion d’un parc locatif ou d’une copropriété passe de plus en plus par la réalisation de diagnostics. Ces derniers peuvent être par exemple réalisés lors d’un changement de locataires. Ces diagnostics ont aussi une durée de validité qui peut varier et qu’il convient de suivre.

Le fait d’avoir une gestion assistée par ordinateurs de tous ces diagnostics permet à la fois d’être plus efficace et de respecter ses impératifs légaux. Ceci facilite grandement le quotidien des gestionnaires qui ont moins de questions à se poser et peuvent s’éviter des doutes leurs tableaux de bord diagnostics leurs fournissant des alertes et rappels.

Une gestion des contrats optimale

Un outil de gestion de la maintenance immobilière peut également aider à gérer les contrats de maintenance et les factures liées à la maintenance. Il peut stocker les informations sur les contrats de maintenance d’installations techniques, les dates d’expiration et les coûts, et permettre même de suivre les paiements effectués auprès des artisans et professionnels.

Ce type de solution dédiée permet de s’assurer que toutes les tâches et actions de maintenance nécessaires sont effectuées dans les délais impartis et que les coûts sont conformes aux prévisions. Bref d’avoir un pilotage de la gestion des interventions.

Enfin, un outil de gestion de la maintenance immobilière peut aider à réduire les coûts liés à la maintenance en permettant de suivre les dépenses et de comparer les coûts entre les différentes interventions et les différents chantiers.

Un historique technique bien utile

Un outil de gestion de la maintenance immobilière peut également permettre de suivre les historiques des réparations et des entretiens, ce qui permet de mieux planifier les tâches à venir et d’éviter les réparations inutiles ou les interventions non nécessaires.

Par ailleurs il est toujours intéressant de disposer d’une vision sur ce qui a pu être fait d’un point de vue technique sur un bien (ex: changement d’une chaudière, installation d’une climatisation…). Cette connaissance technique et cette traçabilité relative au bien ou à la copropriété permet en effet de prendre des prises de décisions plus pertinentes ou de fournir des informations utiles par exemple à des artisans appelés à intervenir ou lors d’un dépannage.

Enfin cet historique technique permet également de donner des informations qualitatives aux propriétaires ou copropriétaires pour les tenir au courant de la maintenance des installations de leurs locations ou de leurs parties communes. En cela le logiciel de gestion de la maintenance permet de fournir un service de qualité aux clients du professionnel de l’immobilier.

Ajoutons d’ailleurs également que cet effort de transparence vis à vis des locataires, propriétaires et copropriétaires est de plus en plus rendu obligatoire par l’évolution des réglementations. A titre d’exemple toutes les copropriétés doivent disposer d’un carnet d’entretien. Ce document qui répertorie des informations techniques liées à la maintenance et aux travaux effectués dans la copropriété doit être mis en place, tenu à jour et communiqué par le syndic de copropriété.

Conclusion

Se doter d’un logiciel de maintenance immobilière est un bon choix pour le gestionnaire professionnel qui souhaite avoir plus de visibilité, de maîtrise et de transparence sur cette question importante qu’est la gestion technique de son parc immobilier. C’est un outil qui sécurise et rassure en permettant également d’avoir des rappels et de ne plus rien oublier. Il permet de vraiment piloter la partie maintenance de son activité.


En utilisant un outil de suivi de la maintenance immobilière intuitif comme celui que nous proposons les administrateurs de biens peuvent se libérer du temps qu’il vont pouvoir consacrer à d’autres activités importantes comme par exemple le développement de leur activité commerciale.

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