Gérer un portefeuille de biens, suivre les encaissements, répondre aux locataires, transmettre les documents aux propriétaires… Le quotidien des professionnels de l’immobilier laisse peu de place aux tâches à faible valeur ajoutée. Pourtant, ce sont souvent elles qui prennent le plus de temps et qui concentrent le plus de risques d’erreur.
LOCKimmo a justement été conçu pour alléger cette charge opérationnelle. Derrière les fonctions les plus utilisées se cachent aussi des outils puissants, parfois sous-exploités, qui peuvent pourtant simplifier considérablement votre travail au jour le jour. Découvrez ces 3 usages de notre logiciel facile à activer et qui vous permettront de gagner en efficacité.
1. L’envoi de quittances automatique
La délivrance d’une quittance de loyer est une obligation légale lorsque le locataire en fait la demande et qu’il est à jour dans le règlement de son loyer. Dans la pratique, de nombreux administrateurs de biens préfèrent toutefois envoyer les quittances automatiquement chaque mois afin d’offrir un meilleur service à leurs clients.
Lorsque cette opération est réalisée manuellement, elle peut rapidement devenir fastidieuse, surtout lorsqu’un portefeuille comprend plusieurs centaines de lots.
Avec LOCKimmo, cette tâche est entièrement automatisable.
Une fois le paiement enregistré ou à la date définie par le gestionnaire, le logiciel peut automatiquement :
- générer la quittance à partir de votre modèle personnalisé ;
- envoyer le document par e-mail au locataire et, si vous le souhaitez, au propriétaire ;
- archiver automatiquement la quittance dans l’extranet sécurisé.
Vous n’avez plus besoin d’intervenir pour chaque document.
Pourquoi automatiser les quittances ?
L’automatisation présente plusieurs avantages :
- un gain de temps considérable ;
- moins de risques d’oubli ;
- une meilleure traçabilité des documents ;
- une amélioration de la satisfaction des locataires.
Exemple
Une agence qui gère 400 logements peut économiser plusieurs heures chaque mois simplement en automatisant l’envoi des quittances de loyer.
2. La publication automatique des annonces immobilières
Créer une annonce immobilière est une étape incontournable. Pourtant, entre la rédaction du texte, la mise en forme des informations et la publication sur plusieurs portails, cette tâche peut rapidement devenir très chronophage.
Avec LOCKimmo, cette étape est largement simplifiée.
Après avoir renseigné les caractéristiques du bien (surface, nombre de pièces, localisation, équipements, etc.), une intelligence artificielle génère automatiquement une annonce claire, structurée et professionnelle.
Vous conservez bien entendu la possibilité de la modifier avant publication.
Mais ce n’est pas tout.
Grâce à la fonctionnalité de multidiffusion, votre annonce peut ensuite être publiée automatiquement sur les principaux portails immobiliers comme SeLoger, Bien’ici ou Leboncoin, ainsi que sur le site internet de votre agence.
Plus besoin de copier-coller les informations sur chaque plateforme.
Les avantages de la multidiffusion
Cette fonctionnalité permet notamment de :
- gagner un temps précieux ;
- éviter les doubles saisies ;
- diffuser plus rapidement les biens disponibles ;
- assurer une meilleure visibilité de vos annonces.
Résultat : vos biens sont publiés plus vite et vous augmentez vos chances de trouver rapidement un acquéreur ou un locataire.
Vous souhaitez optimiser la location de vos biens ?
3. Le rapprochement bancaire automatisé
Le rapprochement bancaire fait partie des opérations les plus importantes en gestion locative.
Il consiste à vérifier que les mouvements présents sur le compte bancaire correspondent bien aux opérations enregistrées dans votre comptabilité : loyers, provisions sur charges, dépôts de garantie ou encore régularisations.
Effectuée manuellement, cette vérification peut prendre plusieurs heures chaque semaine.
Avec LOCKimmo, ce travail est considérablement simplifié.
Le logiciel peut être connecté à vos comptes bancaires professionnels afin d’importer automatiquement les relevés.
Chaque opération est ensuite rapprochée des écritures comptables enregistrées dans votre logiciel.
Lorsqu’une correspondance est trouvée, le rapprochement est validé automatiquement.
En revanche, lorsqu’une anomalie est détectée (paiement absent, montant différent ou libellé incohérent), une alerte attire immédiatement votre attention.
Vous concentrez ainsi votre travail uniquement sur les écritures qui nécessitent une vérification.
Pourquoi automatiser le rapprochement bancaire ?
Cette fonctionnalité permet notamment :
- de réduire le temps consacré aux contrôles comptables ;
- de limiter les erreurs ;
- d’améliorer le suivi des encaissements ;
- de disposer d’une comptabilité toujours à jour.
Le contrôle final reste bien entendu assuré par le gestionnaire.
Et ce n'est qu'un aperçu des possibilités de LOCKimmo
Ces trois fonctionnalités illustrent parfaitement la philosophie de LOCKimmo : automatiser les tâches répétitives afin de permettre aux professionnels de consacrer davantage de temps à leur cœur de métier.
Le logiciel propose également de nombreuses autres fonctionnalités destinées à simplifier la gestion immobilière, parmi lesquelles :
- la signature électronique des documents ;
- la facturation électronique ;
- le rapprochement bancaire automatisé ;
- l’extranet propriétaires et locataires ;
- la gestion des interventions techniques ;
- les tableaux de bord de pilotage ;
- les relances automatiques ;
- la gestion des états des lieux avec CheckLock
Toutes ces fonctionnalités sont pensées pour améliorer votre productivité tout en offrant une meilleure expérience à vos clients.
Conclusion
Les tâches administratives sont indispensables au bon fonctionnement d’une activité de gestion immobilière, mais elles ne doivent pas monopoliser votre temps.
En automatisant l’envoi des quittances, la publication des annonces et le rapprochement bancaire, LOCKimmo vous aide à gagner en efficacité, à limiter les erreurs et à améliorer la qualité de service offerte à vos clients.
Et ces trois fonctionnalités ne sont qu’un aperçu des nombreuses possibilités offertes par le logiciel. Si vous souhaitez optimiser votre organisation et consacrer davantage de temps aux missions à forte valeur ajoutée, il est peut-être temps d’explorer tout le potentiel de LOCKimmo.
Questions fréquentes
Quelles tâches peut-on automatiser avec LOCKimmo ?
LOCKimmo permet notamment d’automatiser l’envoi des quittances de loyer, la publication des annonces immobilières, le rapprochement bancaire, les relances administratives, la signature électronique ou encore la facturation électronique.
Pourquoi automatiser la gestion immobilière ?
L’automatisation permet de gagner du temps, de réduire les erreurs de saisie, de sécuriser les traitements administratifs et de consacrer davantage de temps à la relation client et au développement de l’activité.
Les annonces peuvent-elles être diffusées sur plusieurs portails ?
Oui. Grâce à la fonctionnalité de multidiffusion intégrée à LOCKimmo, une annonce peut être publiée automatiquement sur plusieurs portails immobiliers partenaires ainsi que sur le site internet de l’agence.
Le rapprochement bancaire reste-t-il sécurisé ?
Oui. Les opérations bancaires sont importées automatiquement afin de faciliter les rapprochements comptables, tout en laissant au gestionnaire le contrôle et la validation des écritures.
