Automatiser la gestion d’une location, c’est non seulement possible, mais de plus en plus courant. Et pour cause, travailler avec des outils modernes c’est moins de tâches répétitives, plus de temps pour le terrain et une meilleure réactivité face aux locataires. Les outils évoluent vite, et ils ne sont plus réservés aux grands réseaux. Découvrez, à travers notre article, comment concrètement automatiser la gestion d’une location.
Comment automatiser la gestion d’une location ?
Pour la diffusion des annonces
Quand vous mettez un bien en location, l’objectif est qu’il soit vu rapidement par un maximum de candidats qualifiés. Or, publier manuellement une annonce sur chaque plateforme (SeLoger, Leboncoin, PAP, Bien’ici, etc.) prend du temps, et il faut ensuite faire les mises à jour une à une si quelque chose change. L’automatisation permet de centraliser la création de l’annonce et de la diffuser en un clic sur plusieurs portails immobiliers.
Concrètement :
- Vous rédigez l’annonce une seule fois dans votre logiciel ou plateforme de gestion.
- Vous y indiquez toutes les infos : type de bien, surface, loyer, photos, caractéristiques, etc.
- L’outil se connecte aux principaux portails immobiliers et poste automatiquement l’annonce sur tous les sites sélectionnés.
- En cas de mise à jour (prix, photos, disponibilité), vous modifiez une seule fois, et tout est mis à jour partout, automatiquement.
- Dès que le bien est loué, vous désactivez l’annonce et elle disparaît partout instantanément.
Pour les prises de rendez-vous et les visites des biens
Saviez-vous qu’il était aussi possible d’automatiser les prises de rendez-vous pour les visites des locations, par exemple ? En utilisant Calendly, entre autres, vous pouvez proposer des créneaux en ligne que les candidats à la location peuvent réserver eux-mêmes :
- Vous synchronisez votre calendrier pro (Google Calendar, Outlook…).
- Vous définissez vos créneaux de visites disponibles pour un bien donné.
- Vous partagez un lien de réservation (dans l’annonce, un mail ou par SMS).
- Le candidat réserve un créneau et reçoit une confirmation automatique, avec rappels par email ou SMS.
- Vous êtes notifié de la prise de rendez-vous et pouvez voir tous les créneaux planifiés au même endroit.
L’occasion de gagner du temps et de limiter les no-shows (avec des rappels automatiques qui réduisent les absences).
Pour les signatures de baux
Signer un bail à l’ancienne implique souvent :
- plusieurs échanges de mails ;
- l’impression de dizaines de pages ;
- des allers-retours pour récupérer des signatures manuscrites.
Avec l’automatisation, soit la signature électronique, tout devient plus rapide. Mieux encore, tout peut se faire à distance. Un vrai atout quand les locataires ne sont pas disponibles physiquement !
Pour l’encaissement et le suivi des loyers
Il est également possible d’automatiser l’encaissement et le suivi des loyers. Concrètement, cela veut dire que vous n’avez plus besoin de vérifier manuellement chaque mois si le loyer est bien arrivé sur votre compte ni d’envoyer vous-même les quittances ou les relances en cas de retard. Tout peut être géré automatiquement, grâce à des outils simples à mettre en place.
En l’occurrence :
- Le locataire paie son loyer.
- Le logiciel que vous utilisez détecte automatiquement le paiement.
- En cas de retard, il envoie un rappel automatique au locataire. Il vous informe si la situation n’est pas régularisée, sans que vous ayez à surveiller manuellement.
En parallèle, vous avez souvent un tableau de bord clair. Vous voyez donc en un coup d’œil quels loyers sont payés, en attente ou en retard.
Pour le suivi administratif et comptable
Gérer une location ne s’arrête pas à l’encaissement du loyer. Il faut aussi suivre les documents, éditer des quittances, préparer les éléments pour la comptabilité, conserver les justificatifs… Beaucoup de petites tâches qui prennent du temps.
Heureusement, tout cela peut aussi être automatisé grâce à des outils bien pensés.
Avec l’automatisation, il est, par exemple, possible de :
- Générer automatiquement des quittances de loyer, avis d’échéance, attestations, etc.
- Classer les documents simplement, les consulter ou les télécharger à tout moment.
- Profiter de rappels automatiques pour éviter les oublis.
Vous souhaitez optimiser la location de vos biens ?
L’automation de la gestion de location avec LOCKimmo
LOCKimmo permet d’automatiser plusieurs aspects de la gestion d’une location. En l’occurrence, l’outil vous permet de diffuser des annonces de manière automatisée. Vous pouvez :
- créer une annonce une seule fois ;
- la diffuser automatiquement sur votre propre site ;
- et la repartager sur les grandes plateformes via des passerelles de multidiffusion.
Autre point fort, toutes les demandes de contacts ou de visites liées aux annonces sont centralisées dans le logiciel.
LOCKimmo propose une bibliothèque de documents (bons de visite, comptes rendus, fiches de biens, mandats, etc.), que vous pouvez éditer en quelques clics. L’idéal pour gagner du temps au quotidien, surtout si vous utilisez des modèles standardisés.
Enfin, avec le module gestion locative :
- Vous pouvez encaisser automatiquement les loyers via un système de rapprochement bancaire ou de prélèvement.
- Vous avez un extranet pour les propriétaires et les locataires (accès aux quittances, suivi des paiements, documents partagés).
- Vous pouvez générer et envoyer automatiquement les quittances, les appels de loyers, les relances.
- Vous bénéficiez d’une comptabilité intégrée, utile si vous gérez plusieurs lots ou si vous travaillez avec un comptable.
Automatiser la gestion d’une location : tout ce que vous devez savoir
Peut-on automatiser une partie de la gestion tout en gardant la main sur le reste ?
Oui, totalement. L’automatisation est modulable. Vous pouvez choisir de déléguer certaines tâches (comme l’envoi des quittances, la multidiffusion des annonces ou les rappels de paiement) tout en gardant la main sur des étapes clés comme la sélection du locataire, la validation des diagnostics ou la gestion des sinistres.
Quel est le principal risque à éviter lorsqu’on automatise la gestion locative ?
Le principal risque est de se reposer entièrement sur l’outil sans vérifier les paramètres initiaux. Mauvais échéancier, absence de mandat SEPA, modèle de bail obsolète… Si la base est mal configurée, l’automatisation peut reproduire les erreurs à grande échelle. Il est donc essentiel de bien paramétrer l’outil au départ et de le surveiller régulièrement.
