Changer de logiciel immobilier, ce n’est pas une décision qu’on prend à la légère. Et pour cause, le bon outil peut réellement faire gagner du temps ou en faire perdre beaucoup s’il n’est pas adapté. Avant de vous lancer, prenez un temps de recul pour vous poser les bonnes questions. Ce travail vous permettra d’éviter les mauvaises surprises, de clarifier vos besoins et de choisir tout en étant en phase avec votre façon de travailler.
Le logiciel couvre-t-il vraiment nos besoins métiers ?
Avant de changer de logiciel immobilier, demandez-vous si vraiment celui qui vous attire propose bien toutes les fonctionnalités dont vous avez vraiment besoin au quotidien, en lien avec votre activité.
L’outil doit, en effet, coller parfaitement avec vos usages réels. Autrement, vous risquez de perdre beaucoup de temps et de manquer de confort de travail. Pour vous donner un exemple très concret, un logiciel idéal pour une agence 100 % location ne conviendra peut-être pas à une équipe orientée transaction haut de gamme ou à une structure multiagences.
Pour y voir plus clair :
- Faites la liste de vos besoins actuels (syndic, transaction, location, gestion locative, etc.).
- Priorisez les besoins qui sont indispensables.
- Testez ensuite quelques logiciels avec ce référentiel.
Vous verrez alors si réellement l’outil que vous pensiez intéressant est adapté à votre activité professionnelle.
Est-il simple à utiliser pour toute l’équipe ?
Un logiciel peut être excellent, mais il ne sert à rien s’il n’est pas utilisé. S’il est trop complexe, les collaborateurs risquent de le contourner, revenir à leurs habitudes (papier, Excel, WhatsApp…) et vous perdrez en efficacité collective. Il doit également être intuitif, pour faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs et réduire les besoins de formation longue.
N’hésitez donc pas à demander une démo du logiciel qui vous intéresse pour vous assurer que :
- tout est accessible en quelques clics (ajouter un bien, créer une fiche client, etc.) ;
- l’interface est claire et lisible (avec un menu bien organisé, par exemple) ;
- un collaborateur peut s’y retrouver avec peu voire pas de formation ;
- vous pouvez utiliser votre outil sur mobile et tablette, notamment si vous êtes régulièrement en déplacement.
La migration de nos données actuelles est-elle prise en charge ?
La migration des données représente le transfert de tout ce que vous avez aujourd’hui dans votre logiciel immobilier actuel vers le nouveau logiciel :
- vos biens en portefeuille (mandats simples, exclusifs, vendus, etc.) ;
- vos contacts (vendeurs, acquéreurs, locataires, propriétaires) ;
- vos dossiers clients ;
- votre historique de contacts, de visites, de relances ;
- vos documents attachés (mandats scannés, photos, diagnostics, etc.)
Ce processus vous évite de repartir de zéro et il est très important pour plusieurs raisons :
- Si le nouveau logiciel peut reprendre automatiquement toutes vos données, vous gagnez un temps conséquent et vous ne perdez pas vos dossiers ni votre historique.
- Une migration manuelle (resaisir les données à la main) est fastidieuse et source d’erreurs (il est facile d’oublier un bien, une info client, une date, etc.).
- Avec une migration bien gérée, vous pouvez enchaîner sans coupure entre l’ancien et le nouveau logiciel. L’idéal si vous êtes en pleine activité.
Renseignez-vous donc bien en amont avec le prestataire pour savoir si oui ou non cette migration sera possible (et dans ce cas, quels sont les coûts et comment se passe l’opération, concrètement).
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Quel est son coût global et quels sont les frais cachés ?
Avant de changer de logiciel immobilier, notez les coûts :
- le prix affiché par le prestataire ;
- les frais annexes à prévoir.
Les deux sont complémentaires. Analyser le prix annoncé pour le logiciel vous permettra d’avoir un point de comparaison rapide entre plusieurs solutions. Néanmoins, assurez-vous de bien comprendre :
- ce qui est inclus ou non pour ce tarif ;
- s’il sera modulé en fonction de votre usage réel ;
- si des fonctionnalités essentielles seront facturées en plus.
Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises pour votre budget.
Le support client est-il réactif ?
Quand vous travaillez avec un logiciel au quotidien, que ce soit pour rentrer un mandat, diffuser une annonce, envoyer une signature électronique ou consulter un historique client, tout blocage technique vous met à l’arrêt. Si vous avez pour projet de changer de logiciel immobilier, assurez-vous que ce dernier fournit un bon support client pour :
- obtenir une réponse immédiate si vous avez un souci technique (une annonce qui ne se diffuse pas, vous n’arrivez pas à gérer un mandat, etc.) ;
- ne pas avoir à chercher pendant trois une heure une solution à votre problème ;
- ne pas être bloqué chez un vendeur ou un client à cause d’un bug logiciel.
Outre la présence d’un support client, pensez également à vérifier les canaux de support (téléphone, email, chat, etc.) ainsi que les horaires et les délais moyens de réponse.
Est-ce un logiciel qui évolue avec le temps ?
L’immobilier évolue vite, et votre logiciel doit suivre ! Avant de changer de logiciel immobilier, assurez-vous que le suivant soit bien mis à jour régulièrement, qu’il suit les évolutions du marché, qu’il intègre de nouvelles fonctionnalités utiles régulièrement.
En effet, un logiciel figé peut vite devenir obsolète. L’inverse vous permet également de vous assurer que votre investissement reste rentable. Pour vous assurer que le logiciel qui vous plaît est évolutif, vous pouvez suivre ces quelques signes :
- l’éditeur publie régulièrement des mises à jour visible ;
- il a une roadmap et peut vous dire ce qui arrive dans 3 ou 6 mois ;
- il propose des versions mobiles, cloud, etc.
- il intègre de nouvelles obligations réglementaires.
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Changer de logiciel immobilier : tout ce que vous devez savoir
Quel est le bon moment pour changer de logiciel immobilier ?
Le bon moment pour changer de logiciel immobilier, c’est quand votre logiciel actuel vous freine plus qu’il ne vous aide : perte de temps, fonctions manquantes, mauvaise ergonomie, absence de support, ou tout simplement quand vous changez d’échelle (nouvelle agence, équipe qui grandit).
Si vous utilisez régulièrement des outils annexes pour compenser les lacunes de votre logiciel actuel (Excel, Google Agenda, mails manuels…), il est également peut-être temps de passer à un outil plus adapté.
Faut-il privilégier un logiciel tout-en-un ou des outils spécialisés ?
Cela dépend de votre activité. Si vous êtes une structure polyvalente (transaction, gestion, saisonnier, par exemple), un logiciel tout-en-un vous fera gagner en fluidité et en centralisation.
En revanche, si vous êtes très spécialisé (uniquement transactions haut de gamme, par exemple), un outil plus ciblé sur vos besoins peut être plus pertinent.
