Avant toute chose revenons sur ce que sont les charges locatives.
Aussi appelées charges récupérables, les charges locatives sont des dépenses initialement prises en charge par vous bailleur, mais que vous pouvez vous faire rembourser par votre locataire.
Les charges récupérables
Voici la liste (non exhaustive) des charges récupérables concernées :
Si votre immeuble dispose d’un ascenseur, certaines dépenses peuvent être répercutées sur votre locataire comme : l’électricité, l’exploitation de la machine (visite, nettoyage,incidents etc) fourniture de petit matériel (lampe d’éclairage de la cabine etc)
D’autres dépenses liées à l’eau et au chauffage sont récupérables sur votre locataire comme : l’eau nécessaire à l’entretien des parties communes (y compris la station d’épuration) , l’eau nécessaire à l’entretien des espaces extérieurs etc…
Pour finir, les dépenses liées aux installations individuelles (chauffage et la production d’eau chaude …), les parties communes intérieures (l’entretien de la minuterie, des tapis, de vide-ordures etc…) les espaces extérieurs (abords des espaces verts, équipement de jeux pour enfants etc…) et différentes taxes (taxe d’enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance assainissement) sont des dépenses qui sont à la charge du locataire.
La régularisation des charges
En tant que propriétaire bailleur vous devez communiquer à votre locataire un décompte des charges. C’est la régularisation qui s’effectue en comparant :
– le total des provisions que vous avez déjà demandées à votre locataire
– avec les dépenses effectives engagées pendant l’année.
Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, vous devez reverser le trop-perçu à votre locataire. Dans le cas contraire, ce dernier demande un complément.
1 mois avant la régularisation annuelle envisagée,vous devez communiquer à votre locataire :
– le décompte des charges locatives selon sa nature (électricité, eau chaude,ascenseur etc…), ainsi qu’une note d’information sur le mode de calcul lié au chauffage et à la production d’eau chaude. Pour les logements en immeuble collectif il faudra aussi fournir une note sur le mode de répartition entre les locataires.
Le paiement des charges locatives
Il existe deux manières pour récupérer les charges locatives :
En effet le paiement peut s’effectuer par le versement de provisions pour charges avec un système de régularisation annuelle, ou bien par la récupération ponctuelle des dépenses engagées.
A noter : Vous devez être en mesure de mettre l’ensemble des pièces justificatives à la disposition de votre locataire pendant 6 mois après l’envoi du décompte des charges.
Délai de prescription pour récupérer les charges locatives
Pour finir, sachez que vous pouvez réclamer et récupérer les arriérés de charges (et de loyer) pendant une période de 3 ans, et ce y compris après le départ du locataire.
Quant à ce dernier, il dispose du même délai pour contester le montant de la provision sur charges.
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