Parmi ce qui constitue les comptes du syndicat d’une copropriété, le budget prévisionnel tient une place importante. C’est dans ce document que vont être estimés annuellement le montant des dépenses pour opérations courantes sur le prochain exercice. Par opposition à ces dépenses normales de fonctionnement qui ont souvent un caractère répétitif et annuel il existe également d’autres types de dépenses appelées “hors budget”. Parmi ces dépenses on trouve:
- les dépenses de travaux
- les dépenses exceptionnelles
Comment sont elles décidées ?
Les projets de travaux et dépenses exceptionnelles font en général l’objet de résolutions qui sont mises au vote lors des assemblées générales de copropriétaires. A cette occasion les résolutions détaillent notamment les montants à dépenser et le planning des appels de fonds.
Comptabilisation des appels
D’un point de vue comptable un appel de fonds va se traduire par deux transactions comptables :
- Une transaction lors de l’appel de fonds. A cette occasion seront débités des comptes de type 450-2 et crédités des comptes 702.
- Une transaction lors de l’encaissement du paiement du copropriétaire avec un débit du compte de banque 512 et un crédit du compte 450-2 du copropriétaire.
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Comptabilisation des dépenses relatives à des travaux
Lors de la réception d’une facture liée à une opération exceptionnelle ou une opération de travaux l’arrêté du 14 mars 2005 prévoit trois comptes comptables pouvant être mouvementés selon la nature de la charge:
- 671 pour les charges liées à des travaux décidés en assemblée générale
- 672 pour les travaux urgents
- 673 pour les études, diagnostics et consultations
Lors de la réception de factures on aura donc une transaction débitant un compte de charge (classse 6 ) et créditant un compte fournisseur (401). Lors du paiement effectif de la dépense çà sera le compte 401 qui sera débité et normalement le compte de banque 512 qui sera crédité.
Comptabilisation de la clôture de l'exercice
A la clôture de l’exercice deux situations peuvent se produire :
- 1ère situation les travaux sont terminés et les provisions travaux ont toutes été appelées lors de l’exercice
- 2ème situation les travaux votés ne sont pas terminés au moment de la clôture
Dans le 1er cas les travaux ont été comptabilisés au cours de l’exercice sur le compte “67 – charges pour travaux et opérations exceptionnelles”. Ces charges doivent alors être réintégrées dans le compte de gestion des copropriétaires et mises en regards des provisions versées par les copropriétaires.
Dans le 2ème cas les travaux n’apparaîtront pas dans le compte de gestion des copropriétaires. Elles n’y figureront que lors de l’exercice où ces travaux seront finalisés. Les charges enregistrées seront basculées sur un compte “12 – solde en attente sur travaux et opérations exceptionnelles”. Cette transaction se traduira par le crédit du compte 12 et le débit des comptes 67.
Dans le même temps les provisions des comptes 702 seront basculées vers le même compte “12 – solde en attente sur travaux et opérations exceptionnelles”. Cette transaction prenant la forme du débit des comptes 702 et du crédit du compte 12.
