La régularisation des charges locatives

 

 

Les dépenses liées à une location sont réparties entre propriétaire et locataire. Elles servent à entretenir l’immeuble et à effectuer des réparations en cas de besoin.

Une partie de ces charges sont appelées charges récupérables. Elles sont payées par le propriétaire, qui demande ensuite le remboursement à son locataire.

Comment s’effectue la répartition pour l’entretien d’un immeuble ?
Qui s’occupe de quoi ?

Le locataire a la responsabilité d’entretenir son logement et d’effectuer les réparations simples. Le bailleur lui, intervient lorsque des réparations plus importantes doivent être réalisées. Il prend également en charge les dépenses d’administration et d’amélioration des équipements.

Pour ce qui concerne un bail d’habitation soumis à la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (logement occupé en tant que résidence principale) la liste des charges locatives est déterminée par un décret (n° 87-713 du 26 août 1987).
Le bailleur peut ainsi par exemple récupérer une partie des charges auprès de ses locataires comme le ménage des parties communes et l’entretien des espaces verts entre autres.

 

Les différentes charges selon les types de location

Les charges locatives en copropriété

Dans le cas d’une copropriété, l’entretien et les réparations sont prises en charge par le syndic de copropriété. Ce dernier élabore et tient à jour le carnet d’entretien de l’immeuble. Le propriétaire règle au cours de l’année des appels de fonds qui lui sont transmis par le syndic et dépendent du budget voté par la copropriété.
Ces appels de fonds ont un montant qui variera selon la part des charges de copropriété attribué au propriétaire.
Les charges locatives qui seront réclamées au locataire seront elles aussi basées sur cette part de charges.

Une fois par an le propriétaire reçoit un relevé de charges. Sur ce relevé il voit le détail de ce qui a été réellement dépensé par le syndic.
Sur ce document il pourra également trouver le montant des charges récupérables sur le locataire. C’est à ce montant que correspondra le montant des charges locatives.

Certains syndics de copropriété mentionnent sur les appels de fonds le montant des dépenses récupérables sur le locataire. Ces montants étant basés sur le budget de la copropriété et non des dépenses effectivement engagées il convient toutefois plutôt d’attendre le relevé de charges pour disposer du véritable montant des charges locatives.

 

Les charges locatives en monopropriété

La monopropriété désigne une personne qui est l’unique propriétaire d’un immeuble collectif. Dans ce cas, aucun syndic n’existe. C’est en effet le propriétaire lui-même qui se charge de l’entretien et des réparations de l’immeuble.

Comment s’organise alors la répartition des charges entre les locataires ?
Aucune loi ne le spécifie. La répartition doit être équitable et ne pas être modifiée tous les ans. Dans le logiciel LOCKimmo et sur LOCKimmo.net il est possible de créer une clé de répartition de dépenses dynamiques.

Elle offrira plusieurs avantages:

Les dépenses pourront être réparties en fonction d’une clé de répartition librement fixée.

Les charges locatives seront automatiquement proratisées en fonction du temps de présence des locataires.

 

Les charges locatives en maison individuelle

Dans le cas d’une location de maison individuelle les charges locatives sont uniquement celles dont profitent directement le locataire (comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères par exemple) car il n’y a pas de parties communes.

 

La location “vide”

Dans le cadre d’une location non meublée, dite également location “vide”, les charges sont récupérables par le propriétaire à leur montant réel.
Le locataire verse chaque mois une provision globale de charges. La provision est fixée selon les résultats de la dernière régularisation des charges.

 

La location d’un meublé

Dans le cadre d’une location meublée, le propriétaire a deux possibilités. Il peut en effet fixer le montant des charges à payer par les locataires forfaitairement ou au réel. Explications.

Pour les charges au réel, le procédé est le même que pour la location vide (voir ci-dessus).

Si les charges sont fixées forfaitairement, une somme fixe est déterminée par le bailleur. (celle-ci ne variera plus, quel que soit le montant réel des charges).

Cette méthode est très pratique du fait de sa simplicité.

A noter que ce forfait de charges (devant couvrir l’ensemble des charges) exclut bien évidemment la possibilité pour le bailleur de récupérer toutes autres charges.

 

Processus de régularisation des charges locatives

 

L’avant régularisation

Quand les charges sont au réel, le bailleur se doit de procéder annuellement à la régularisation des charges qui concernent son immeuble.

1 mois avant cette régularisation une lettre relatant le détail des charges doit être envoyée aux différents locataires afin de les en informer.

Les différents points qui suivent doivent y être présentés : ascenseur, chauffage, entretien etc… et également les factures, contrats d’entretien et autres contrats de maintenance. (tous les documents qui pourront justifier une éventuelle hausse des charges).

Bien évidemment, la répartition des charges entre propriétaire et locataire est précisée. Ce dernier peut donc s’informer sur les éventuelles variations.

A noter qu’à partir de la date d’envoi de cette lettre (et pendant 6 mois) le bailleur doit pouvoir fournir aux locataires toutes les pièces justificatives qui concernent les différentes charges).

Dans le logiciel LOCKimmo.net cette fourniture des pièces justificatives est grandement simplifiée.
En effet si ces documents ont été intégrés à la GED (gestion électronique des documents) ils pourront être consultés par le locataire grâce à son extranet. Tout est automatique.

 

La régularisation

La régularisation des charges s’effectue de la manière suivante :

Le montant des provisions déjà versées par le locataire est soustrait au montant des dépenses locatives réelles engagées durant l’année. Ainsi, un rééquilibrage est effectué.

Si la provision versée par les locataires a été insuffisante pour pouvoir régler toutes les dépenses, le propriétaire peut demander le versement d’un complément.

Dans le cas inverse, ce dernier à l’obligation de reverser le trop-perçu.

 

Oubli de régularisation des charges

Si la régularisation des charges n’est pas effectuée ponctuellement chaque année, ce sera celle des 3 dernières années au maximum qui sera prise en compte.

Si aucune régularisation de charges n’a été effectuée au delà de cette période de 3 ans les charges locatives engagées ne pourront pas être récupérées sur le locataire. Ainsi une dépense de 3 ans et 2 mois ne pourra être intégrée dans une régularisation de charges.

 

Régularisation des charges de fin de bail

Dans certains cas, le locataire quitte son logement pour X ou Y raison avant que le bailleur ne puisse demander la régularisation des charges de l’année en cours. Le bailleur doit par exemple attendre l’arrêté annuel des comptes de la copropriété.
Il peut alors conserver une partie du montant de dépôt de garantie (qu’il doit restituer après le départ du locataire) à une hauteur maximale de 20%, en attendant de procéder à la régularisation des charges.

 

 

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