Quittance de loyer

De nombreux litiges peuvent opposer les locataires aux propriétaires au cours d’un contrat de bail. A titre d'exemple, la délivrance des quittances de loyer est à elle seule responsable des conflits les plus récurrents entre les bailleurs et les locataires.

Que vous soyez propriétaire ou locataire, il est utile de se renseigner sur le sujet. Pour cela, nous vous invitons à découvrir tout ce que vous devez savoir sur les quittances de loyer et les formalités qui y sont liés.

Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?

En droit immobilier, la quittance de loyer est un document papier rédigé par tout propriétaire à l’attention de son locataire pour attester que ce dernier s’est acquitté du montant du loyer et des charges prévues dans le contrat de location. En d’autres termes, c’est une preuve écrite du paiement d’un logement loué. Sa délivrance se fait après le paiement du montant du loyer retenu lors de la signature du contrat de bail. Elle n’a rien d’automatique et ne se fait pas spontanément.

Toutefois, les litiges dont il est question interviennent dans certaines situations. La première d’entre elles suppose que la quittance de loyer n’a pas été délivrée alors que le terme de la location a été payé. Dans certains cas, il peut advenir que le propriétaire, pour certaines raisons propres à lui, soumette la délivrance de cette quittance après le paiement d’une certaine somme. Ce qui, à l’origine, ne devrait pas être le cas. Quoi qu’il en soit, si la quittance n’est pas délivrée, le locataire n’aura pas la possibilité de prouver que le loyer a bel et bien été payé à l’échéance déterminée.

 

Quelle est l’utilité de la quittance de loyer ?

Considérée à juste titre comme étant une pièce justificative de domicile, la quittance de loyer peut se révéler utile à plusieurs occasions pour le locataire. Elle peut lui servir à :

  • justifier le paiement du loyer de son domicile en cas de conflit ou de contestations ;
  • effectuer des démarches administratives telles que le renouvellement de la carte d’identité et ;
  • l’obtention d’un futur aide au logement.

En clair, la quittance de loyer a bien des utilités. Toutefois, elle vous servira principalement en tant que locataire à prouver que vous avez payé le loyer comme convenu à votre propriétaire chaque fin de mois.

La délivrance de la quittance de loyer est-elle obligatoire pour le propriétaire ?

L’une des questions fréquentes que se posent les nouveaux propriétaires est de savoir si la délivrance des quittances de loyers est obligatoire. Encore étrangers aux procédures légales en matière de location, ceux-ci font souvent l’impasse sur de nombreuses obligations qui incombent à leur titre de propriétaire. Toutefois, aux yeux de la loi, délivrer une quittance de loyer à un locataire ne saurait être obligatoire. En d’autres termes, il n’existe pas d’obligation automatique de délivrance de quittance.

L’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 stipule que « le propriétaire est obligé de fournir au locataire une quittance de loyer si ce dernier en fait la demande ». La délivrance de la quittance de loyer n’est donc obligatoire que dans les circonstances où le locataire la réclame après acquittement de son loyer mensuel. Certains propriétaires la délivrent aussi sur initiative personnelle. Somme toute, sa délivrance reste conseillée.

En clair, dans les cas où un litige se poserait, le locataire ne sera pas en mesure de fournir la preuve de ses dires. C’est d’ailleurs pour cela qu’il est impératif qu’il fasse la demande de la quittance de loyer auprès de son propriétaire. Celui-ci ne la délivrera que sur demande expresse du locataire. Il est donc impératif que le locataire se renseigne amplement sur ses droits afin de se préparer à toute éventualité en la matière.

La délivrance de la quittance de loyer est-elle gratuite ?

La loi définit les conditions de délivrance de la quittance de loyer et précise que celle-ci se fait gratuitement. Aucuns frais ne peuvent être facturés au locataire qui en réclame la possession à son propriétaire. À cet effet, l’article 4 de la loi 89-462 dispose qu’est réputée non écrite et sans valeur toute clause qui fait supporter au locataire des frais de relance ou d’expédition de la quittance de loyer.

En énonçant les clauses de bail jugées abusives, la loi désengage le locataire de la procédure d’expédition de la quittance de loyer. Elle interdit au propriétaire de faire déplacer le locataire pour la chercher. De plus, elle impose au propriétaire l’obligation d’envoi par la poste ou par courrier électronique de ladite quittance. La loi ALUR du 24 mars 2014 a largement contribué à réduire les frais d’envoi des quittances de loyer en France.

Quelles sont les informations que doit contenir une quittance de loyer ?

Rédigée par le propriétaire ou par une agence immobilière mandatée, ce document porte en son sein des mentions bien précises. Son contenu reste crucial. Pour être considérée comme étant conforme à la loi, la quittance de loyer se doit de contenir obligatoirement les informations ci-après :

  • le montant du loyer prédéfini et les charges de manière distincte ;
  • la période avec date de début et de fin concernant le loyer perçu ;
  • les noms, prénoms et adresse du locataire ;
  • les noms, prénoms et adresse du bailleur ;
  • l’adresse de l’appartement loué,
  • la date à laquelle la quittance a été émise et
  • la signature du bailleur ou du mandataire.

Qu’il s’agisse d’un bail d’habitation, d’un bail commercial ou d’un bail mixte, le contenu de la quittance de loyer ci-dessus libellé reste invariable. Il est précisé par la loi du 6 juillet 1989. Le propriétaire qui la rédige doit également préciser la méthode de paiement afin d’éviter toute confusion. Plus qu’une simple facture, la quittance de loyer est un document à conserver même au-delà de 3 ans après la résiliation de votre bail.

Procédure de demande de quittance de loyer

Lorsque vous prenez l’initiative de faire la demande de quittance de loyer, vous devez savoir que cette procédure obéit à quelques règles. Il ne s’agira pas ici d’envoyer une lettre prioritaire ou une lettre suivie. Seule une lettre recommandée avec demande d’avis de réception sera acceptée. Cette forme d’envoi vous protège juridiquement des éventuelles contestations de réceptions. Elle vous permet de prouver la mauvaise foi de votre propriétaire qui a reçu votre courrier et qui l’a siégé.

Bien sûr, dans l’éventualité où vous vivez dans la même demeure que le propriétaire, vous avez la possibilité de lui faire la demande de façon verbale. Toutefois, cette dernière doit forcément être combinée à une demande écrite dans le respect des normes qui ont été édictées à cet effet. La demande écrite est d’ailleurs celle conseillée, car le locataire aura en sa possession une preuve écrite de la demande de quittance de loyer faite à l’endroit du propriétaire.

Pourquoi conserver ses quittances de loyer ?

Vous ne le savez peut-être pas, mais les quittances de loyer peuvent vous servir à la fin d’un bail comme dans 3 années après votre bail. Lors d’un changement de logement par exemple, il vous sera demandé de fournir les 3 dernières attestations de loyer. Pour vous être utiles, ces preuves doivent nécessairement dater des 3 mois précédant la signature de votre nouveau bail.

L’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit une prescription de 3 ans aux locataires comme aux bailleurs qui désirent intenter une action en justice après la fin de leur bail. Durant cette période, le locataire est donc tenu de garder précieusement ses quittances de paiement pour se défendre de toute accusation de non-paiement.

Le propriétaire doit également garder trace des quittances délivrées pour éviter toute accusation de surfacturation et autres. Le juge peut d’ailleurs réclamer ces quittances pour rendre son verdict en cas de litige. N’hésitez donc pas à garder autant que possible vos quittances de loyer, que vous soyez bailleur ou locataire.

Comment conserver les quittances de loyer ?

En format papier comme en format dématérialisé, les quittances de loyer doivent être conservées suivant les normes européennes de protection des données. À cet effet, les dispositions du règlement général de protection des données (RGPD) applicable dans tous les pays de l’Union européenne sont strictes.

Vu qu’elles comportent des données à caractère personnelles se rapportant à l’identité physique, les quittances de loyer en papier doivent être conservées dans des coffres forts ou des locaux sécurisés. Elles ne doivent pas être partagées à des tiers ou servir à un usage commercial. Toutes ces précautions sont prises en raison de la nature sensible de ces documents.

Par ailleurs, les versions électroniques desdites quittances doivent être stockées sur des serveurs sécurisés. Ces mesures de conservation doivent être respectées durant les 3 années définies comme étant la durée légale de conservation. Passé ce laps de temps, elles doivent être détruites.

Quelle périodicité pour la quittance de loyer ?

De manière générale, la quittance de loyer est une pièce qui s’établit en fonction de l’acquittement total du montant du loyer mensuel. Toutefois, au cours de la rédaction du contrat de bail, le locataire et le propriétaire peuvent convenir d’une facturation bimensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. Ainsi, aucun propriétaire ne saurait réclamer à son locataire le paiement d’un loyer dont la périodicité n’a pas été stipulée dans le contrat de bail.

En clair, la quittance de loyer doit être délivrée tous les mois par le bailleur. Toutefois, pour éviter au locataire de faire la demande chaque mois, il est possible pour les deux parties de déterminer la périodicité de la quittance dans le contrat de bail. Une quittance de loyer annuelle est donc délivrée tous les ans par exemple.

Distinctions entre reçu de paiement et quittance de loyer

La quittance de loyer se délivre après le paiement intégral du montant correspondant au loyer et des charges. Cependant, il se peut qu’à l’échéance que le locataire paie partiellement son loyer. La loi recommande dans ces cas qu’un reçu de paiement lui soit délivré en attendant son complément.

Ainsi, lorsqu’un locataire paie partiellement son loyer et fait la demande d’un document à caractère probatoire, celui-ci reçoit un reçu de paiement. Ce n’est que lorsqu’il effectue le paiement total de son loyer qu’il est en droit de recevoir une quittance de loyer.

Les modèles de quittance de loyer

Même si certains anciens propriétaires affectionnent les modèles de quittances de loyer mis en vente en papeterie, d’autres sont plus enclins à se laisser tenter par les modèles de téléchargeables sur internet. Et lorsqu’on sait que les frais d’expédition de la quittance de loyer sont à la charge des propriétaires, ceux-ci ont plus à gagner en envoyant des quittances par fax et par courrier électronique.

En fichier PDF comme en fichier DOC, ces documents comportent des cases à remplir à l’aide d’informations vous reliant à votre locataire. Ils sont faits sur mesure et renseignent au mieux la situation du locataire par rapport aux obligations qui lui incombent tel que stipulé dans le contrat de bail. La quittance de loyer peut être aussi manuscrite.

Que faire face au refus de délivrance de quittance de loyer par mon propriétaire ?

En tant que locataires, certains propriétaires peu vertueux peuvent vous refuser votre droit à une quittance de loyer. Il existe dans ce sens une procédure spécifique à suivre pour obtenir gain de cause. Cette procédure est assez simple et efficace.

La loi vous recommande d’adresser à votre propriétaire une lettre de mise en demeure. Ladite lettre devra être recommandée avec un accusé de réception lui donnant un délai de deux semaines pour vous satisfaire. Le contenu de la lettre doit rappeler les termes du contrat de location ainsi que vos divers loyers payés.

En cas d’insatisfaction malgré la lettre de mise en demeure, le locataire peut saisir le tribunal d’instance aux fins d’obliger son propriétaire à lui délivrer ses quittances de loyer. Le juge peut dans ces cas imposer une date butoir au propriétaire contrevenant sous peine d’amendes à payer en cas de retard ou de récidive.

Le locataire doit-il cesser de payer son loyer à cause du refus de délivrance des quittances de loyer ?

En tout état de cause, le locataire ne saurait se prévaloir du défaut de transmission de la quittance pour cesser de régler le loyer et les charges. Il doit poursuivre le règlement de son loyer en attendant que la procédure de réclamation de ses quittances aboutisse. Cela en raison du fait que le paiement du loyer fait partie de ses obligations envers le propriétaire. Il ne peut donc s’y soustraire pour défaut de délivrance de sa quittance.

En sommes, voilà tout ce qu’il est utile de savoir sur les quittances de loyers, que vous soyez propriétaire ou locataire. Connaître ses droits, devoirs et obligations est une nécessité pour une meilleure collaboration entre les deux parties.