Un locataire s’en va ? Pas question d’improviser. Pour éviter les erreurs, limiter les vacances et préparer l’arrivée du suivant, chaque étape compte. Voici l’essentiel à faire, dans l’ordre, pour gérer un départ ou un changement de locataire dans les règles, avec quelques astuces pour gagner du temps grâce à LOCKImmo.
Vérifier la régularité du congé lors de la notification de départ
Le départ d’un locataire commence toujours par une notification de congé. Avant d’enclencher les démarches de fin de bail, assurez-vous que cette demande est valide sur le fond et sur la forme. Pour rappel, le délai du préavis varie selon le type de bail :
- 3 mois pour une location vide (bail classique) ;
- 1 mois pour une location meublée ;
- Et des cas spécifiques de préavis réduit (1 mois), par exemple en zone tendue ou en cas de mutation, perte d’emploi, obtention du RSA ou de l’AAH (Allocations aux Adultes Handicapés). Dans ce cas, vérifiez que le locataire a bien justifié le motif s’il demande un préavis réduit. Une simple mention ne suffit pas, il doit fournir un justificatif (attestation employeur, décision CAF, etc.).
Autre point important, le locataire doit envoyer son congé par lettre recommandée avec accusé de réception ou acte d’huissier. Il peut également choisir la remise en main propre contre émargement ou récépissé. En revanche, un e-mail ou un SMS ne sont pas valables juridiquement.
Quoi qu’il en soit, la date à retenir pour démarrer le préavis est celle de réception du congé (et non d’envoi). C’est cette date qui déterminera la date de sortie et la fin du contrat.
Préparer la fin du bail
Une fois la notification de congé validée, il est temps de préparer concrètement la sortie du locataire. Cette étape, souvent sous-estimée, conditionne pourtant la bonne tenue de l’état des lieux, la restitution du dépôt de garantie et la rapidité de relocation. Le mot d’ordre : anticipation.
Commencez par dresser un état précis de la situation comptable du locataire :
- Loyers et charges dus jusqu’à la date de départ.
- Régularisations éventuelles de charges.
- Paiements en attente ou trop-perçus.
L’état des lieux doit être programmé avec un minimum de préavis, idéalement 7 à 10 jours avant la fin du bail. Cela laisse le temps au locataire de se préparer et à vous de prévoir une éventuelle remise en état. N’hésitez pas à lui rappeler qu’il doit rendre le logement propre et vidé. Cette simple communication évite bien des litiges.
Enfin, si vous êtes mandataire, informez votre client-propriétaire du départ du locataire, de la date prévue pour l’état des lieux et de l’éventualité de travaux ou d’une remise en location.
Réaliser l’état de sortie dans les règles
L’état des lieux de sortie est un moment charnière. C’est l’ultime comparatif entre ce que le locataire a reçu et ce qu’il rend. Il doit être rigoureux, objectif et documenté pour éviter toute contestation, notamment sur la restitution du dépôt de garantie.
Dans l’idéal, utilisez une solution numérique pour :
- gagner du temps lors de la saisie ;
- ajouter photos, relevés et annotations ;
- générer un PDF signé par les deux parties, horodaté et archivé.
Notez qu’avec l’application d’état des lieux LOCKImmo sur tablette, vous disposez d’un outil complet pour faire ce relevé sur le terrain, même hors connexion.
Dans tous les cas, tout désaccord repose sur la comparaison avec l’état initial. Ayez donc sous la main l’état des lieux d’entrée (et ses éventuelles photos) pour évaluer objectivement :
- l’usure normale ;
- les éventuelles dégradations ;
- les éléments remplacés ou manquants.
Enfin, pensez à relever les compteurs d’électricité, de gaz, d’eau, les numéros de relevé et les index ainsi que les informations de souscription pour le nouveau locataire. Ces éléments doivent figurer dans le document signé, afin d’éviter toute réclamation post-départ.
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Restituer le dépôt de garantie
Une fois l’état des lieux de sortie établi vient l’étape sensible qui est la restitution du dépôt de garantie. Elle est souvent source de tensions sauf si l’on suit la procédure avec rigueur. Selon l’article 22 de la loi du 6 juillet 1989, vous disposez de :
- 1 mois pour restituer le dépôt si l’état des lieux de sortie est conforme à l’entrée ;
- 2 mois si des retenues doivent être appliquées (travaux, réparations…).
Le point de départ de ce délai est la remise des clés, pas la date de l’état des lieux.
Si vous retenez une partie du dépôt, vous devez justifier précisément chaque montant avec des factures de réparation, des devis détaillés si les travaux n’ont pas encore été effectués ou des relevés de charges si une régularisation est à effectuer. Évitez absolument les retenues « forfaitaires » non justifiées, qui exposent à des contestations. Pour réaliser le remboursement du dépôt de garantie, vous pouvez opter pour :
- un virement bancaire (préférable pour la traçabilité) ;
- un chèque envoyé en courrier suivi.
Pensez à accompagner ce remboursement d’un courrier récapitulatif, indiquant le montant rendu et le détail des sommes retenues le cas échéant.
Préparer la relocation (ou la remise en état)
Dès que le départ du locataire est acté, la priorité devient alors la remise en location rapide du bien. Avant toute nouvelle mise en location, assurez-vous que les diagnostics obligatoires sont à jour :
- DPE (Diagnostic de Performance Énergétique) ;
- électricité et gaz si l’installation date de plus de 15 ans ;
- plomb, amiante, ERP (selon la zone géographique).
Tous ces documents doivent être annexés au bail. Attention, car un oubli peut entraîner des sanctions ou une remise en cause du contrat.
Si l’état des lieux de sortie a révélé des dégradations ou si le logement nécessite une remise en état (peinture, équipements défectueux…), mieux vaut enchaîner les travaux sans délai :
- demandez rapidement des devis ;
- coordonnez les interventions avec un planning clair ;
- communiquez avec le propriétaire pour validation.
Enfin, une fois le logement conforme, rédigez l’annonce (en valorisant les atouts du bien), diffusez-la sur vos portails habituels et organisez les visites (même pendant le préavis, si le locataire est d’accord).
Changement de locataire : tout ce que vous devez savoir
Peut-on facturer des frais de gestion au locataire lors de son départ ?
Non, la loi encadre strictement les frais imputables au locataire. En fin de bail, aucuns frais de gestion, de traitement de dossier ou d’édition de documents ne peuvent lui être facturés. Seuls les travaux nécessaires à la remise en état à la suite de dégradations avérées et justifiées peuvent donner lieu à retenue sur le dépôt de garantie. Toute autre facturation expose le bailleur ou le gestionnaire à une contestation, voire à des sanctions.
Est-il possible de transmettre l’état des lieux au nouveau locataire à titre d’information ?
Oui, et cela est même recommandé dans une logique de transparence. Transmettre une copie anonymisée de l’état des lieux de sortie au nouveau locataire peut l’aider à mieux comprendre l’historique du logement et à détecter d’éventuels défauts persistants. Toutefois, ce document ne remplace pas l’état des lieux d’entrée, qui doit être fait de manière indépendante et contradictoire avec le nouveau locataire.
Comment gérer le cas d’un départ en cours de mois avec un nouveau locataire entrant immédiatement ?
Dans ce cas, la rigueur logistique est de mise. Il faut organiser l’état des lieux de sortie et celui d’entrée le même jour, souvent à quelques heures d’intervalle. Vérifiez bien :
- que les compteurs sont relevés entre les deux ;
- que l’appartement est restitué en bon état et prêt à être occupé ;
- que le dépôt de garantie du nouveau locataire est bien encaissé.
Notez qu’une solution comme LOCKImmo permet de gérer ces entrées-sorties groupées plus facilement en centralisant les documents, les relances et les plannings associés.
